Das Akronym „REM“ steht für Rechnungseingangsmanagement. Bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) kann die Verarbeitung eingehender Rechnungen schnell zum Hemmschuh für Wachstum werden, wenn das Rechnungsaufkommen durch die Mitarbeiter nicht mehr bewältigt werden kann. Dies liegt in der Regel an der aufwendigen manuellen Abgleich- und Prüfroutine, die erforderlich ist. Sie intelligent zu automatisieren kann der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg sein.
Was sind die Pflichten des Rechnungsempfängers?
Eingehende Rechnungen sind zu prüfen. Das ist allein schon der Notwendigkeit einer ordentlichen Buchführung geschuldet. Die Rechnung enthält zum einen die Zahlungsaufforderung des Lieferanten, zum anderen dient sie der Mitteilungspflicht gegenüber dem Finanzamt. Zunächst muss die Rechnung auf ihre rechtliche Richtigkeit hin geprüft werden, d.h. ob alle gesetzlich erforderlichen Pflichtangaben enthalten sind. Diese finden sich im §14 (4) des Umsatzsteuergesetztes (UstG); dazu zählen z.B. Name- und Anschrift des Leistungserbringers und -empfängers, Steuernummer bzw. USt-Identifikationsnummer oder natürlich auch Netto- und Bruttopreis. Außerdem wird die Rechnung rechnerisch geprüft, also darauf hin, ob die Rechnung Rechenfehlerenthält. Zuletzt wird ein Abgleich mit den entsprechenden Lieferscheindaten und (wo vorhanden) dem Bestellbezug gemacht.
Nur für eine vollständige Rechnung kann beim Finanzamt ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Eine fehlerhafte Rechnung kann darüber hinaus richtig teuer werden: der erforderliche Mehraufwand für die Bearbeitung eines solchen Falles sollte nicht unterschätzt werden. Neben der zusätzlichen Zeit, die auf den Austausch mit dem Lieferanten zur Richtigstellung der Rechnung aufgebracht wird, kommen etwaige Probleme mit dem Finanzamt hinzu. Außerdem wird der Cashflow möglicherweise durch den fehlenden Vorsteuerabzug unnötig belastet. Es liegt also im Interesse des Rechnungsempfängers, die eingehenden Rechnungen genau zu prüfen.
Wo liegen die Herausforderungen für das Unternehmen?
Man kann sich vorstellen, dass eine gewissenhafte Prüfung Zeit in Anspruch nimmt – viel Zeit! Natürlich enthalten Rechnungen nicht nur zwei oder drei Artikel; oft können sie sehr viele Positionsdaten enthalten und mehrere Seiten umfassen. Da kann die Prüfung einer einzelnen Rechnung schnell mal 30 Minuten dauern.
Ein einfaches Rechenbeispiel gibt eine Vorstellung davon, wie kostspielig allein diese Eingangsprüfung sein kann: eine Mitarbeiterin arbeitet bei einem Jahresgehalt von 30.000 Euro und einer 40-Stunden Woche rund 220 Tage im Jahr. Ihr Unternehmen erhält im Jahr ca. 3.000 Rechnungen, deren Bearbeitung jeweils 30 Minuten dauert. Aufs Jahr verteilt entsprecht das also knapp 14 Rechnungen pro Arbeitstag oder 7 Stunden Arbeitszeit pro Tag. In unserem Beispiel kostete es also ein komplettes Jahresgehalt eines Mitarbeiters (zzgl. Steuern und Abgaben natürlich), allein um die Rechnungen zu prüfen. Dabei sind noch nicht einmal Fehltage oder Urlaub berücksichtigt. Bei komplexeren Rechnungen kann die Prüfung auch deutlich länger dauern. Hinzu kommen immer neue Regelungen und Auflagen, die alle Prozesse noch weiter in die Länge ziehen können. Es ist also durchaus sinnvoll, sich Gedanken darüber zu machen, wie die wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter produktiver eingesetzt werden kann, zumal zu Zeiten des Fachkräftemangels.
