4 wesentliche Aspekte zur Beachtung bei elektronischer Unterzeichnung von Geschäfts- und Handelsdokumenten

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Der Einsatz von elektronischen Unterschriften wird immer populärer. Allerdings gibt es keine Universallösung, die alle Bedürfnisse passt.

Es macht einen Unterschied, ob mehrere Partner unterschreiben müssen, oder ob ein Einzelner ein notarielles Originaldokument unterschreiben soll. Jeder dieser Prozesse erfordert eine eigene Lösung. 

Hier sind einige Richtlinien, die Ihnen helfen sollen, die für Sie geeignete Lösung zu finden.

Wenn Sie sich an diese Richtlinien halten, können Sie die Genehmigung der Partner für zahlreiche Handels- oder Geschäftsdokumente auf einmal beantragen, wobei Sicherheit und Nachvollziehbarkeit garantiert sind.

E-Signatur

Zunächst einige kurze Erläuterungen. Es gibt zwei Kategorien von E-Signaturen. Sie unterscheiden sich je nachdem, ob es sich um einen einzelnen oder mehrere Unterzeichner handelt. 

  • Ein rechtsgültiger Vertrag oder eine Transaktion, an der 2 oder mehr Personen beteiligt sind:
    In diesem Szenario wird das elektronische Zertifikat automatisch auf das betreffende Dokument angewendet, nachdem alle Unterschriften geleistet wurden. 
  • Handels- und Geschäftsdokumente, die eine einzige Unterschrift erfordern:
    Diese können u.a. Bestellungen, Kundenaufträge, Lieferscheine, Packlisten und Rechnungen umfassen.

Dieser Beitrag wird sich mit der zweiten Kategorie befassen.   

Die Handhabung des Signaturprozesses für Handels- und Geschäftsdokumente durch einen benutzerdefinierten Workflow ermöglicht es Ihnen, auf individuelle Bedürfnisse einzugehen.

Unsere Software zur Umwandlung und Verteilung digitaler Dokumente umfasst integrierte Anforderungen an die digitale Signatur und die elektronische Unterschrift.

Für jede dieser Signatur-Implementierungen gilt es, wichtige Sicherheitsfaktoren zu beachten.

Dies ist von besonderer Bedeutung für Unternehmen, die große Mengen von Dokumenten verarbeiten. Im Folgenden werden wir untersuchen, wie unsere hybride Dokumentenmanagement-Lösung wichtige Signaturprobleme angeht.

Wesentliche Schritte

Um volle rechtliche Autorität zu haben, muss der Unterschriftenprozess einige wichtige Kriterien erfüllen. Hier sind vier der wichtigsten Elemente aufgelistet:

1. Der Nachweis, dass der Unterzeichner der elektronischen Signatur zustimmt

Einzelheiten des Dokuments, einschließlich einer URL für den Online-Zugriff, werden per E-Mail an den Unterzeichner weitergeleitet und dieser wird zum Fortfahren aufgefordert. Der Unterzeichner kann sich jedoch auch nach dem Begutachten des Dokuments entscheiden, zu signieren oder auch nicht.

Wenn das Dokument geöffnet und nicht signiert wird, erhält der Antragsteller eine Benachrichtigung, in der verschiedene Optionen vorgeschlagen werden. Wenn dieses Dokument für eine bestimmte Zeitspanne inaktiv bleibt, erhält der Antragsteller die gleiche Information.

Als Folge davon steht das Dokument nicht mehr zur elektronischen Signatur zur Verfügung. Damit wird ein Kreislauf geschaffen, um die Zustimmung der Benutzer sicherzustellen.

2. Nachweise der Absicht

Der Unterzeichner muss Details wie Name, Berufsbezeichnung und Datum eingeben. Darüber hinaus führt der Unterzeichner seine Absicht durch, das betreffende Dokument elektronisch zu unterzeichnen.

Durch das Ausfüllen dieser und anderer Pflichtfelder hebt der Unterzeichner seine Bereitschaft hervor, eine elektronische Signatur anzuwenden. Er kann diese Signatur mit der Hand, dem Stift oder der Maus zeichnen.

3. Überprüfung der Identität des Unterzeichners

Jede Unterschrift muss mit dem im Dokument selbst angegebenen Namen übereinstimmen, es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu gewährleisten. Das Hinzufügen eines Passwortes zum Öffnen der PDF-Datei trägt zur Sicherheit bei, indem die E-Mail-Adresse des Unterzeichners angegeben wird: Dieser Code kann zur Authentifizierung als SMS an das Telefon des Unterzeichners gesendet werden.

Ein weiterer nützlicher Schritt ist es, den Unterzeichner handschriftlich unterschreiben zu lassen. Zusammen können diese Maßnahmen die Identität des Unterzeichners bestätigen, ohne den Signatur-Workflow zu verlangsamen.

4. Bereitstellung der Überprüfbarkeit

Eine intelligente Dokumentenlösung vereinfacht Audits immens. Sobald die Unterzeichner die PDF-Datei genehmigt haben, können Sie automatisch eine digitale Signatur zum Sperren des Dokumentinhalts anbringen, um die Authentizität zu maximieren.

Es ist möglich, Details auf dem Dokument selbst auszudrucken und so einen Ausweis zu erstellen, der eine einfache Referenz ermöglicht. Aus diesem Grund werden, sobald das Dokument für die Prüfung bereit ist, in einer einfachen Anzeige die Zugriffshistorie und andere Daten angezeigt.

Zusätzlich kann ein QR-Code, der Metadaten und Textinhalte einbindet, auf das Dokument selbst gedruckt werden, um die Integrität zu erhöhen.

Warum RPA wichtig ist

Sie können all diese Kriterien mit Hilfe der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) erfüllen. Mit RPA können Sie den gesamten Prozess Ihrer Handelsdokumente durch die folgenden Schritte verwalten:

  1. Freigabe jedes Dokuments aus dem ERP
  2. Verteilung der Kontrolle an die Unterzeichner
  3. Elektronische und digitale Signaturen aufbringen
  4. Starke Sicherheit entlang und Rückverfolgbarkeit gewährleisten

RPA macht nicht nur manuelle Eingriffe überflüssig, sondern sorgt auch für eine bessere Überprüfbarkeit des E-Signaturprozesses und ermöglicht die schnelle und effiziente Bearbeitung großer Dokumentenmengen.

Dieser Workflow bietet qualifizierte e- Signaturen, da er über eine digitale Schnittstelle implementiert wird. 

Compleo bietet eine Automatisierung, die Sie bei der Anpassung an Ihre geschäftlichen Signaturanforderungen unterstützt. Weitere Informationen finden Sie weiter unten.

Bibliographie:
Electronic Signatures in Global and National Commerce Act
Electronic Signatures Directive
Compleo Websign Solution, Lassen Sie sich Ihre Dokumente direkt online unterschreiben wo Sie sich aufhalten