So wird man eine “Digital-First”-Organisation

Einleitung

Einer der wenigen Lichtblicke für Unternehmen nach der letzten Pandemie war die Chance, bisherige Verfahren neu zu bewerten. Die plötzliche Notwendigkeit, den eingespielten Büroalltag radikal zu verändern, hat gezeigt, wie dringend wir auf Digitalisierung angewiesen sind. Denn eines ist klar: Die Zukunft ist digital.

Was versteht man unter einem “digital-first” Unternehmen?

Der Wechsel vom Präsenzbetrieb zur Zulassung von Home-Office allein bedeutet jedoch noch nicht, dass Ihr Unternehmen schon digital ist. Eine digitale Organisation ist vor allem gekennzeichnet durch ihr ausgeprägt agiles Arbeitsumfeld, das u.a. auch die Arbeit aus dem Home-Office ermöglicht.

Es geht also nicht allein um den Einsatz von Technologie. Erst die Schaffung eines digitalen Ökosystems, in dem strukturell digitales Arbeiten auf alle Ebenen unterstützt wird, macht ein Unternehmen zu einem digitalen Unternehmen. 

Bereits vor der Pandemie gab es Tendenzen zur Verlagerung von Arbeit ins Home-Office. Dabei wurde zunehmend deutlich, dass beispielsweise papierbasierte Prozesse sich hemmend auf die Produktivität und als Quelle von Verzögerungen erweisen. Dies führt zu Systemengpässen und behindert ein flexibles und unabhängiges Arbeitsumfeld. Es wurde auch deutlich, dass sich viele repetitive Aufgaben auch automatisieren lassen und die physische Präsenz von Personal dafür entbehrlich ist. Es stellt sich also die Frage, wie man die Veränderungen, die eine echte digitale Transformation erfordert, so umsetzen kann, dass sie sich nicht behindernd, sondern unterstützend auf die unternehmerischen Abläufe auswirken.

Akzeptanz für die digitale Transformation

“Den Mitarbeitern mobile Apps anzubieten ist zwar digital, aber es ist nicht „digital first“, wenn es nicht Teil einer umfassenden Strategie ist”, sagt Stephen Redwood, Principal bei Deloitte Consulting LLP. “In Digital-First-Organisationen sind Menschen, Prozesse und Strukturen darauf ausgerichtet, Digitalisierung so zu optimieren, dass sie an der Produktivitätssteigerung des Unternehmens beitragen.”

Digitale Transformation braucht allerdings Zeit. Ein Unternehmen durchläuft eine Reihe von Veränderungen, bevor es sich zu einer wirklich unabhängigen digitalen Einheit entwickelt. Ziel ist das, was wir „digitale Reife“ oder „digitale Transformationsreife“ nennen; sie wird über einen Zeitraum des Lernens und Wachsens erreicht wird.

Laut einer anderen Studie von Deloitte können diese Konzepte in drei spezifische Phasen der Umsetzung unterteilt werden:

• Vorstellung: Die erste Phase ist die Bewusstseinsphase, in der Unternehmen Chancen erkennen, Ambitionen definieren und eine klare Vision für die Zukunft auf Grundlage der aktuellen digitalen Ressourcen entwickeln müssen.
• Umsetzung: In dieser Phase wird auf Grundlage der vorangegangenen Phase ein Handlungskonzept erstellt.  Hier werden plausible Konzepte getestet und die zu optimierenden Fähigkeiten des Unternehmens auf Grundlage der Geschäftsziele priorisiert. Außerdem wird in dieser Phase der digitale Reifegrad des Unternehmens bewertet und eine Strategie für die digitale Durchdringung festgelegt.
• Starten: Jetzt beginnt die Integration Digital-Technologien auf ganzer Breite. Je weiter die Umsetzung voranschreitet, desto messbarer werden seine Ergebnisse. Die Vorteile der digitalen Transformation und seine Auswirkungen auf den ROI werden erfahrbar und lassen sich anschaulich visualisieren.

Forschungen zeigen, dass die COVID-19 Pandemie die digitale Transformation in allen Unternehmen beschleunigt hat. Die Technologiebranche meldete mit 78 % den höchsten Anstieg bei den digitalen Bemühungen, das Gesundheitswesen lag mit 74 % nicht weit dahinter, und die Fertigungsindustrie mit 65 %.

Von den Unternehmen mit rückläufigen Umsätzen aufgrund von COVID-19 gaben 45 % an, dass sie sich jetzt auf die digitale Transformation konzentrieren. Die Unternehmen haben die digitale Einführung von Kunden- und Lieferketteninteraktionen um fast 3-4 Jahre beschleunigt.

