Warum ein Prüfpfad so wichtig ist
Mit der Richtlinie 2010/45/EU des Europarates vom vom 13. Juli 2010 wurde die Einrichtung eines Prüfpfads verpflichtend. Damit soll die Authentizität, die Integrität sowie […]
Mit der Richtlinie 2010/45/EU des Europarates vom vom 13. Juli 2010 wurde die Einrichtung eines Prüfpfads verpflichtend. Damit soll die Authentizität, die Integrität sowie die Lesbarkeit elektronischer Rechnungen sichergestellt werden.
Unabhängig von der europäischen Vorgabe und ganz gleich welche Größe Ihr Unternehmen hat, es ist durchaus sinnvoll, einen solchen Prüfpfad einzurichten. Auf diese Weise stellen Sie die Konformität Ihrer Rechnungen sicher; Sie können Ihre Rechnungslegungsprozesse besser steuern und absichern; schlussendlich vereinfachen Sie den Aufwand bei Steuerprüfungen und Audits.
In diesem Artikel wollen wir eingehender auf den Prüfpfad eingehen sowie die damit verbunden Kontrollen und erforderlichen Schritte zur Einrichtung behandeln.
Was ist ein Prüfpfad?
Ein Prüfpfad ist eine Methode der innerbetrieblichen Kontrolle, bei der man alle finanziellen Transaktionen von ihrem Ursprung bis zu ihrem Abschluss nachverfolgt. Bei der Rechnungsstellung hilft diese Methode festzustellen, ob Transaktionen tatsächlich durchgeführt wurden und ob sie mit den Angaben auf der Rechnung übereinstimmen. Solche Kontrollen zielen also darauf ab nachzuvollziehen, ob ein Zusammenhang zwischen einer Rechnung und der in Rechnung gestellten Transaktion besteht. Rechnungssteller und -empfänger müssen Authentizität, Integrität und Lesbarkeit über den gesamten Lebenszyklus der Rechnungen hinweg bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleisten. Dazu muss sichergestellt sein, dass:
- die Rechnung an den richtigen Empfänger und zum richtigen Zeitpunkt adressiert ist;
- gesetzlich vorgeschriebene Angaben enthalten sind. Für Deutschland maßgeblich sind u.a. die GoBD und das UStG;
- die Rechnung nicht doppelt verarbeitet bzw. abgespeichert wurde;
- die Rechnungsdaten vollständig und genau sind und auch für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung unverändert bleiben;
- die Rechnung wahrheitsgetreu ist, d.h. dass sie einen tatsächlichen wirtschaftlichen, buchhalterischen und finanziellen Vorgang abbildet und alle Transaktionen in chronologischer Reihenfolge stattgefunden haben;
- alle Transaktionen den geltenden Rechtsvorschriften entsprechend durchgeführt wurden;
- potenzielle betriebliche wie finanzielle Risiken identifiziert und gesteuert werden.
Welche Unternehmen brauchen einen Prüfpfad?
Jedes steuerpflichtige Unternehmen, das keine qualifizierte elektronische Signatur auf seinen Rechnungen verwendet oder EDI-Verfahren (Electronic Data Exchange) einsetzt ist zur Einrichtung eines Prüfpfads verpflichtet, und zwar prinzipiell unabhängig von seiner Größe, Branche oder Rechtsform.
Allerdings unterscheiden sich die Anforderungen an den Prüfpfad je nach Umsatz des Unternehmens, dem Volumen der ausgestellten und empfangenen Rechnungen sowie der für den für die Rechnungsverarbeitung eingesetzten Ressourcen:
- Für Kleinstunternehmen genügt es, bei einer Buchprüfung eine mündliche Präsentation anhand eines konkreten Beispiels zu geben. Es reicht, dass sie von einer einzigen Person gehalten wird, sofern diese dafür verantwortlich ist, Rechnungen mit den Geschäftsunterlagen (Kostenvoranschläge, Bestellscheine, Lieferscheine, Zahlungs- bzw. Rechnungsbelege) zu vergleichen. Belege dafür sind aufzubewahren, um eine Nachverfolgung der Vorgänge zu ermöglichen.
- Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) reicht eine zusammenfassende Dokumentation.
- Großunternehmen müssen ausführlicheren Dokumentationspflichten nachkommen.
Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderung ist von entscheidender Bedeutung, um die Authentizität, Integrität sowie die Lesbarkeit der ausgestellten und empfangenen Rechnungen zu gewährleisten. Im Falle einer Steuerprüfung oder eines Audits sollte der Prüfpfad die Konformität der Rechnungen gemäß geltenden Vorschriften belegen können.
Wie richtet man einen Prüfpfad ein?
Erster Schritt: Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse
Bevor Sie einen zuverlässigen Prüfpfad einrichten können, müssen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme vornehmen, um einen Überblick über die Rechnungsströme in Ihrem Unternehmen zu gewinnen. Dabei sind relevante Dokumentation und unternehmenseigene Kontrollmechanismen zu berücksichtigen. Auf dieser Basis kann man nun weitergehend untersuchen:
- Welche ein- beziehungsweise ausgehende Rechnungsströme gibt es?
Es ist unerlässlich, dass Projektteam gebildet wird, das die bestehenden Rechnungsströme erfasst und analysiert und so einen guten Einblick in den Gesamtablauf erhält. - Welche Wirtschaftspartner sind von den Rechnungsströmen betroffen? Untersuchen Sie wer mittelbar bzw. unmittelbar impliziert ist, z.B. Lieferanten oder Kunden.
- Welche Kontrollinstrumente werden eingesetzt?
- Welche internen Kontrollen wurden bereits durchgeführt? Es ist wichtig, ein vollständiges Bild aller internen Kontrollen und Überprüfungen zu erhalten, denn nur so wird die Authentizität und Integrität der Rechnungen belegt
- Welche Personen spielen welche Rolle bei der Durchführung solcher Kontrollen? Ermitteln Sie die Stakeholder des Rechnungslegungsprozesses, also Controller, Qualitätsmanagement usw. Stellen Sie außerdem fest, welche Rolle und welche Verantwortlichkeiten jeder einzelne in diesem Kontext haben.
- Wie oft wird kontrolliert und wie werden die Kontrollen durchgeführt? Prüfen Sie, ob Kontrollen stattfinden und in welchen zeitlichen Abständen, und ob sie regelkonform und dem Rechnungsvolumen angemessen sind.
Zweiter Schritt: Dokumentation des Prüfpfades
Ihr Unternehmen ist verpflichtet, alle prüfungsrelevanten Unterlagen zusammenzustellen, sie bereitzustellen und zu erläutern. Ein Steuerprüfer der entsprechenden Behörde stellt die Vollständigkeit und Regelkonformität des Prüfpfads fest. Anhand der Dokumentation lassen sich auch etwaige Betrugsversuche herausfinden. Die Dokumentation sollte daher lückenlos und in sich stimmig sein, damit auch ein Außenstehender den Rechnungsstellungsprozess nachvollziehen kann.
Was genau prüft das Finanzamt?
Im Falle einer Betriebsprüfung müssen gewisse Informationen elektronisch übermittelt werden. Das gilt ganz besonders für große Unternehmen. Bereitgestellt werden müssen:
- Eine Übersicht über die IT-Werkzeuge, die beim Rechnungslegungsprozess zum Einsatz kommen und die damit verbundenen Sicherheitsmaßnahmen
- Die Strukturen der verwendeten Dateien und Angaben zur Art ihrer Einspeisung
- Die Kodierungstabellen der Daten sowie der dafür verwendeten Parameter
- Die Methoden, wie Daten gespeichert und archiviert werden
- Eine Übersicht über die Verteilung von Informationen sowie die Art und Weise, wie diese Daten ausgetauscht und validiert werden
- Eine Beschreibung des Prozesses der Einbindung von Informationen in die Buchführung sowie des Kontrollverfahrens, mit denen die Kohärenz der Informationen sichergestellt wird (Häufigkeit, Umfang und Art)
- Eine Liste, die die Abweichungen und die Prozesse für die Fehlerkorrektur dokumentiert
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