Textübersetzungen von Geschäftsdokumenten sicher integrieren

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Textübersetzungen von Geschäftsdokumenten sicher integrieren

Zentrale Geschäftsanwendungen müssen in der Lage sein, digitale Geschäftsdokumente reibungslos in die verschiedensten Sprachen gleichzeitig zu übertragen. Um in den vielen sprachlichen Ökosystemen des 21.Jahrhundert optimale Reichweite zu erzielen ist es essenziell, Übersetzungslösungen für Geschäftsdokumente zu integrieren.  

Zusammenarbeit in lokalen Sprachen automatisieren 

In einer Welt, in der Kunden und Partner schneller als je zuvor von der Konkurrenz eingenommen werden könnten, hilft Symtrax Unternehmen, mehr Vorgänge zu automatisieren und den Umgang mit Geschäftsdokumente sicher und ganzheitlich zu optimieren.   

Schauen wir uns eine einfache Rechnung an, die Ihr ERP produziert: Wenn diese in Englisch generiert wurde, kann es erforderlich sein, sie in eine andere Sprache zu übertragen, um sie an länderspezifische Vorschriften oder sogar an die Präferenzen der Benutzer anzupassen, damit die Kommunikation auf einem beliebigen Endgerät des Unternehmens optimiert wird. Auf diese Weise  verbessern Sie die Erfahrungen der Endkunden.  

Wie gehen Sie mit diesen Herausforderungen um, wenn eine zentrale Anwendung nicht flexibel genug ist, um die Konvertierung in mehrere Sprachen zu bewältigen? Wie verhindern Sie jeglichen manuellen Eingriff in den Verteilungs-Workflow, ohne bestehende Sicherheitsprotokolle zu verletzen? Dies sind häufige Fragestellungen, für die wir zusammen mit unseren Kunden Antworten finden. 

Flexibel an neue Verordnungen anpassen und Kundenerfahrung verbessern  

Interessanterweise erwarten viele Länder derzeit, dass Geschäftsdokumente in der lokalen (Mutter-) Sprache verfügbar gemacht werden. Sie können sogar mittels, bevorzugter Sprachen Arbeitnehmer, die des Englischen nicht mächtig sind, dazu bewegen, Geschäftsdokumente in der von ihnen präferierten Sprache zu lesen. Das können Dokumente sein wie Exportdokumente, Lieferscheine oder sogar Etiketten auf Paketen.  

Einfach ausgedrückt, es ist für Unternehmen heute unverzichtbar, eine durchgängige Lösung für die Übersetzung von Sprachen einsetzen zu können insbesondere die Übertragung von Kopfzeilen, Textinhalten, Anzeigeanpassungen, Druckereinschränkungen und die Positionierung von Objekten sind wesentlich für einen gelungenen Austausch.  

Spezifische Geschäftsdokumente behalten ihre Quellenangaben bei 

Alle Übersetzungen sollten zum Zeitpunkt der Erstellung erfolgen und keine Vervielfältigung und/oder Änderung von Dokumenten zulassen. Die Beibehaltung mehrerer Formulare für mehrere Sprachen führt zu sich wiederholender Arbeit und ist kostspieligen menschlichen Fehlern (plus Echtzeit-Anpassung) ausgesetzt. Im Idealfall gehen Sie von dem bestehenden Geschäftsdokument aus oder Sie entwerfen ein neues universelles Standard-Geschäftsdokument.  Daher muss die Übersetzungslösung für Sprachen unabhängig vom ERP oder der Geschäftsanwendung sein, die das Dokument erstellen. Außerdem muss der  Quellverweis in Ihren Datenquellen bestehen bleiben. 

Die richtige Wahl: eine einfach zu integrierende Lösung 

Wir stellen fest, dass gerade bei wachsendem Bedarf an Textübersetzungen die Geschäftsanwender direkt im Entwicklungsprozess von Dokumenten eingebunden bleiben müssen, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Wir von Symtrax empfehlen, dass die Übersetzung eines Geschäftsdokuments direkt nach der Ausgabe aus Ihren Systemen generiert wird. Gleichzeitig empfehlen wir aber auch, dass Unternehmen Kernanwendungen nicht austauschen sollten, da dies zu disruptiv ist. Daher sollten Übersetzungen nicht fest einprogrammiert werden, sondern flexibel bleiben.  

Darüber hinaus sollten Geschäftsanwender in einem zentralen (Online-)Repository auf die übersetzten Begriffe zugreifen können, und diese bei Bedarf anpassen, sofern sie dazu berechtigt sind.. So ist es einfach, akkurate Übersetzungen zu gewährleisten. Geschäfts anwender müssen daher eingebunden bleiben, insbesondere dann, wenn die Übersetzung eines neuen Produkts ansteht. Der Online-Zugriff auf ein gesichertes Ressourcenzentrum ermöglicht es darüber hinaus, übersetzten Text untereinander auszutauschen, ohne Spezifikationen an die IT-Abteilung senden zu müssen.   

Automatisierte Sicherheit und Integrität von Geschäftsdokumenten  

Als Experten für Dokumentenmanagement empfehlen wir, manuelle Eingriffe so weit wie möglich einzuschränken, da dies zu Störungen im Dokumentenkonvertierungs- und -verteilungs-Workflow führen kann. Nutzen Sie unsere Lösung, um mittel s einer benutzerfreundlichen Schnittstelle das perfekte Formular für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) lässt sich einsetzen, um die Übersetzung der Dokumente über die gesamte digitalen Dokumentenkette hinweg sicherzustellen.