Darüber hinaus waren 72 % der Unternehmen, die bereits vor der Pandemie Digitalisierungsinitiativen angepasst hatten, in der Lage, nahtlos auf eine Kultur der Remote-Arbeit umzustellen.

Aber das ist leichter gesagt als getan, oder? Wenn wir von “digital-first” sprechen, schließt das auch Organisationen ein, die noch keine Strategie für den Start ihrer digitalen Initiativen entwickelt haben. Der schwierigste Teil könnte tatsächlich der Anfang sein: Wobei wir Sie gerne unterstützen möchten.

Digitale Transformation – Wo fängt man an?

Auf der Liste der Hauptgründe, die die Digitalisierung behindern, gaben 36,7 % der Befragten an, dass es den Geschäftsführern oder Vorständen an Initiative mangelt. Digitale Transformation lässt sich nur dann erfolgreich umsetzen, wenn die Entscheidungsträger mit einer “Bewertungsphase” beginnen. Für das Unternehmen als Ganzes muss die Priorisierung von Prozessen nachvollziehbar sein.

Für die Fertigungsindustrie ist die Lieferkette beispielsweise von besonderer Bedeutung, während für Banken und Investmentgesellschaften oft die nahtlose Interaktion mit den Kunden im Vordergrund steht.

Allerdings gibt es einen entscheidenden Nachteil: Ihr Hauptziel in der Bewertungsphase besteht nicht nur darin, Ihre primären Prozesse umzugestalten. Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung wird nur dann nachhaltig sein, wenn er nicht disruptiv ist. Denken Sie daran, dass es bei der Digitalisierung nicht nur darum geht, etwas zu ändern, sondern auch darum, die richtigen Änderungen zum richtigen Zeitpunkt vorzunehmen. Alles, was Sie tun, sollte zur endgültigen digitalen Transformation beitragen.

Digitale und elektronische Signaturen

Wenn Sie auf der Suche nach einem zwar kleinen, aber dennoch wirkungsvollen Prozess sind, um einen Wandel einzuleiten, sind Lösungen für digitalisierte Genehmigungsprozesse ein guter Anfang. Alle Branchen, Abteilungen, Sektoren und Hierarchien haben ihren eigenen Dokumentationsbedarf. Nichts geht ohne Genehmigungen, und Genehmigungen werden in der Regel durch Unterschrift bestätigt.

Durch Einführung eines papierlosen Dokumentenaustauschs gewinnt die elektronische Unterschrift an Bedeutung. Besonders sensible Transaktionen können zu rechtlichen Konsequenzen führen, da die Interaktion mit Daten ein Problem für die Cybersicherheit und den Identitätsdiebstahl darstellt. Mit digitalen und elektronischen Signaturen können Sie diese Hindernisse überwinden, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig das Dokumentenmanagement zu verbessern.

Warum sind digitale und elektronische Signaturen optimal für einen digitalen Wandel?

• Unterschriften sind ein grundlegender Bestandteil von Geschäftsprozessen., Sie lassen sich relativ einfach und ohne tiefe Eingriffe im Rahmen einer digitalen Transformation einbinden
• Die Implementierung einer Umgebung für digitale Unterschriften ist dank moderner SaaS-basierten Lösungen innerhalb von wenigen Tagen statt Wochen umsetzbar
• Eine Signatur-Lösung kann nahtlos in eine bestehende Infrastruktur, ERPs und CRMs eingebettet werden, ohne dass Programm- und Netzwerkänderungen erforderlich sind
• Nachvollziehbare Funktionen unterstützen die Rechenschaftslegung. Die Transaktionen sind sicherer und erfüllen problemlos alle internen bzw. externen Konformitätsanforderungen
• Eine intelligente Signaturlösung wirkt sich unmittelbar nach ihrer Implementierung positiv aus

Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz einer geeigneten Lösung für digitale Signaturen, dass der gesamte Prozess der Dokumentenverwaltung elektronisch erfolgt, von der Formatierung bis zur Unterzeichnung und Fertigstellung. Damit entfällt der Bedarf an manuellen Eingriffen auf Papier zu jedem Zeitpunkt.

Mit fortschrittlichen Funktionen wie Geo-Tagging und Zeitstempeln wird die Nachverfolgung und Verantwortung wesentlich einfacher. Auch das Speichern und Abrufen von Dokumenten ist jetzt einfach und schnell.

Umstieg auf Robotic Process Automation (RPA)

Man kann nicht über die digitale Transformation sprechen, ohne die Prozessautomatisierung (RPA) zu erwähnen.

RPA ermöglicht es, repetitive manuelle Aufgaben vollständig automatisiert zu übernehmen.

