Worauf es ankommt
In einer zunehmend globalisierten Welt, wo unsere Lieferanten über den ganzen Globus verstreut sein können und angesichts der massiven Bedrohungen durch Cyberkriminelle, stellt sich die Frage nach Sicherheit. In diesem Kontext ist auch Schnelligkeit entscheidend. Ein schneller, zuverlässiger Service hilft uns, uns vom Wettbewerb abzuheben und schafft das nötige Vertrauen für eine lange Partnerschaft.
Allerdings haben nicht nur unsere Geschäftspartner einerseits und Kriminelle andererseits Interesse an unseren Daten, sondern auch staatliche Behörden wollen Informationen über den Warenaustausch, um nachvollziehen zu können, ob ein getätigter Geldtransfer bzw. der Bezug von Waren rechtlichen und fiskalischen Vorgaben entsprechen. Nachverfolgbarkeit spielt eine immer wichtigere Rolle auf dem Gebiet der internationalen Handelsbeziehungen.
Was ist Peppol genau?
Peppol stand ursprünglich für „Pan European Public Procurement On-Line“ und wurde mit Großbuchstaben geschrieben: PEPPOL. Es war in Skandinavien entwickelt worden mit dem Ziel, Dokumente für das öffentliche Beschaffungswesen in Europa sicher vom Lieferanten zum öffentlichen Auftraggeber zu übermitteln. Schon bald entdeckte man außerhalb von Europa das enorme Potenzial, das dieses „Internet der Dokumente“ ermöglichte. Insbesondere in Neuseeland, Australien, Singapur oder Japan erkannte man seine Stärken schon sehr früh und begann konsequent, entsprechende Lösungen zu entwickeln. Die Pflege von Peppol wurde professionalisiert, und schließlich entschied man sich, von PEPPOL als Akronym zu Peppol als Marke zu wechseln; als solche erfreut sie sich weiterhin wachsender Beliebtheit, gerade im asiatisch-pazifischen Raum.
Peppol ist zum einen also ein Netzwerk, das die sichere Übertragung eines Dokuments von A nach B ermöglicht. Um es nutzen zu können, braucht es einen sogenannten Access Point. Diesen stellen registrierte Service Provider wie Symtrax im Kontext ihrer Software oder als Cloud-Zugang zur Verfügung. Alle Anbieter von Access Points sind in einem zentralen Verzeichnis registriert. Jedes Land verwaltet mithilfe einer eigenen Behörde, der sogenannten „National Agency“ diese Register und bietet den Service Anbietern Unterstützung. Will man also ein Dokument übermitteln, dann wählt man sich über den Zugang (Access Point) seines Providers in das Netz ein und verschickt es sicher verschlüsselt an den intendierten Empfänger. Die Zahlen sprechen für sich: allein im Jahr 2019-2020 wurden mehr als 150 Millionen Transaktionen über das Peppol-Netzwerk verarbeitet.
In Deutschland obliegt die Verwaltung dieses innovativen Netzwerks der Koordinierungsstelle für IT (KoSIT), die am Bremer Finanzsenat angesiedelt ist und auch für den deutschen E-Rechnungsstandards XRechnung zuständig ist. Peppol steht allerdings nicht nur für ein leistungsstarkes Verteilungsnetz; es wird zugleich auch ein Standard für E-Rechnung entwickelt, dem Peppol BIS 3, der auf der Basis der EN16931 die Erstellung von elektronischen Rechnungen ermöglicht. Interessanterweise arbeitet die KoSIT daran, XRechnung in Übereinstimmung mit Peppol BIS 3 zu bringen, was vielleicht schon 2024 erfolgen könnte.
Welche Vorteile bietet Peppol?
Auch wenn Peppol noch ein recht junges Tool ist, haben seine Stärken bereits jetzt viele internationale Nutzer überzeugt.
- Starke Sicherheit: Peppol ist ein dezentral strukturiertes Netzwerk, das den sicheren Austausch von Dokumenten zwischen zwei Teilnehmern ermöglicht. Während der Versand von Dokumenten per E-Mail so unzuverlässig ist wie die gute alte Postkarte, ist Peppol eher mit der Rohrpost zu vergleichen: die transportierten Inhalte sind nur dem Absender und seinem Adressaten zugänglich.