Arbeitsaufwand durch Automation reduzieren
Durch intelligente Workflowautomation lässt sich der personelle Aufwand zur Rechnungseingangsverarbeitung erheblich reduzieren. Dabei kommt es vor allem auf folgende Vereinfachungsschwerpunkte an:
- Das Auslesen der Rechnungsdaten und ihr Abgleich mit Lieferschein und Bestellbezug
- Die automatische Prüfung der sachlichen und ggf. rechnerischen Richtigkeit
- Eine übersichtliche Darstellung der Rechnung und der ermittelten maschinenlesbaren Daten
Der vielleicht wichtigste Aspekt aber ist die Gestaltung der Bedienerschnittstelle. Sie muss einfach und intuitiv zu benutzen sein und möglichst keine Ablaufbrüche enthalten, wie sie bspw. durch das Öffnen neuer Eingabefenster oder den Wechsel in andere Programme üblich sind. Die Compleo Invoice Platform (CIP) wurde mit diesem Ziel vor Augen entwickelt: Automation und Vereinfachung, um einerseits Mitarbeiter zu entlasten, andererseits um die Buchung eingehender Rechnungen zu beschleunigen und zugleich das Fehlerrisiko zu senken.
Angebunden wird die SaaS an das ERP des Kunden. Über eine einheitliche Oberfläche wird zunächst der zentralen „Poststelle“ die Möglichkeit eingeräumt, eingehende Dokumente nach Inhalt und Kostenstelle zu sortieren. Alternativ lassen sich an dieser Stelle auch sogenannte Dunkelbuchungen definieren. In der Zwischenzeit hat die eingegangene Rechnung eine automatische, Ki-gestützte Texterkennung durchlaufen, bei der die Kopfdaten ausgelesen wurden und mit den im ERP abgelegten Bestell- und Lieferdaten abgeglichen wurden. Man spricht von einem Drei-Wege-Abgleich. Die Mitarbeiter, die die Rechnungen prüfen sollen, sehen in ihrem individuellen Bereich die Liste ihrer bereits erledigten Arbeitsaufträge, wie auch neu angekommene Rechnungen aus der Poststelle. Wenn sie diese öffnen, wird ihnen auf der linken Seite das Originaldokument angezeigt, auf der rechten die maschinell ausgelesenen Daten, die bereits im Hintergrund abgeglichen wurden. Treten Diskrepanzen auf, werden sie farblich markiert. So sieht der Mitarbeiter auf den ersten Blick, ob alles übereinstimmt oder nicht. Einige Informationen lassen sich in dieser Oberfläche korrigieren, wie z.B. auf Positionsebene die Anzahl gelieferter Güter. Soll eine Freigabe zunächst durch andere validiert werden, kann auch dies direkt aus der gleichen Oberfläche angewiesen werden. In der CIP-Oberfläche lassen sich Rechnungen innerhalb von wenigen Minuten prüfen, validieren und schließlich zur Zahlung freigeben, ohne in das ERP zu wechseln. Die freigegebene Rechnung wird automatisch an das ERP, an ein Archiv oder ein weiteres Modul übermittelt.
Vorteile der Automation mit CIP
Der KI-unterstützte Workflow von CIP ermöglicht vor allem die signifikante Reduzierung des für die Prüfung von Eingangsrechnungen üblichen Zeitaufwands. Hatte man vorher noch mit 30 Minuten pro Rechnung kalkuliert, sind es jetzt nurmehr 5 Minuten. Die Automation des Ablaufs bedeutet vor allem auch eine Senkung des möglichen Fehlerrisikos, das durch manuelle Eingriffe und viele Prozessbrüche begünstigt wird. Darüber hinaus bietet CIP noch einige Besonderheiten wie z.B. die integrierte Validierungsoption durch Dritte, das Anlegen eines Prüfpfads, Zwei-Wege-Authentifizierung u.v.m. So gerüstet kann man wachsendem Erfolg gelassen entgegensehen, da die sich Workflows deutlich leichter, kostengünstiger und zuverlässiger skalieren lassen, während die Kompetenzen der zuvor mit vor allem repetitiven Tätigkeiten beschäftigten Buchhalter für anspruchsvolleren Aufgaben eingesetzt werden können: eine klassische Win-Win Situation.
Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.
Verbessern Sie Ihr Dokumentenmanagement mit KI
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit intelligenter Automatisierung, um das Management eingehender Dokumente zu einem profitablen Unterfangen zu machen.
