Mettre en place une solution décisionnelle au sein d’une entreprise sans base existante peut s’avérer assez complexe et coûteux. Mais cela peut aussi être un vecteur d’innovation au sein d’un environnement vieillissant, et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Vous trouverez dans cet article quelques informations utiles afin de bien choisir sa solution de Business Intelligence et de l’exploiter au mieux.
En premier lieu, deux questions importantes sont à se poser avant de commencer le processus de choix d’une solution:
- Quel est votre projet BI ?
- Comment allez-vous le piloter ?
Erreur n°1 : Ne pas définir les besoins auxquels la solution doit répondre.
La mise en oeuvre d’une solution de BI passe toujours par une problématique. Elle doit répondre à un besoin spécifique de l’entreprise parce qu’il s’agit d’un investissement important qui a souvent un impact sur plusieurs services et qui, de ce fait, s’accompagne de risques.
Pour être pleinement exploitée, la solution ne doit pas toujours se contenter d’être centralisée au sein de la structure de l’entreprise, au risque d’un retour sur investissement faible.
L’accès à la solution ne doit pas être limité à la DSI et doit aussi inclure des utilisateurs de directions Métier qui possèdent une expertise et qui permettront de mieux cerner les besoins opérationnels en matière de Business Intelligence.
Erreur n°2 : Ignorer les besoins des utilisateurs
Pour déployer avec succès une solution de Business Intelligence, elle doit être cohérente avec les besoins de l’entreprise mais aussi avec ceux des utilisateurs.
Les utilisateurs finaux sont les principaux intéressés dans le choix de la solution car c’est eux qui l’utiliseront au quotidien. Il est donc essentiel de comprendre leurs besoins en matière de reporting, et, que leur avis soit pris en compte dans le choix de la solution de BI.
Cependant, pour garder un contrôle sur les performances analytiques, un travail d’équipe devra être fourni, les utilisateurs concernés devront définir leurs besoins communs en plus de leurs besoins individuels.
Erreur n°3 : Ne pas vérifier la compatibilité
Lorsque vous faites le choix d’une solution, vous devez vérifier qu’elle corresponde bien à tous les critères fixés en amont.
Il est capital de s’assurer que la solution choisie s’intègre à vos autres systèmes, qu’il s’agisse de systèmes contextuels ou d’applications. Mais aussi, qu’elle respecte bien les obligations légales et les règles de sécurité de l’entreprise afin de la protéger ainsi que vos clients. Devoir abandonner un projet à cause d’une incompatibilité lors de sa mise en oeuvre, ou bien plus tard lors de l’utilisation peut entraîner des pertes de temps et d’argent considérables.
Avant l’achat, assurez-vous donc bien qu’il n’existe pas d’incompatibilité en vous renseignant auprès de l’éditeur de la solution ou de sa documentation.
Erreur n°4 : Faire le choix d’une solution rigide
Il est important de penser à l’avenir de la solution elle-même.
Posez-vous des questions concernant le futur de votre entreprise et celui de la solution au sein de cette dernière. Est-ce que la solution est aussi accessible depuis smartphone, tablette ou pc portable? Et, si ce n’est pas le cas, prévoit-elle une telle évolution?
Assurez-vous que la solution que vous souhaitez intégrer peut évoluer et s’adapter aux besoins de votre entreprise dans le futur pour être certain de pouvoir la rentabiliser.
Erreur n°5 : Ne pas bien former les utilisateurs
Les outils de BI sont complexes et si l’on veut les exploiter au maximum de leurs capacités et permettre aux utilisateurs d’en tirer le meilleur, les quelques heures de formations initiales ne sont pas suffisantes.
En plus des coûts liés à l’achat des licences, il faut prévoir un budget pour la formation des utilisateurs afin qu’ils soient autonomes et utilisent au mieux la solution. Il y a également une période d’adaptation nécessaire pour leur permettre d’acquérir une maîtrise optimale des outils d’analyse pour obtenir les meilleurs résultats.
Erreur n°6 : Précipiter le déploiement
Un déploiement planifié permettra l’implication des futurs utilisateurs en assurant leur présence lorsqu’elle est nécessaire à tous les stades de développement du projet.
Comme pour tous les projets, une bonne planification et priorisation des tâches est indispensable. Ne cherchez pas à procéder au déploiement en une seule fois. Organiser le projet de déploiement en plusieurs activités, de durées déterminées, en tâches simples à accomplir, et ce, en prenant en compte les disponibilités des acteurs qui vont réaliser ces tâches.
Erreur n°7 : Faire une mauvaise intégration des données
L’acquisition et l’intégration des données est l’étape la plus importante de la mise en place de la solution de BI.
Il est capital pour les futurs utilisateurs d’interagir avec les développeurs chargés de l’intégration des données. D’une mauvaise intégration des données peut découler de nombreux problèmes, l’intégration de données non désirées peu demander plusieurs jours de nettoyage aux développeurs et ainsi conduire à une paralysie temporaire du projet.
Il est donc essentiel que les futurs utilisateurs soient certains de l’utilité et de l’importance des données qu’ils souhaitent intégrer.
Erreur n°8 : Ne pas partager les résultats
Bien évidemment, l’analyse des données est propre à chaque utilisateur, cependant les résultats concernent souvent plusieurs personnes ou même plusieurs services.
Il est donc important que les résultats des analyses de la solution BI soit partagés ou disponibles pour ne pas prendre de mauvaise décision, et ainsi, réduire les risques.
Les solutions de BI servent autant à identifier les risques que les opportunités, lesquelles peuvent aussi concerner plusieurs individus.
Erreur n°9 : Ne pas faire le choix de la mobilité
Pouvoir accéder aux données depuis l’extérieur de l’entreprise sur un smartphone, une tablette ou un pc portable est important pour assurer la disponibilité et l’échange d’information entre les membres de l’entreprise même lorsqu’ils se trouvent en dehors de celle-ci.
Une solution disponible sur ses différents équipements facilite également le travail d’analyse des données en temps réel ce qui permet une réactivité supérieure à celle d’une solution limitée aux murs de l’entreprise.