- Länderübergreifende Interoperabilität: Das Peppol-Netzwerk war von Anfang an international ausgerichtet. Es ist unabhängig von nationalen Beschränkungen und Besonderheiten nutzbar und bietet die Einheitlichkeit, die wirtschaftlich denkende Unternehmen schätzen.
- Optimierte Transaktionsgeschwindigkeit: Es ist nicht überraschend, dass der elektronische Austausch mittels eines sicheren Netzwerks zur Beschleunigung von Geschäftsprozessen beiträgt. Genauso entscheidend sind allerdings auch technische Besonderheiten von Peppol wie beispielsweise seine Schnittstellen oder seine Struktur als Multiple-Corner-Modell.
- Simplizität: Peppol ist ohne komplizierte Anpassungen nutzbar. Entscheidend ist die „Verpackung“ des zu übermittelnden Dokuments und der Zugang zum Netzwerk. Im besten Fall sind dafür keine Eingriffe an einem bewährten ERP erforderlich, sondern lediglich seine Ergänzung durch eine auf Workflowautomation spezialisierte Anwendung.
Wie funktioniert Peppol?
Peppol ist ein dezentrales Netzwerk, das lediglich durch ein zentrales Register zusammengehalten wird. In diesem Register werden Informationen jedes Empfängers vorgehalten, wie Adresse und Formatangaben. Über die aktuell genutzte Struktur des Four-Corners-Modells wird sichergestellt, dass sich Versender und Empfänger über einen beliebigen Zugangspunkt bzw. Access Point austauschen können. Das funktioniert folgendermaßen:
- Corner 1: Der Absender sendet eine Nachricht in dem vom Empfänger spezifizierten strukturierten Format an seinen Peppol Service Anbieter.
- Corner 2: Der Dienstleister des Versenders packt die Nachricht in ein dem Peppol-Protokoll kompatibles Format und schickt sie auf die Reise.
- Corner 3: Der Dienstleister des Empfängers empfängt die Nachricht und wandelt sie in das vom Empfänger erwarteten Format um, bevor er sie an den Adressaten übermittelt.
- Corner 4: Der Adressat empfängt die Nachricht und übernimmt sie in sein ERP.
Durch diese Struktur über „4 Ecken“ („Four Corners“) wird der Austausch von Dokumenten standardisiert. Die Syntax, die Peppol verwendet, ist UBL. Für elektronische Rechnungen kann das Peppol-eigene Format Peppol BIS Billing 3.0 verwendet werden. In der EU ist die Norm EN 16931 bindend; welches Format oder welcher nationale Standard („CIUS“) Anwendung findet, liegt letztlich aber in der Verantwortung der Geschäftspartner.
Die Art, wie Peppol konzipiert ist, ermöglicht einerseits einen sehr großen Freiraum und vereinfacht und beschleunigt andererseits die Übermittlung erheblich und ermöglicht eine vollständige Interoperabilität zwischen beliebigen Geschäftspartnern, ohne dass eine dedizierte Verbindung zwischen den beteiligten Unternehmen erforderlich ist.
Mit Symtrax ins Peppol-Netz
Um Peppol als Übertragungsweg nutzen zu können, braucht man einen Zugang zum Netzwerk, den sogenannten „Access Point“. Dieser wird von zertifizierten Partnern wie Symtrax zur Verfügung gestellt. Was die Lösung von Symtrax jedoch besonders attraktiv macht, ist die Einbettung des Zugangs in einen automatisierten Gesamtworkflow, in dem ein Dokument aus dem ERP entgegengenommen und ggf. aufbereitet wird, bevor es dann über das Peppol-Netzwerk an den Adressaten übermittelt wird. Die Anwendungssuite Compleo Hybrid ermöglicht die Umwandlung einer vom ERP generierten Rechnung in ein EN16931-konformes Format und seine anschließende automatisierte Weiterleitung an den jeweiligen Empfänger über den jeweils bevorzugten Kanal. Außerdem hat man in einer Art Cockpit einen Überblick über die von Peppol generierten Meldungen, z.B. ob ein versendetes Dokument auf der anderen Seite auch empfangen wurde.
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