L’intégration d’une solution de Business Intelligence est un projet conséquent au sein d’une entreprise et qui peut l’impacter jusque dans son organisation interne avec par exemple, la mise en place d’un groupe de compétence qui lui est dédié.
Mais avant tout, le déploiement d’une solution de BI dans une entreprise dépend de sa structure et de sa stratégie globale.
1er conseil : Définir la stratégie globale
Il existe trois modèles différents d’architecture en matière de Business Intelligence qu’il est possible de mettre en œuvre au sein d’une entreprise.
1. Pour une entreprise qui comporte au moins deux entités distinctes, il peut être intéressant d’adopter une architecture décentralisée de BI.
Quand il s’agit d’un contexte décentralisé, on implémente un groupe BI pour le siège de l’entreprise et un autre groupe BI pour les filiales de cette dernière car les besoins sont différents d’une structure à une autre. D’un point de vue stratégique cela permet une plus grande précision au niveau local.
2. Pour une entreprise dont les besoins en matière de stratégie BI sont identiques pour tous, le plus intéressant est d’adopter une architecture centralisée.
On suppose alors que l’équipe ou le responsable BI gère les données provenant des différents groupes/départements de l’entreprise qui ne possèdent pas d’outils de BI. Ils sont donc plutôt dépendants de l’équipe informatique.
3. Sur le même principe que le contexte décentralisé, il existe le contexte décentralisé avec une gouvernance BI centralisée.
On suppose dans ce cas une stratégie globale basée sur les mêmes standards et des référentiels communs pour toutes les entités du groupe.
Une fois que vous avez identifié la stratégie globale de l’entreprise, faire un schéma directeur décisionnel est la première démarche dans la mise en œuvre d’un projet de BI. Il permet de définir le périmètre du projet au niveau technologique et fonctionnel, et ses différentes orientations en plus de l’intégration des stratégies métier des futurs utilisateurs de la solution.
2ème conseil : Prévoir un financement suffisant
Pour financer la solution, en plus du prix de la solution de BI vous devrez prendre en compte le prix de la maintenance ainsi que celle de la formation initiale et continue des utilisateurs.
Cette charge financière qui est parfois importante dans les grandes entreprises doit être partagée entre la DSI et les Métiers même si pour la base du projet, elle peut être financée dans un premier temps par la DSI uniquement. Les coûts de formation devraient quant eux être à la charge des Métiers.
Il est aussi important de responsabiliser les Métiers par rapport à leurs besoins et à leurs usages pour éviter les dérives qui auraient un impact financier trop important.
Garantir l’implication des utilisateurs dans la mise en œuvre de la solution tout au long de son développement permettra de faciliter l’adoption, limiter les abandons et la sous-utilisation de l’outil, et ainsi, éviter des pertes financières.
Le ROI apporté par un projet de BI est difficilement quantifiable en lui-même puisqu’il est basé sur des décisions, cependant, il se calcule facilement concernant les économies effectuées par le remplacement des ressources qui deviendront obsolètes après la mise en oeuvre de la solution.
3ème conseil : Planifier le projet
Tout projet tend vers un objectif. Les projets BI contrairement aux projets classiques n’ont pas de fin. Ils s’inscrivent dans une démarche d’amélioration continue. Mais, comme pour les projets classiques, il existe deux types de projets BI et l’on peut utiliser les mêmes méthodes pour les mener à bien.
Il y a les projets dont les besoins sont connus, cadrés, avec lesquels on peut utiliser un cycle de résolution en V, et les autres, ceux dont les besoins sont moins bien définis et avec lesquels il faut utiliser la méthode agile.
Cependant comme tous les autres projets, il est possible de scinder les projets de BI en plusieurs activités, de durées limitées et constituées de tâches simples à résoudre. Ces dernières constitueront la base solide du projet BI que vous pourrez améliorer au fil du temps.
Tout en respectant la cohérence de la stratégie globale de l’entreprise, vous pourrez ainsi définir la durée des projets et surveiller leur avancement, et plus tard, leur évolution.
4ème conseil : Vérifier la qualité des données
La structure des données et les données elles-mêmes sont les fondations de votre projet.
Les futurs utilisateurs doivent travailler en étroite collaboration avec les informaticiens chargés de l’intégration des données. Une mauvaise intégration des données peut engendrer de nombreux problèmes. Intégrer des données indésirables va nuire au bon fonctionnement de la solution de BI.
De la qualité de la prise de décision dépend la réussite de l’entreprise, la solution BI repose son analyse sur les données et est l’outil qui oriente le décideur. La manière dont sont exploitées les données ne dépend donc pas seulement de la solution mais aussi de leur structure. Un grand nombre de requêtes peut causer un ralentissement conséquent dans la recherche des données.
5ème conseil : Prendre en compte le facteur humain
Le déploiement de projet BI ne doit pas s’effectuer en une fois et doit être organisé. Il doit être subdivisé et priorisé en plusieurs tâches de durée déterminée, simples à accomplir en prenant en compte les différents acteurs et leurs disponibilités.
La lisibilité des indicateurs choisis est aussi un facteur clé de succès d’un projet de BI : le décideur doit posséder un tableau de bord qui l’aide dans sa prise de décision. Le choix de ces indicateurs doit donc se faire en concertation.
En général, la formation initiale des utilisateurs n’est généralement pas suffisante pour leur assurer une bonne prise en main de la solution, c’est pourquoi il est indispensable de prévoir également une formation continue. Néanmoins, les solutions de BI dites « self-service », avec lesquelles les utilisateurs sont autonomes, permettent une prise en main rapide.
Il est important de souligner aux utilisateurs les bénéfices qu’apporte la solution BI pour qu’elle soit acceptée et intégrée au quotidien dans leur travail. Le but est qu’ils en fassent un usage approprié et abandonnent les analyses de données avec leurs anciens outils dont les résultats seront inexploitables.
L’intégration d’un projet BI demande de la préparation en amont et la mobilisation de plusieurs personnes appartenant à différentes directions, interne ou externe à l’entreprise ainsi que d’un financement qu’il ne faut pas sous-estimer mais qui s’avère rentable sur moyen ou long terme.
