La automatización documental es el proceso tecnológico para racionalizar y automatizar la generación, aprobación y proceso de entrega o pago de un documento. Esta tecnología está diseñada para eliminar la entrada de datos manuales, procesos basados en papel, y reducir los errores y demoras, lo que conduce a un aumento de la eficiencia y visibilidad en el proceso del tratamiento del documento.
El libro de firmas electrónicas
Un libro de firmas electrónicas es una herramienta informática que permite registrar y gestionar firmas digitales de las personas, para validar documentos electrónicos y permitir la autorización para realizar determinadas acciones, así como permitir la gestión documental de una empresa de manera más rápida, eficiente y segura.
Un libro de firmas electrónicas puede ser utilizado en muchos ámbitos, como por ejemplo en la gestión documental de una empresa, para validar contratos o para realizar pagos. Estas firmas son seguras y garantizan la autenticidad del documento y la identidad de la persona que lo firma.
Este circuito optimiza el proceso documental, facilitando la validación y firma de todo tipo de documentos (contratos, órdenes de compra, albaranes, etc.) de forma totalmente desmaterializada, garantizando el mismo valor legal que una firma manual.
Las principales ventajas son la :
- Reducción de la impresión en papel,
- La limitación del error humano,
- Su mayor flexibilidad,
- Trazabilidad,
- Confidencialidad y seguridad de los documentos… lo que se traduce en un ahorro de costes y aumento de la productividad.
El proceso de una firma electrónica
Este proceso normalmente empieza con la recuperación de datos. El documento emitido desde una aplicación o desde el ERP se recupera en la herramienta. Después de un pedido, se dirige a las personas o departamentos adecuados para su aprobación. Estos individuos pueden revisar el documento, hacer los cambios necesarios y aprobarlo o rechazarlo.
Por ejemplo, el asistente administrativo recibe una notificación para validarlo. El responsable de departamento, a su vez, también lo recibe, validándolo y agregando, si es necesario, archivos adjuntos, como una orden de compra. Una vez validado, el director firma el documento. A continuación, este documento se envía al contable y, finalmente, se archiva.
El archivo en el libro de firmas permite a las empresas acceder fácilmente a las facturas y otros documentos relacionados, reduciendo la necesidad de entrada de datos manuales y procesos basados en papel.
