Mettre en œuvre Chorus Pro en 4 semaines sans changer votre chaîne de facturation

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D’ici 2020, pour facturer le secteur public, votre application de gestion commerciale ne suffira pas, il vous faudra alimenter le portail Chorus Pro. Mode de connexion, structure des fichiers, choix techniques d’architecture, sélection d’une solution, organisation du projet, calendrier… autant de sujets complexes et de pièges potentiels. Voici nos préconisations.

Quel type d’alimentation du portail choisir ?

Le type d’alimentation du portail dépend du volume de factures à transmettre.

  • Le dépôt manuel de factures (format PDF) prend du temps, et engendre des rejets et des retraitements, donc n’est utilisable que pour les très faibles volumes.
  • Le dépôt automatique d’un fichier structuré XML s’impose au-delà des 100 factures/an

Quel mode de transmission à Chorus Pro choisir ?

  • Seul le mode EDI (envoi d’un fichier sur un serveur FTP) permet de récupérer une trace du dépôt
  • Seul le mode API (échange bidirectionnel de messages) permet de gérer les informations en retour de Chorus durant la vie de la facture (rejetée, mise en paiement…)

Recommandation : Choisissez donc une solution qui gère les deux modes.

Alimenter Chorus Pro en 4 semaines : la proposition de valeur de Symtrax

La mise en œuvre du projet se déroule en plusieurs phases :

La première étant la phase d’analyse :

Vérifier l’adéquation des factures existantes au cahier des charges Chorus (440 pages).

Par exemple : le n° de facture ne doit pas dépasser 20 caractères, le n° de SIRET et n° de service du client doivent être inclus sur la facture…

Notre recommandation : avant de choisir une solution, vérifiez qu’elle permettra de convertir des formats de champs et récupérer les informations manquantes.

Phase de raccordement à la plateforme Chorus :

S’identifier auprès de Chorus : processus administratif, achat de certificat client serveur reconnu par la plateforme Chorus

Notre recommandation : commencer par cette étape, compte tenu des délais qui peuvent être importants.

Phase de développement :

Enrichissement et conversion des différents modèles de facture et/ou avoirs au format standard XML exigé par Chorus Pro.

Phase de tests de raccordement et d’envoi :

Notre recommandation : faire une demande de raccordement à l’environnement de qualification en mode EDI, et une demande pour le mode API, puis faire une demande de raccordement à l’environnement de production

Phase de mise en production :

La présence d’une personne de la facturation et du partenaire ayant fait les développements est requise.

Phase de suivi et de transfert de compétences :

Elle permettra d’ajuster les fonds de page pour les cas inhabituels qui n’auraient pas été prévus durant la phase de tests.

Les compétences mobilisées sur le projet

  • Une ressource pivot à l’informatique
  • Une ressource facturation
  • Un consultant maîtrisant Chorus Pro et ayant des compétences XML

Le temps requis pour mener à bien le projet Chorus Pro*

Analyse du besoin et installation

3 à 4 jours sont nécessaires pour analyser les fichiers, installer la solution et faire le raccordement à « Chorus Qualification ».

Développement

Il faut compter environ 2 jours par type de documents à transmettre (factures, avoir…)  pour leur enrichissement et leur conversion au format standard XML.

Tests et raccordement à « Chorus Production »

1 jour de test par type de document transmis est requis afin de s’assurer qu’ils soient correctement déposés sur le portail Chorus Pro. Il est nécessaire de prévoir également du temps pour le raccordement à l’environnement de production.

Mise en production et transfert de compétences

Environ 1 jour par type de document transmis doit être réservé au suivi de l’envoi et de la bonne réception sur la plateforme Chorus Pro. 2 jours de formations sont préconisés afin de permettre aux utilisateurs d’être autonome dans l’utilisation de la solution et du portail.

* En fonction du temps de réponse de la plateforme Chorus Pro, de la disponibilité des équipes et de la complexité des documents à envoyer, le temps requis peut être plus long ou plus court que celui indiqué.

Tout ça pour mieux contrôler le cycle de vie de vos factures

  • Liste des factures/avoirs émis vers Chorus Pro
  • Liste des factures rejetées pour non-conformité technique par Chorus Pro
  • Liste des factures reçues, passées en paiement…

Tout est consultable interactivement sur le portail Chorus mais par la suite il est prévu qu’une API publiée par Chorus permette de rapatrier automatiquement ces informations vers votre Système d’Information. Assurez-vous donc que la solution choisie permettra d’intégrer l’API.

Conclusion

Mettre en œuvre un projet d’alimentation de Chorus Pro dès maintenant est une bonne initiative pour faciliter la vie de l’entreprise et raccourcir les délais de paiement. C’est un projet plus facile qu’il n’y paraît si vous êtes bien accompagné, et qui permet un retour sur investissement rapide. Alors, on se lance ?