RPA hat die Produktionsindustrie bereits erobert und die 4. industrielle Revolution im Alleingang vorangetrieben. RPA wächst exponentiell: der globale Markt für robotische Prozessautomatisierung dürfte bis 2027 ein Volumen von 10,7 Mrd. USD erreicht haben; von 2020 bis 2027 wird ein Wachstum mit einer CAGR von 33,6 % erwartet.

In Zeiten des Facharbeitermangels eröffnet die Idee eines Roboter-Fließbands neue Möglichkeiten. So kann der Einsatz von RPA in Produktionsprozessen einen etwaigen Produktionsstopp verhindern helfen, was zu Verzögerungen in der gesamten Lieferkette führen kann.

Durch sinnvolle Automatisierung repetitiver Abläufe können sich die Mitarbeiter auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Selbst in Krisenzeiten wird auf diese Weise sichergestellt, dass wichtige tägliche Aufgabenzuverlässig abgearbeitet werden.

Der Einsatz von RPA im Kontext der digitalen Transformation bedeutet:

• Verringerung der Abhängigkeit von manuellen Eingriffen
• Vermeidung von Fehlern bei repetitiven Aufgaben
• Reduktion des Zeit- und Ressourcenaufwands
• Effizientere Nutzung der Arbeitszeit der Mitarbeiter

Auch wenn das ganze Potenzial von RPA aktuell noch nicht absehbar ist, so zeigt sich schon jetzt seine große Bedeutung als Wegbereiter für die digitale Transformation.

Der Grund, warum RPA für einen Digital-First-Ansatz geeignet ist, liegt darin, dass es kleine, schrittweise Verbesserungen ermöglicht, die sofortige Ergebnisse liefern. Dies ist ein weitaus weniger risikobehaftetes Vorgehen als ein langer, unabsehbarer Change-Prozess, der erst nach Jahren signifikante Erträge zeitigt.

Prozesse wie die Lieferkette, bei denen jedes Segment aus kleineren Funktionsmodulen besteht, sind das ideale Testfeld für RPA. So lassen sich beispielsweise durch die Automatisierung von Bestellprozessen und Aufträgen manuelle Dateneingaben reduzieren, was zu einer Rationalisierung und entsprechenden deutlichen Beschleunigung des gesamten Arbeitsablaufs führt.

Die Bearbeitung von eingehenden Waren und Lieferungen kann zu längeren Wartezeiten und Produktionsverzögerungen führen. Ihre Automatisierung hilft nicht nur, den erforderlichen Zeitaufwand zu verringern, sondern auch die Mitarbeiter in der Buchhaltung zu entlasten, weil Datenkalibrierung und Zahlungsprozesse wesentlich einfacher werden.

Digitalisierung eröffnet neue Horizonte

Die Möglichkeiten der Digitalisierung sind endlos. Das bedeutet aber nicht, dass die Digitalisierung ein geistloser Prozess der Übernahme neuer Technologien um ihrer selbst willen sein muss.

Die Umstellung auf eine „digital first“ Organisation ist ein Weg, der für jeden anders aussehen wird. Die Entscheidung für den Change muss aus dem Unternehmen herauskommen. Wir hoffen jedoch, dass wir diesen Prozess durch unsere Ausführungen unterstützen können, indem wir die Vorteile und das Potenzial eines fokussierten und planvoll durchgeführten digitalen Transformationsprozesses aufgezeigt haben. Die hier erörterten Möglichkeiten geben nur einen kleinen Einblick, wie ein solcher Change begonnen werden könnte.

Es gibt viele weitere Methoden, die sich für die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben eignen. Dazu zählen:

• Elektronischer Datenaustausch (EDI): Eine formatabhängige Datenübertragungsmethode, die den Dokumentenaustausch exponentiell vereinfacht
• Anwendungsprogrammier-Schnittstelle (API): Eine moderne Art des Datenaustauschs, mit dem sich Daten in Sekundenschnelle und systemübergreifend abrufen und übermitteln lassen

EDI verbessert die Datenintegration und rationalisiert den Informationsfluss eines Unternehmens. Im Kontext von Lieferketten kann diese Methode zu einem verbesserten Kundenservice und zu einer höheren Transparenz der Prozesse zwischen den Handelspartnern führen.  Im Kontext des Austauschs von Geschäftsdaten ermöglicht EDI die Datenkorrespondenz zwischen Unternehmen zu rationalisieren. In Verbindung mit API hebt EDI den Datenaustausch auf eine neue Ebene, denn API ermöglicht die automatisierte Bereitstellung von Geschäftsdokumenten für den Endempfänger, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich wäre.

Die Integration moderner Methoden wie API und EDI wird Unternehmen dazu verhelfen, in einer ständig weiter digitalisierten Wirtschaft wettbewerbsfähig zu bleiben.

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