EDI: die zentrale Lösung für einen effizienten Business Austausch

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EDI: die zentrale Lösung für einen effizienten Business Austausch

Die technologische Entwicklung der letzten Jahre, die mit der digitalen Transformation in den Unternehmen einhergeht, hat das Dokumentenmanagement unbestreitbar verändert. Das trifft insbesondere für den Austausch von Dokumenten zu, der vom physischen zum elektronischen Datenaustausch (EDI) übergegangen ist und nun “datenorientiert” ist.

Vorteile von EDI

EDI ermöglicht den schnellen Austausch zuverlässiger Informationen.

Durch die direkte Integration der empfangenen und gesendeten Informationen in die Lieferanten- und Kundensoftwarepakete (ERP) ist eine erneute Eingabe nicht mehr notwendig, und das damit verbundene Fehlerrisiko geht gegen null. Es ist sogar möglich, den Versand eines Produkts zu automatisieren oder nach einer Bestellung automatisch eine Rechnung zu erstellen.

EDI bietet auch eine Funktion zur Rückverfolgbarkeit von Dokumenten.

Abgesehen von der Beschleunigung der Vertriebsprozesse haben EDI-Lösungen (Electronic Data Interchange) auch Auswirkungen auf den Cashflow, der von kürzeren Zahlungszielen profitiert.  

Schließlich wird durch die Beseitigung von Kosten, die mit dem Personal oder Papierverbrauch verbunden sind, die mittelfristige Rentabilität der Investition gewährleistet. Die dadurch deutlich bessere CO2-Bilanz ist auch von Bedeutung sowohl für ein ökologisch verantwortungsvolles als auch für das Image und die Beziehungen zwischen Unternehmen und ihren Partnern. 

Die Normen

Mit dem zunehmenden Einsatz von EDI (Electronic Data Interchange) entstehen Standards, die das Format und den Inhalt eines Dokuments definieren. Diese Standards sollen die Kommunikation zwischen dem Absender und dem Empfänger erleichtern. Das gesendete Format muss das gleiche sein wie das empfangene, da der Adressat es sonst weder lesen noch verarbeiten kann.

Tatsächlich gibt es aber eine große Anzahl von Standardprotokollen, die oft branchenspezifisch sind (EDIFact, EDIPharm, Odette …). Manchmal wird das Format oder der Übertragungsmodus vom Kunden vorgegeben. Sie sollten daher ein gewisses Maß an Kontrolle behalten, um Ihre Datenübertragungen oder -eingänge schnell an Ihre Umgebung anzupassen.

Was sind die Kriterien für die Wahl einer EDI-Lösung?

Die Anpassung des Outputs Ihres ERP für jeden Kundenbedarf ist sehr zeitaufwändig, kostspielig und ineffizient. Es ist besser, diese Aufgabe einer Lösung anzuvertrauen, die sich auf die Konvertierung in die erforderlichen Formate spezialisiert hat.

Wäre es also nicht besser, man überließe die Konvertierung einer Online-Plattform? Es spricht einiges dagegen; zwei Hauptgründe seien genannt:

  • Die Kosten pro Dokument.
  • Die Tatsache, dass das Unternehmen, wenn es einmal an eine solche Plattform angeschlossen ist, an diese gebunden bleibt und nicht mehr ohne weiteres zu einem Konkurrenten wechseln kann.

Deshalb empfehlen wir eine Lösung, die komplementär zum ERP innerhalb Ihrer IT-Landschaft installiert ist.

Zu guter Letzt

Es ist Ihnen sicher deutlich geworden, welche kritischen Stellenwert EDI (Electronic Data Interchange) für Unternehmen im B2B-Umfeld einnimmt. Die Standards entwickeln sich jedoch weiter, und jedes Unternehmen ist mit Besonderheiten konfrontiert.

Es ist möglich, Entwicklungskosten zu minimieren, indem man Dokumente konvertiert und anreichert. Dafür werden Elemente aus einer Datenbank eingebunden, um sie spezifischen Dokumentenworkflows zuzuführen. Über dedizierte Konnektoren lassen sich die Informationen sich unabhängig von ihrem Format importieren und wieder in die Datenbank einpflegen. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Finden Sie heraus, wie die Symtrax-Lösung für EDI-Datentransfer und Formatkonvertierung sie dabei unterstützt, den Dokumentenaustausch flexibler zu gestalten.