O2C trifft auf Digitalisierung
Der Order-to-Cash-Prozess (O2C) ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Oft ist O2C ein entscheidender Faktor für den Erfolg, da er sich nicht nur auf bessere Kundenbeziehungen auswirkt, sondern auch den Zahlungsverkehr, den Umgang mit Ressourcen und die allgemeine Unternehmensführung verbessert.
Wenn Digitalisierung nicht zur erwarteten Effizienzsteigerung führt, dann ist das oft darin begründet, dass nur einzelne papierbasierte Prozesse automatisiert wurden. Hier setzt die O2C-Prozessautomatisierung an und bietet Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz der Digitalisierung. Die O2C-Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, Versandfehler zu reduzieren, die Effizienz zu steigern, die Debitorenbuchhaltung zu beschleunigen, die Zahlungszyklen zu vereinfachen und insgesamt mehr Transparenz in Käufertransaktionen zu schaffen. Automatisierung spielt hier eine entscheidende Rolle.
O2C-Automatisierung mit RPA
Der Order-to-Cash-Zyklus umfasst in erster Linie folgende Schwerpunkte:
Onboarding von Kunden und Kreditverwaltung
Dazu gehört die Übermittlung von Angeboten oder Vorschlägen an potenzielle Käufer. Sie kann sich auch auf Verhandlungen erstrecken, um eine für Käufer und Verkäufer günstige Vereinbarung zu erzielen. Das Onboarding von Kunden kann auch das notwendige Kreditmanagement umfassen, um sicherzustellen, dass jedes Konto ordnungsgemäß verwaltet wird.
Kunden erwarten heute ein digital optimiertes Erlebnis, was Auswirkungen auf die Bereitschaft des Kunden haben kann, eine langfristige Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Einer Studie zufolge geben wiederkehrende Kunden bei einem wiederkehrenden Kauf 67 % mehr aus als Neukunden. Glücklicherweise ist die Verwaltung von Kundendaten viel einfacher, wenn sie in Auftragsverwaltungssystemen erfolgt. Hier wird das Onboarding systematisch. Dadurch können Sie die Daten effizienter kategorisieren und den Aufwand für die Bearbeitung von Bestellungen und das Kreditmanagement verringern.
Bearbeitung von Bestellungen und Kundenaufträgen
Ein Auftrag wird offiziell erteilt, wenn ein Käufer eine Bestellung (PO) zur Beschaffung der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen abgibt. Zur Bestellung wird ein Kundenauftrag erstellt, bei dem es sich im Allgemeinen um ein internes Referenzdokument handelt. Es ist also offensichtlich, dass die Dokumentation eine wichtige Rolle für die Rechenschaftspflicht und die Einhaltung der Bestimmungen spielt.
Die manuelle Datenverarbeitung ist ein langwieriger Prozess. Jeder neu auftretende Fehler, verzögert die Bearbeitung bestehender Aufträge um ein Vielfaches. Mit RPA kann der gesamte PO-to-SO-Prozess automatisiert werden, so dass an keiner Stelle eine manuelle Dateneingabe oder Dokumentenerstellung erforderlich ist. Das Ergebnis sind minimale Wartezeiten, hohe Datengenauigkeit und ein effizientes Dokumentenmanagementverfahren, das die Einhaltung von Bestimmungen erleichtert.
Versand und Rechnungsstellung
Anschließend werden die Produkte versandt und an den Käufer geliefert, zusammen mit den entsprechenden Versand- und Lieferpapieren, wie z. B. Lieferavisen und Lieferscheinen. Die Lieferung wird mit einer Rechnung abgeschlossen, die den erfolgten Kauf mit den gelieferten Waren und Dienstleistungen abgleicht.
