Beschaffung ist zu einem wesentlichen Bestandteil der betrieblichen Effizienz jedes Unternehmens geworden, ganz unabhängig von der Unternehmensgröße. Idealerweise umfasst dieser Prozess den gesamten Lebenszyklus einer Transaktion, angefangen bei der Lieferantenauswahl bis hin zur Rechnungsstellung und den entsprechenden Ausgleichszahlungen. Eine erfolgreiche Beschaffungsplanung beruht auf einem klar definierten Einkaufsprozess, der Unterscheidung der Lieferanten von ihren Mitbewerbern und der Fähigkeit, Waren und Dienstleistungen für den potenziellen Kauf zu antizipieren, was eine realistische Kostenschätzung erlaubt.
Durch Automatisierung kann der Beschaffungsprozess erheblich vereinfacht werden, und zu Zeit- und Kostenersparnis führen. Sie sollte daher eine Priorität jedes Unternehmens sein. Ein solcher Prozess erlaubt einen klaren Überblick und Analysemöglichkeiten der betrieblichen Gesamtausgaben. Außerdem erhält man Kontrolle über alle Beschaffungsaktivitäten, wie bspw. die Vermeidung manueller Fehler, die Rationalisierung von Beschaffungsprozessen und die Pflege von Lieferantenbeziehungen.
Nach einer Studie der Information Services Group (ISG) ermöglicht Robotic Process Automation (RPA) eine “43-prozentige Reduzierung der Ressourcen für Order-to-Cash-Prozesse einschließlich Rechnungsstellung, Kredit, Inkasso und Preisgestaltung”. Das überrascht nicht: Schließlich vereinfacht Automatisierung alltägliche und sich wiederholende Aufgaben, Der Mehrwert, den technologische Konzepte für Beschaffungsprozesse erzielen können, ist statistisch belegt. Im Folgenden haben wir ein paar dieser Benefits aufgelistet, die durch kluge Automatisierung erzielt werden können:
- Beschleunigung des gesamten Beschaffungsprozesses
- Eliminierung mühsamer manueller Schritte
- Zeitersparnis
- Volle Transparenz über getätigte Ausgaben
- Konsolidierte Ansicht der tatsächlichen Kosten, als Basis für nachhaltige Entscheidungen im Einkauf
- Kontinuierliche Kostenreduzierung bei gleichzeitiger Identifizierung von Schwachstellen
Die Automatisierung des Beschaffungsprozesses unterstützt außerdem eine effizientere Organisation der Lieferkette aufgrund von transparenter Kommunikation zwischen dem Beschaffer und seinen Lieferanten. Mit einem automatisierten und reaktionsschnelleren System können Lieferanten schnell auf Angebote reagieren, Kunden wiederum können Aufträge nach dem jeweils besten der verfügbaren Angebote vergeben. Der gesamte Prozess ist für alle Beteiligten nachvollziehbar, so dass ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis gewährleistet ist. Mögliche Probleme werden frühzeitig erkannt und lassen sich schnell lösen.
Im Rahmen eines solch automatisierten Beschaffungsprozesses wird außerdem ein zentrales Archiv für relevante Dokumente angelegt, das mit einem Klick zugänglich ist. So lassen sich neue Lieferanten schnell einpflegen und es wird sichergestellt, dass alle wichtigen Vorgaben für die Verträge gleichbleiben. Dies sorgt für Flexibilität, die bestehen bleibt, selbst wenn die Lieferkette wächst und sich mit dem Unternehmen verändert.
Abschließend können wir feststellen, dass allen Beteiligten mehr Zeit für ihre Aufgaben und für die Beschaffung der erforderlichen Informationen bleibt, ohne sich durch mehrere Systeme bewegen zu müssen. Sie ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung, steigert die Effizienz und bietet umfassende Kontrolle über den Beschaffungszyklus, das verhilft Ihrem Unternehmen zu Produktivitätssteigerungen. Risiken minimieren, Geld sparen und Verluste reduzieren: All das ist mit Automatisierung möglich.
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