Nun steht es fest! Nach langem Hin und Her und der Verschiebung von Fristen heißt es: E-Rechnung im B2B Bereich wird am dem 01.01.2025 verpflichtend. Doch was genau heißt das eigentlich und wie können Sie Ihr Unternehmen optimal an das neue Gesetz anpassen?
Mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetztes (WCG) durch den Bundesrat am 22.3.2024 werden sich alle Unternehmen auf den elektronischen Rechnungsaustausch untereinander einstellen müssen.
Als E-Rechnungen werden Rechnungen zulässig sein, die in einem strukturierten Format gemäß der EU-Norm EN 16931 alle rechnungsrelevanten Informationen enthalten. In seinem Schreiben an entsprechende Verbände vom 2.10.2023 konkretisiert das Bundesministerium der Finanzen:
„(…) dass aus Sicht der Finanzverwaltung insbesondere sowohl eine Rechnung nach dem XStandard als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format darstellt, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entspricht.“
Wichtig ist auch der Hinweis darauf, was überhaupt als Rechnung gilt:
„(…) ab der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (…) bei einem hybriden Format (…) der strukturierte Teil der führende sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Hintergrund ist, dass nach der derzeitigen Verwaltungsauffassung das Merkmal „Lesbarkeit“ (vgl. § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG) erfordert, dass die Rechnung für das menschliche Auge lesbar ist. Strukturierte elektronische Formate sind daher erst nach einer Konvertierung in diesem Sinne „lesbar“. Dies bedeutet auch, dass bei einem hybriden Format (z. B. ZUGFeRD) im Falle einer Abweichung zwischen elektronischer Information und dem für das menschliche Auge lesbaren Bildteil der letztere Teil vorgeht. Dieses Verhältnis ist ab der Einführung der obligatorischen eRechnung umzukehren, sodass dann der strukturierte Teil entscheidend sein wird. An der grundsätzlichen Zulässigkeit eines hybriden Formats ändert dies aber nichts.“
Was bedeutet das für mein Unternehmen?
Mit der allgemeinen Verpflichtung, E-Rechnungen empfangen zu können und auf der Basis der Feststellung, dass der strukturierte Teil einer Rechnung der führende ist, müssen sich alle Unternehmen perspektivisch darauf einstellen, Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen und verarbeiten zu können. Ausnahmen sind hierbei alle Rechnungen unter 250 Euro und für Fahrausweise sowie auch Rechnungen an den Verbraucher („B2C“).
Darauf müssen Sie achten:
Sinnvoll ist es daher, sich damit noch vor Inkrafttreten der neuen Regelung zu befassen, und dabei auch gleich den Rechnungsausgang mitzudenken. Es ist vorausschauend, dass man sich jetzt schon darüber Gedanken macht, seine eigenen Rechnungen sobald wie möglich auch schon in einem strukturierten Format gem. EN 16931 erstellt. Das ist mit Aufwand verbunden, aber wenn ein solches System erst einmal umgesetzt wurde, dann ist man für die Zukunft gewappnet – nicht nur in Deutschland, sondern auch für den grenzüberschreitenden Austausch mit Mitgliedsstaaten in der EU.
So kann‘s gehen
Symtrax hat langjährige Erfahrung mit der Umsetzung von E-Rechnungsprozessen in verschiedenen Ländern. Wir beraten Sie ausführlich, wie Sie E-Rechnungsabläufe effizient und möglichst wirtschaftlich umsetzen können. Mit Compleo Hybrid von Symtrax lassen sich Digitalisierungsprojekte Ihres Rechnungsaustauschs zuverlässig und unkompliziert umsetzen.
Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.
Verbessern Sie Ihr Dokumentenmanagement mit KI
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit intelligenter Automatisierung, um das Management eingehender Dokumente zu einem profitablen Unterfangen zu machen.
