Von der Bestellunge zum Kaufabschluss: So optimieren Sie Ihren Workflow können

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Es klingt banal, aber Bestellungen und Kundenaufträge sind nun mal die Basis für jeden Geschäftsvorgang. Das allein unterstreicht Ihre grundsätzliche Bedeutung, ganz unabhängig von ihrer Branche. Die Bestellung stellt nicht nur einen rechtsgültigen Vertrag zwischen dem Kunden und seinem Lieferanten dar, sondern sie fungiert auch als materieller Kommunikationsmodus zwischen ihnen.  

Allerdings sollte man viele tatsächliche Einschränkungen beachten, um Fehler zu vermeiden. Transaktionsvereinbarungen haben eine sehr spezifische Dynamik und müssen von den Buchhaltungsabteilungen beider Parteien präzise gehandhabt werden. Darüber hinaus kann jede Ungenauigkeit eine Transaktion vereiteln und manchmal sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen.  

Warum sollten Sie Aufträge nicht manuell bearbeiten? 

  • Sie verbringen unzählige Arbeitsstunden damit, sich wiederholende Daten einzugeben 
  • Der Aufwand, kontinuierlich den Überblick über E-Mails, Verträge und Lieferanteninformationen beizubehalten, bremst die Produktivität der Mitarbeiter aus 
  • Eine papierabhängige Umgebung führt zu unnötigen manuellen Brüchen und erhöht das Risiko, dass Dokumente verlegt werden. Das begünstigt Engpässen und öffnet neuen Fehlerquellen Tür und Tor.  
  • Die manuelle Bearbeitung von Genehmigungen und Anfragen bringt den gesamten Order-to-Cash-Zyklus zum Stillstand

Lieferverzögerungen sind der größte Albtraum eines jeden Anbieters. Letztendlich sind pünktliche Lieferung und Produktqualität die einzigen Stellschrauben, um Kundenzufriedenheit sicherzustellen, ganz unabhängig vom Produktionsprozess. Es versteht sich wohl von selbst, dass Verzögerungsmuster bei Verkaufsprozessen seltener auftreten, wenn eine höhere Kundenzufriedenheit erzielt wird. 

Die Antwort auf Ineffizienz: Automatisierung 

Automatisierungssoftware ist äußerst flexibel und kann den jeweiligen Geschäftsanforderungen entsprechend implementiert werden. Dadurch lassen sich bei Bedarf gegensätzliche Bedürfnisse bedienen, ohne gleichzeitig die Effizienz zu kompromittieren.  

Wie kann die Automatisierung helfen? Zunächst einmal macht sie die manuelle Dateneingabe überflüssig. Das bedeutet, dass Sie kostenintensive Arbeitsressourcen einsparen können, um stattdessen Ihre Mitarbeiter mit produktiveren Aufgaben betrauen zu können. 

Der wohl wichtigste Vorteil, den die Automatisierung bietet, liegt in der Rationalisierung von Arbeitsabläufen. Mehr als 50% des Prozesses von der Bestellung bis zum Kaufabschluss dreht sich um Genehmigungen und Anfragen. Glücklicherweise zeichnet sich die Automatisierung dadurch aus, dass sie manuelle Eingriffe in jeder Phase reduziert. Bei zunehmender Akzeptanz der Automatisierung werden komplexe Arbeitsabläufe intelligenter gehandhabt. Konkret bedeutet dies, dynamische Routing- und Prozessoptimierungstechniken zu fördern. 

Die Implementierung zentralisierter oder automatisierter Dienste kann sogar das Kreditmanagement verbessern, da so sichergestellt werden kann, dass Außenstände nicht aus dem Fokus geraten. Das System kann Kunden automatisch an fällige Zahlungen erinnern und sie benachrichtigen, wenn sie sich ihrem Kreditlimit nähern. Dies hilft sowohl Kunden als auch Verkäufern, eine Eskalation in Richtung rechtlicher Schritte zu vermeiden. 

Automatisierung verhilft Ihnen, sich von Papierkram und all den damit verbundenen redundanten Tätigkeiten zu verabschieden. Von Auftragserstellung bis Auftragsbearbeitung lassen sich alle unnötigen Hindernisse beseitigen. Der Verkaufsprozess wird verschlankt, während die Einhaltung von Konformitätsregeln in den Vordergrund rückt.

Unternehmen auf der ganzen Welt wenden den PO-to-SO Prozess als wesentliche Transaktionsmethode. Mit dem Eintritt in die vierte industrielle Revolution ist die Automatisierung von Prozessen und der Abschied von Papier-basierten Workflows der einzige Weg nach vorn. Zunehmende Automatisierung wird zu Produktivitätswachstum führen, während das Fehlerrisiko stetig gesenkt wird.  

Es geht nicht darum, das Rad neu zu erfinden, sondern sich an das Rad anzupassen. Mit der Automatisierung lassen sich Arbeitsabläufe reibungsloser, transparenter und damit zuverlässiger gestalten. Außerdem rücken Sorgen um Verzögerungen in den Hintergrund, während Kundenzufriedenheit größeres Gewicht bekommt. Schlussendlich wird der Prozess weniger zeitaufwendig und zugleich deutlich fruchtbarer sein.  

Als Technischer Redakteur für Symtrax nutzt Priyanshu Anand seine Erfahrung als Autor, um ansprechende Marketingtexte zu schreiben, die über die Vorteile automatisierter Geschäftsprozesse informieren.