E-Rechnung in Spanien: Was gilt es zu beachten?

In der Europäischen Union ist Spanien eines der fortschrittlichsten Länder in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung.

E-Rechnung ist obligatorisch für die öffentliche Hand

Bereits seit Januar 2015 ist die E-Rechnung im öffentlichen Sektor obligatorisch, sofern der Rechnungsbetrag 5.000 Euro übersteigt. Um ihre Umsetzung zur vereinfachen, hat die spanische Verwaltung eine zentrale Plattform mit dem Namen FACe eingerichtet, die mit dem französischen Chorus Pro vergleichbar ist. Sie ermöglicht es den Verwaltungen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn sie dem nationalen Standardformat FacturaE entsprechen (ein XML-Format).

Rechnungen im FacturaE-Format müssen mindestens eine Reihe von Informationen und Anforderungen enthalten. Die rechtlichen Hinweise finden Sie hier.

Das Gesetz „Crea y Crece“

Nach der erfolgreichen Umsetzung von FACe, geht Spanien nun einen Schritt weiter und dehnt elektronische Rechnungsstellung nun auch auf den Handel zwischen Unternehmen (B2B) aus. Die spanische Regierung hat den Gesetzentwurf über die Gründung und das Wachstum von Unternehmen “Crea y Crece” gebilligt, der am 29. September 2022 im staatlichen Amtsblatt (BOE) veröffentlicht wurde. Dieses Gesetz schreibt die Verwendung der E-Rechnung auch für den geschäftlichen Austausch zwischen Unternehmen verbindlich vor. Sie sind jetzt verpflichtet, Rechnungen in einem elektronischen Format zu erstellen, zu versenden und zu empfangen.
Dieses Gesetz steht im Kontext eines Plans zur konjunkturellen Wiederbelebung, durch die das Wachstum der unternehmen beschleunigt werden soll. Außerdem soll hierdurch eine stärkere Kontrolle des Zahlungsverkehrs sichergestellt werden, wie auch eine Kostensenkung für Transaktionen und mehr Transparenz.

Die Entwicklung der E-Rechnungsstellung für B2B

Das Gesetz Crea y Crece sieht eine Reihe Verpflichtungen vor, die für alle Unternehmen gelten:

• Die Erstellung, der Versand und der Empfang von Rechnungen im Rahmen eines B2B-Geschäfts muss im elektronischen Format erfolgen
• Übermittlung von Informationen seitens des Senders und des Empfängers über den Status und den Lebenszyklus von elektronischen Rechnungen
• Freie Vernetzung und Interoperabilität von Lösungen oder Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung. Die Interoperabilität der Plattformen wird zu einem späteren Zeitpunkt durch Vorschriften bestimmt werden
• Die Rechnungsempfänger können vier Jahre lang ab Rechnungstellung eine Kopie anfordern. Wenn der Empfänger nicht mehr Kunde des ausstellenden Unternehmens ist, beträgt die Aufbewahrungsfrist drei Jahre
• Die Rechnungsempfänger können dem Rechnungssteller nicht vorschreiben, welche Lösung oder Plattform er verwenden soll, oder ob er einen bestimmten Dienstleister beauftragen soll
• Die E-Rechnungen müssen regelkonform sein

Der rechtliche Rahmen der spanischen Reform

In einem weiteren Schritt wird die Regierung die technischen Anforderungen und Informationen festlegen, die in der elektronischen Rechnung enthalten sein müssen, wie z. B. die Zahlungsmodalitäten (Zahlungstermine und -fristen). Es werden u.a. auch weitere Spezifikationen vorgenommen, beispielsweise in Bezug auf die zulässigen Formate. Bislang wurden UBL, EDI und FacturaE in Betracht gezogen. Darüber hinaus müssen auch andere Aspekte berücksichtigt werden, wie Mindestanforderungen an die Interoperabilität für Anbieter, die technologische Lösungen bereitstellen, oder auch Rahmenbedingungen für Sicherheit, Kontrolle und Standardisierung von Geräten und Informationssystemen. Die ursprünglich für März 2023 avisierte Veröffentlichung der überarbeiteten Verordnung konnte nicht eingehalten werden. Der Termin ist auf einen späteren Zeitpunkt bis zum Sommer verschoben worden.

Der Zeitplan für die Einführung der obligatorischen E-Rechnung

Nach dem Vorbild vieler Länder, in denen die E-Rechnung zum Einsatz kommt, wird die Reform in Spanien in zwei voneinander getrennten Schritten umgesetzt. Bislang geht man von folgender zeitlichen Abfolge aus:

• Große Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro müssen die Reform binnen eines Jahres umsetzen
• Allen übrigen Unternehmen, also jenen mit einem Jahresumsatz von weniger als 8 Millionen Euro, wird eine zweijährige Frist eingeräumt

Das bedeutet, dass große steuerpflichtige Unternehmen die Verpflichtung zur elektronischen B2B-Rechnungsstellung bis zum ersten Quartal 2024 umgesetzt haben müssen.

Wie versende ich eine elektronische Rechnung von Frankreich nach Spanien?

Wenn Sie als nicht-spanischer Lieferant einem Kunden in Spanien eine Rechnung ausstellen müssen, sind einige Besonderheiten zu beachten. Rechnungen, die an die öffentliche Verwaltung gehen, müssen über die Plattform FACe versendet werden. Es ist daher erforderlich, dass Sie aus Ihrem System heraus elektronischen Rechnungen erstellen können, die dem vorgegebenen spanischen Format FacturaE entsprechen. Sie können das Portal erst nach einem nicht zu unterschätzenden Registrierungsprozess nutzen, in dem Ihnen auch ein Zertifikat gegeben wird, mit dem Sie die Authentizität Ihrer Rechnungen beglaubigen.

Welchen Mehrwert bietet Symtrax mit seiner Anwendungssuite Compleo Hybrid in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung in Spanien?

Wir begleiten Sie auf dem Weg durch Buchhaltungs- und Steuervorschriften in Spanien. Unsere Lösung Compleo Hybrid lässt sich problemlos mit Ihrer bestehenden Umgebung verbinden. So lassen sich ausgehende Dokumente den Vorgaben entsprechend automatisiert aufbereiten und übermitteln. Compleo Hybrid wandelt die Rechnung in das korrekte Format und sendet sie anschließend an die FACe-Plattform. Daneben lassen sich auch weitere Abläufe konfigurieren, beispielsweise die Überspielung ins eigene Archiv.

Dank der Tatsache, dass Symtrax einen Peppol Certified Access Point bereitstellt, lassen sich Rechnungen auch über dieses Netzwerk verteilen, in Spanien so gut wie in viele andere Länder der Welt.

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