Ob es nun darum geht, die Dokumentenverarbeitung zu verfolgen, Handelsdokumente unterzeichnen zu lassen oder sogar für die Druckaufbereitung bestimmte Dokumente zu entmaterialisieren, Symtrax zeigt Ihnen die besten Praktiken auf, um die Kontinuität Ihrer Tätigkeit auch aus der Ferne zu gewährleisten.
1. Überwachen Sie Ihre Dokumentenprozesse von einem Webbrowser aus
Auch aus dem Homeoffice heraus ist es wichtig, den Dokumenten-Workflow im Auge behalten zu können, z.B. um sicherzustellen, dass Rechnungen verschickt, Lieferscheine erstellt oder Bestellungen aufgegeben wurden. Zu diesem Zweck hat Symtrax eine Web-Konsole entwickelt, auf die von jedem Browser oder mobilen Gerät aus zugegriffen werden kann und die es Ihnen ermöglicht, den Status der automatisierten Dokumentenverarbeitung in Echtzeit anzuzeigen und diese gegebenenfalls zu stoppen oder neu zu starten.
Möchten Sie überprüfen, ob alle entmaterialisierten Gehaltslisten tatsächlich versandt wurden? Behalten Sie die Erfolgslogs ganz einfach über Ihr Handy im Blick. .
Möchten Sie den Workflow der Auftragsbestätigung vorübergehend stoppen? Die Erstellung der Lieferscheine ist verspätet? Kein Problem, Sie werden einfach per E-Mail-Benachrichtigung informiert
2. Lassen Sie Ihre Geschäftsdokumente auf einem Computer, Tablet oder mobilen Gerät unterschreiben
Wenn dies nicht bereits der Fall ist, ist es an der Zeit, sich für die elektronische Unterschrift zu entscheiden. Für die Unterzeichnung einzelner Dokumente gibt es viele Lösungen. Aber ist das für ein Unternehmen wirklich genug? Wäre es nicht besser, eine Lösung zu wählen, die es Ihnen erlaubt, Massendokumente an Ihre Partner zur Unterschrift zu senden (Auftragsvalidierungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine…)?
Wie wäre es mit nur einer Lösung, einen internen Validierungs- und Signaturprozess zu verbinden und Ihre Partner oder Kunden mit nur wenigen Klicks unterschreiben zu lassen, wo immer sie sich befinden? Das macht unsere Compleo-Lösung möglich!
Das Versfahren ist sicher: Die elektronische Signatur erfolgt über eine doppelte Authentifizierung zunächst per E-Mail und dann per SMS, um die Identität des Unterzeichners zu gewährleisten. Darüber hinaus stellt unsere Lösung andere Elemente wieder her, die die Erstellung einer Evidenzdatei ermöglichen (IP-Adresse des Unterzeichners, Geolokalisierung).
3. Entmaterialisieren Sie Ihre zum Druck bestimmten Dokumente
Viele Unternehmen nutzen den Drucker immer noch täglich.
Da Sie nun von zu Hause aus arbeiten müssen, entscheiden Sie sich doch einfach für papierlose Prozesse!
Entmaterialisieren Sie Ihre Dokumente, ohne bestehende Anwendungen anpassen zu müssen. Speichern Sie die Dokumente einfach in einem digitalisierten Archiv und senden Sie dann per E-Mail einen Link an den Adressaten. Sobald dieser das Dokument öffnet, erfahren Sie es automatisch. Oder richten Sie eine elektronische Dokumentenvalidierung ein.
Die Vorteile: Schnelligkeit, Erreichbarkeit auch bei Mobil- oder Homeoffice, Online-Überwachung des Prozesses…
Ihr Dokumentenmanagement wird so agiler, die Ausgaben für Verbrauchsmaterialien werden erheblich reduziert. Darüber hinaus tragen Sie durch die Vermeidung des Druckens Verbesserung Ihrer Klimabilanz bei.
Homeoffice bedeutet also Entmaterialisierung. Werden Sie flexibel und anpassungsfähig mit den Softwarelösungen von Symtrax Compleo.