Diese Rechnung ein wichtiges Dokument für Käufer und Verkäufer. Bei der digitalen Rechnungsstellung kommt die Automatisierung zum Einsatz, um die Rechnungsbearbeitung insbesondere für die Debitorenabteilung zu erleichtern. Ein automatisierter Auslöser verarbeitet die Rechnung pünktlich kurz nach der Lieferung und sorgt für eine schnellere Zahlungsabwicklung.
Neben der Rechnungsstellung können alle lieferbezogenen Dokumente automatisch im Lagersystem des Käufers aktualisiert werden, wodurch sich die Wartezeiten verkürzen, und die Bestandsverwaltung verbessert. Mit Echtzeit-Bestätigungen, die Technologien wie elektronische Signaturen nutzen, können Aktualisierungen direkt und sofort in das ERP-System eingegeben werden. Der Prozess erfordert kein menschliches Eingreifen mehr.
Zahlungsverkehr und Kundenbindung
Der O2C-Prozess endet nicht mit den Zahlungen, sondern geht darüber hinaus. An diesem Punkt ist es Aufgabe des Verkäufers, eine gesunde, langfristige Beziehung mit dem Käufer zu pflegen. Dies kann durch eine bessere Kundenbetreuung, wettbewerbsfähige Preise und schnellere Lieferungen geschehen.
Wenn der gesamte O2C-Prozess optimiert ist, nehmen Zahlungen weniger Zeit in Anspruch. Dies führt unter anderem zu einer besseren Ressourcenzuweisung und kürzeren Zyklusdauern.
Wie kann Symtrax Ihnen helfen?
O2C beruht auf zwei wichtigen Faktoren, von denen jeder stark vom anderen abhängt und das Ergebnis des O2C-Prozesses vollständig beeinflusst.
- Die Auftragsverwaltung umfasst alles vom Onboarding über die Auftragserstellung bis zum Versand
- Die Debitorenbuchhaltung beginnt mit der Rechnungsbearbeitung und endet mit dem Zahlungseingang. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, Zahlungsfristen (DSO) so weit wie möglich zu reduzieren
Probleme entstehen, wenn zwischen diesen beiden kritischen Teilen des Prozesses keine Übereinstimmung besteht. Obwohl die Trennung der beiden Bereiche zu Spannungen zwischen ihnen führen kann, müssen beide zusammenarbeiten.
Wenn schlechtes Datenmanagement und Eingabefehler nicht frühzeitig erkannt werden, können sie zu deutlichen Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung führen. Eines führt zum anderen: Zahlungen werden unvorhersehbar, die Beziehung zwischen Lieferanten und Käufern leidet, und der Zahlungsrückstand nimmt zu und minimiert den Cashflow.
Symtrax verfügt mit Compleo Hybrid über eine KI-gesteuerte Digitalisierungssoftware, die sich auf die Geschäftsoptimierung konzentriert.
- Mit zertifizierten Konnektoren werden alle Daten direkt von Ihren ERP-/Buchhaltungssystemen erfasst, ohne Ihre bestehende O2C-Einrichtung zu unterbrechen
- Umfassende Datenverarbeitung und -speicherung beschleunigen das Auffinden und Abrufen von Informationen. Sie können von überall und jederzeit auf Dokumente zugreifen und sie problemlos mit allen Beteiligten teilen
- Echtzeit-Bestätigungen von Bestell-, Versand- und Lieferdokumenten erleichtern den gesamten Prozess ohne Verzögerungen
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Alle Dokumente werden automatisch verarbeitet, einschließlich von Angeboten, Bestellungen, Kundenaufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen. Keines dieser Dokumente muss zu irgendeinem Zeitpunkt in diesem Workflow manuell eingegeben werden
- Dokumente und Produkte werden schneller zugestellt, was die Kundenzufriedenheit, die Kundenbindung und damit den Markenwert verbessert
- Alle Formate sind mit den globalen EDI-Anforderungen kompatibel, um den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Systemen zu ermöglichen. Dies gewährleistet sowohl die externe als auch die interne Konformität
- DSO wird verringert
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