In der heutigen Geschäftswelt ist Effizienz das A und O. Im Rechnungswesen, das traditionell mit viel manueller Arbeit verbunden ist, bieten automatisierte Workflows enorme Potenziale zur Optimierung. Sie helfen Fehler zu reduzieren, beschleunigen Prozesse und schaffen mehr Transparenz. In diesem Blog zeigen wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie den gesamten Workflow – von der Eingangsrechnung bis zur Archivierung – automatisieren können.

Analyse des bestehenden Prozesses

Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, sollten Sie Ihren aktuellen Ablauf genau unter die Lupe nehmen:

• Schritte dokumentieren: Erfassen Sie alle einzelnen Schritte, die bei der Bearbeitung einer Rechnung durchlaufen werden.
• Schwachstellen identifizieren: Wo entstehen Verzögerungen oder Fehler? Welche Aufgaben sind besonders zeitaufwendig?
• Technologieeinsatz prüfen: Gibt es bereits Tools oder Softwarelösungen im Einsatz?

Tipp: Ein Flussdiagramm hilft dabei, den Ist-Zustand übersichtlich darzustellen.

Zieldefinition und Planung

Legen Sie fest, was Sie mit der Automatisierung erreichen möchten:

• Verkürzung der Bearbeitungszeit
• Minimierung menschlicher Fehler
• Verbesserung der Nachvollziehbarkeit
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Planen Sie die notwendigen Ressourcen, Verantwortlichkeiten und den Zeitrahmen für die Umsetzung.

Auswahl geeigneter Softwarelösungen

Es gibt zahlreiche Tools für automatisiertes Rechnungsmanagement:

• Rechnungs-Erfassung: OCR-Technologie (Optical Character Recognition) zur automatischen Datenerfassung.
• Workflow-Automatisierung: Plattformen wie SAP Ariba, Bill.com oder spezialisierte RPA-Lösungen (Robotic Process Automation).
• Archivierung: Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), z.B. SharePoint oder auch Archivierungsspezialisten wie Stratow oder DocuWare.

Wichtig ist eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme.

Automatisierter Eingang der Rechnungen

Der erste Schritt im Workflow ist die Erfassung eingehender Rechnungen:

• Digitale Kanäle nutzen: E-Mail-Postfächer, Cloud-Uploads oder direkte Schnittstellen zu Lieferantenportalen.
• OCR-Technologie einsetzen: Automatische Erkennung und Extraktion relevanter Daten (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferantendaten).

Vorteil: Schnelle Verarbeitung ohne manuelle Eingabe.

Automatisierte Prüfung und Freigabe

Nach der Erfassung folgt die Validierung:

• Automatisierte Kontierungsprüfung: Zuordnung zu Kostenstellen und Konten anhand vordefinierter Regeln.
• Abgleich mit Bestellungen: Automatischer Abgleich mit Bestelldaten im ERP-System.
• Freigabeprozesse: Festlegung von Freigabestufen je nach Kostenvolumen oder Abteilung; automatische Weiterleitung an zuständige Personen.

Hier können RPA-Bots eingesetzt werden, um Genehmigungen zu initiieren und zu überwachen.

Buchung und Zahlungsfreigabe

Sobald die Rechnung geprüft ist:

• Automatische Buchung: Über Schnittstellen werden Daten direkt ins Buchhaltungssystem übertragen.
• Zahlungsvorbereitung: Automatisierte Erstellung von Zahlungsaufträgen unter Berücksichtigung von Zahlungszielen.
• Zahlungsauslösung: Automatisierte Freigabe bei genehmigten Beträgen.

Das Ergebnis: schnellere Zahlungen und bessere Liquiditätsplanung.

Archivierung und Dokumentenmanagement

Der letzte Schritt im Workflow ist die sichere Speicherung:

• Digitale Archivierung: Alle Rechnungsdokumente sowie zugehörige Daten werden automatisch in einem digitalen Archiv abgelegt. Dabei kommen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) zum Einsatz, die eine revisionssichere Speicherung gewährleisten.
• Automatisierte Verschlagwortung: Die Software ordnet den Dokumenten relevante Schlagwörter zu, um eine einfache Suche zu ermöglichen.
• Langzeitarchivierung: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrungsfrist (z.B. 6 oder 10 Jahre).
• Zugriffsrechte: Rollenbasierte Zugriffssteuerung sorgt für Datenschutz und Sicherheit.
• Vorteil: Schneller Zugriff auf alle Rechnungen bei Bedarf, z.B. für Audits oder interne Kontrollen.

Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Automatisierte Workflows sind kein „Set-and-Forget“-Prozess:

• Dashboards und Berichte: Überwachung der Prozesskennzahlen (Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Freigabestatus).
• Feedback-Schleifen: Regelmäßige Überprüfung der Automatisierungsergebnisse und Anpassung der Regeln.
• Schulungen: Mitarbeiterschulungen sichern die Akzeptanz und korrekte Nutzung der Systeme.

Durch kontinuierliches Monitoring können Engpässe frühzeitig erkannt und Prozesse weiter optimiert werden.

Alles im Blick: Compleo Invoice Platform

Oftmals bieten ERPs Zusatzmodule an, mit denen sich die oben dargestellten Aufgaben im eigenen Kontext lösen lassen. Manchmal mag es aber sinnvoller sein, sich eine integrative Lösung eines Drittanbieters ins Haus zu holen, wie z.B. die Compleo Invoice Platform (CIP) von Symtrax. Diese bietet in einer einheitlichen und intuitiv bedienbaren Oberfläche eine Mensch-Maschine-Schnittstelle, die automatisiert ablaufende Prozesse transparent macht.

Mit CIP lassen sich Rechnungen automatisiert mit den Bestelldaten abgleichen. Gleichzeitig bewahrt sich der Anwender durch KI-gestützte Visualisierung der Rechnung die Möglichkeit zur Sichtkontrolle. Darüber hinaus gehende Funktionen schließen einen Freigabeprozess ein, Korrekturmöglichkeiten und die Übermittlung in ein nachgelagertes ERP.

Duch die Verwendung einer auf o.a. Abläufe spezialisierten Anwendung macht man sich ein Stück weit unabhängig von den Beschränkungen des eigenen ERP-Systems.

Fazit: Der Weg zur effizienten Rechnungsbearbeitung

Die Automatisierung im Rechnungswesen ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Prozessoptimierung. Durch die systematische Umsetzung – von der Eingangsrechnung bis zur Archivierung – profitieren Unternehmen von schnelleren Bearbeitungszeiten, geringeren Fehlerquoten und einer verbesserten Transparenz.

Starten Sie noch heute! Beginnen Sie mit einer Analyse Ihrer aktuellen Prozesse, wählen Sie passende Tools aus und setzen Sie schrittweise auf Automatisierung. So schaffen Sie die Grundlage für ein modernes, effizientes Rechnungsmanagement.

Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.