QR-Rechnung: Wie funktioniert die Rechnungsstellung mittels QR-Code?

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QR-Rechnung: Wie funktioniert die Rechnungsstellung mittels QR-Code?

Herkunft des QR-Codes und Besonderheiten des QR-Codes EPC

Der QR-Code, kurz für “Quick Response Code“, wurde 1994 in Japan erfunden, um die Rückverfolgbarkeit von Teilen in der Automobilindustrie zu optimieren.

Er ähnelt einer Art Strichcode, ist aber vielseitiger und wird daher heute für viele Aufgaben in verschiedenen Branchen verwendet.

Für die elektronische Zahlung ist dies als QR-Code EPC (European Payment Council) bekannt.Diese wurde ursprünglich für die SEPA-Zone (Single European Payment Area) eingeführt.

Im Jahr 2013 tritt Österreich als erstes Land der SEPA-Zone bei und übernimmt die QR-Rechnung Im Jahr 2015 folgen Finnland und Deutschland, 2016 die Niederlande und Belgien.

Die internationale Öffnung der QR-Rechnung

In dem Bestreben, die Finanzströme zu digitalisieren und den Austausch zu harmonisieren, wird dieser Zahlungsprozess auch international ausgeweitet.

Dies ist bereits der Fall für die Schweiz, die ab dem 30. Juni nächsten Jahres die Zahlung per QR-Rechnung verlangt. Diese Neuerung ist in der Tat positiv für das Land, das über ein sehr spezifisches und relativ komplexes Rechnungs- und Zahlungssystem verfügt.

Rund 600.000 Unternehmen sind beim Rechnungsempfang davon betroffen, ebenso wie alle Unternehmen, die als Aussteller in die Schweiz exportieren.

Zahlung per QR-Rechnung

Diese Informationen sind zwar nützlich, aber bleiben vorerst nicht mehr als ein frommer Wunsch.

Schauen wir uns in der Praxis an, um herausfinden, wie das Ganze funktioniert:

  • Bezüglich der Emissionen: Wie kann ein QR-Zahlungscode generiert werden?
  • Was den Empfänger der QR-Rechnung betrifft: Wie kann ein QR-Code ausgelesen werden, und wo liegen die Vorteile einer solchen Zahlung?

Wie stelle ich eine QR-Rechnung aus?

Die Wiederherstellung der ursprünglichen “leeren” Rechnung, unabhängig von ihrem Format, erfolgt direkt bei der ERP-Ausgabe. Sie wird dann mit der Generierung des festgelegten QR-Codes mit allen erforderlichen Rechnungsinformationen angereichert. Neben der manuellen Eingabe ist es wichtig zu beachten, dass die Informationen direkt aus der Datenbank angefordert werden können, um den Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren.

Nach der Eingabe werden die obligatorischen Angaben dann überprüft, um die Konsistenz des Dokuments sicherzustellen.

Im Fall der Schweizer Rechnungsstellung, die nur einen Teil der Fakturierung darstellt, ist es möglich, den Zielstrom zu isolieren und nur die betroffenen Dokumente anzureichern, was wiederum automatisch geschieht.

Dazu wird ein vorgelagertes Szenario auf die betreffenden Dokumente angewendet, wobei beispielsweise als letzter Schritt die Möglichkeit besteht, die Rechnung an den Kunden, der sie per E-Mail erhalten möchte, zu versenden, und diese in einem Ordner oder auf einem Drucker zur Verfügung zu stellen.

Wie erhalte ich eine QR-Rechnung und welche Vorteile hat das für mich?

Es ist möglich, die im QR-Code enthaltenen Informationen automatisch per OCR (Optical Character Recognition) zu scannen und sie in ein geeignetes Dateiformatzu übertragen. Auf diese Weise werden die Rechnungen ohne Umweg in die Buchhaltungssoftware integriert.

Was sind die Hauptvorteile der QR-Rechnung?

Für Kreditoren führen QR-Rechnungen zu schlankeren Prozessen:

  • Manuelle Eingriffe werden reduziert
  • Zahlungsprozesse lassen sich standardisieren
  • Optimierte Reaktionsfähigkeit bei der Begleichnung von Schulden

Auch seitens der Debitoren ergeben sich Vorteile:

  • Das Risiko von Fehlern wird minimiert
  • Die Zahlungsziele werden reduziert
  • Der cashflow wird optimiert

Sind Sie von der QR-Rechnung betroffen?

Ob Sie ein Schweizer Unternehmen sind oder in die Schweiz exportieren, wir haben die Werkzeuge, um Sie bei Ihrem Projekt zu begleiten.

Symtrax, ein wichtiger internationaler Akteur im Bereich der Dokumentenverwaltung, entwickelt Softwarelösungen für den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten.

Ob elektronische Rechnungsstellung, gekoppelt mit der Anreicherung von Dokumenten, die Umwandlung von Dateiformaten oder die Automatisierung von Arbeitsabläufen: die Compleo Suite von Symtrax bietet passende Lösungen für die IT-Landschaft Ihres Unternehmens.

Möchten Sie mehr zur QR-Rechnung erfahren? Wir laden Sie ein, sich über die Symtrax-Lösung für die Rechnungserstellung und -erfassung mit QR-Codes zu informieren.

Haben Sie einen konkreten Bedarf oder ein Projektvorhaben? Dann fragen Sie am besten gleich nach einer kostenlosen Demonstration unserer Lösung.


Quellen:

https://www.einfach-zahlen.ch/dam/download/qrrechnung/six-flyer-qr-191001-fr.pdf

https://www.paymentstandards.ch/fr/shared/news/2019/video.html

https://www.six-group.com/interbank-clearing/fr/shared/questions-answers/faq/faq/qr.html