Was die besten Voraussetzungen für einen überschaubaren Archivierungsprozess sind und wie Sie diese Anforderungen in Ihrem IT-Bereich einbinden können, wird in diesem Beitrag erläutert.
Eine seriöse Archivierungslösung gibt Ihnen die Möglichkeit, ein Dokument abzurufen und seine Authentizität nachzuweisen. Im Laufe der letzten Jahre sind einige nützliche technologische Funktionen entwickelt worden, mit denen sich die Rechtskonformität eines von Ihrem Unternehmen erstellten, gespeicherten und abgerufenen Dokuments belegen lässt.
Einige Methoden sind weniger komplex und kosteneffizienter, erfüllen aber dennoch die Anforderungen an die Archivierung von Geschäfts- oder Handelsdokumenten. Nur mit einem Archivierungssystem allein lässt diese Konformität jedoch nicht erzielen. Prozesse und Technologie müssen in Einklang gebracht werden. Die Archivierung von Geschäftsdokumenten lässt sich vereinfachen, indem Sie die digitale Dokumentenverwaltung mit der Archivierung von Dokumenten in der Cloud kombinieren. Auf diese Weise entspricht die Verwaltung digitaler Dokumente einerseits allen Anforderungen an die Archivierung, während sie andererseits von direkten Verbindungen zwischen den Systemen, die die Dokumente erstellen, und dem Cloud-basierten Dokumentenspeicher, in dem sie vorgehalten werden, profieren.
Nachfolgend werden einige Anforderungen an die Archivierung und einfache Möglichkeiten zu ihrer Umsetzung beschrieben. Die hier erwähnten Verbindungsfunktionen sind Teil der Compleo Suite, einer Software zur Verwaltung digitaler Dokumente, die Treiber für die Befüllung von Cloud-Speicherplattformen mit archivierten Dokumenten bietet.
Anforderung 1: Skalierbarkeit und Leistung
In Unternehmen werden in der Regel viele Geschäftsunterlagen erstellt. Das Finanzamt, Anwälte, Buchhalter, Banken und Regierungsbehörden geben z.B. unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor. Mit einer Cloud-basierten Lösung eröffnen sich diesbezüglich neue Möglichkeiten der Skalierbarkeit und der Speicherkapazität.
Viele Unternehmen möchten eine sichere und gesetzeskonforme Speicherung in der Cloud erreichen, um die mit der Implementierung vor Ort verbundenen Probleme zu umgehen, und suchen zu diesem Zweck nach wettbewerbsfähigen und rechtsicheren Archivierungssystemen.
Glücklicherweise bieten Cloud-Anbieter für die Dokumentenspeicherung oftmals Kalkulatoren an, mit denen sich die damit verbundenen Kosten ermitteln lassen. Unabhängig davon, ob Sie sich für Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Plattform oder Microsoft Azure entscheiden, lassen sich die Kosten auf Grundlage der Anzahl der jährlich produzierten und archivierten Dokumente sowie der durchschnittlichen PDF-Größe, des Prozentsatzes der Dokumente, die durchsucht werden, und des Prozentsatzes, der zum Download angeboten werden soll, ziemlich einfach vergleichen.
Anforderung 2: Sicherheit und Zuverlässigkeit
Die aktuellen Anforderungen an die digitale Unterschriftstechnologie gewährleisten, dass ein durch eine gültige digitale Unterschrift gesperrtes PDF-Handelsdokument nicht verändert werden kann. Diese Nur-Lese-Anforderung ist leicht zu erfüllen. Um zu verhindern, dass ein Dokument ersetzt oder weggeworfen wird, kann eine Richtlinie zur Sperrung des Datentresors entweder innerhalb des gewählten Cloud-Speichers (z. B. Amazon Glacier) mit seiner unveränderlichen Bucket-Option oder auf der Ebene des Feed-Systems implementiert werden, indem eine GUID zur Referenzierung des PDFs verwendet wird, die den Austausch der Datei verhindert.
Solange das System, das den Cloud-Speicher mit den vom ERP-, CRM- oder BMP-System freigegebenen Geschäftsdokumenten speist, einen durchgehenden Arbeitsablauf aufweist, sind alle archivierungsfähigen Handels- oder Geschäftsdokumente sicher und korrekt.
Außerdem ist es möglich, die Sicherheit und Korrektheit durch zusätzliche Funktionen wie das PDF/A-Format für langfristige Lesbarkeit und Zeitstempel zu erhöhen. Eine der effizientesten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist die Einbettung von Metadaten, die bei der Erstellung und Archivierung des Geschäftsdokuments anfallen. Die Dokument-ID wird dann Teil des Dokuments selbst und bietet allen Prüfern relevante Informationen über die Herkunft des Dokuments, das Erstellungsdatum, das Datum der digitalen Signatur, die am Workflow beteiligten Prozessnamen, historische Details und vieles mehr
Anforderung 3: Suche und Abruf von Dokumenten
Dokumente müssen unabhängig von der Anwendung, mit der sie erstellt wurden, gespeichert werden können. Außerdem müssen Geschäftsdokumente unabhängig von Support, System oder Version aufbewahrt werden.
Die Suche und der Abruf von Geschäftsdokumenten aus einem Cloud-Speicher kann recht einfach sein, sofern die relevanten Metadaten oder Eigenschaften an das Archivierungssystem weitergegeben werden. Dies ist die Aufgabe der Verwaltungslösung für digitale Dokumente, die das Archiv mit Daten versorgt. Durch die Identifizierung von Metadaten im Inhalt des Dokuments, können Sie die Suche beschleunigen und die Ergebnisse auf die relevantesten Dokumente eingrenzen ohne den gesamten Text auf mehreren Seiten indizieren zu müssen.
Die von der Archivierungsanwendung bereitgestellten Suchformulare bieten verschiedene Möglichkeiten, um durch die Ablagebereiche zu navigieren und nach einem bestimmten Dokument zu suchen. Es gibt auch einige Möglichkeiten, die Suche zu verbessern und die Verbindung zum gewünschten Dokument oder Bereich aufrechtzuerhalten.
Wenn Sie das rechtliche Archivierungssystem aus Ihrem digitalen Dokumentenmanagementprozess heraus versorgen, können Sie die URL des archivierten Dokuments beibehalten und sie in der entsprechenden Anwendung speichern. Dies erleichtert die Suche, da eine direkte Verbindung zwischen der Anwendung und dem archivierten Dokument besteht.
Fazit
Durch die Kombination von Prozessen und Technologien kann Ihr Unternehmen Geschäftsdokumente in einen geeigneten Cloud-Speicherbereich verschieben, sobald sie erstellt wurden. Es gibt verschiedene Compleo Suite-Konnektoren und -Treiber, um S4/HANA mit der SAP Cloud Plattform, IBM i mit AWS3 oder Windows-Anwendungen mit Microsoft Azure zu verbinden.
Sofern die oben genannten Anforderungen erfüllt sind, wird ein Dokument ordnungsgemäß archiviert. Dies gilt nicht nur, weil es an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, um später abgerufen werden zu können, sondern auch, weil die Übertragung des Dokuments von seiner Quelle zum Speicherort wirklich sicher ist.
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