Si la dématérialisation des documents tend à se généraliser, la signature reste encore trop souvent manuelle. Pourtant, avec les innovations de ces dernières années, le passage à la signature électronique devient indispensable dans toutes les entreprises qui souhaitent simplifier leurs processus administratifs.
Alors quel type de signature électronique utiliser dans votre entreprise ?
On distingue plusieurs types de signature électronique, chacun étant associé à différents niveaux de sécurité.
- La signature électronique « qualifiée » correspondant au plus haut niveau de sécurité. Cette signature est destinée aux documents à fort taux de risque. La procédure de la signature qualifiée n’est utilisée que dans 5% des cas (principalement appliquée aux actes authentiques rédigés par les notaires). Elle est en effet soumise à des contraintes réglementaires : elle nécessite l’obtention d’un certificat électronique qui est délivré par une autorité de certification après vérification physique de l’identité du signataire (certificat RGS**).
- La signature électronique avancée reposant sur un certificat de signature électronique qualifié (niveau 3), est délivré par un prestataire de services de confiance et sujet à des contrôles. Avant la délivrance de ce certificat, une vérification d’identité du signataire est effectuée.
- La signature électronique « avancée » correspond au niveau de sécurité intermédiaire. Elle est appliquée principalement dans le cadre de transactions financières importantes ou pour des signatures présentant des enjeux juridiques importants. Elle doit remplir plusieurs conditions : la signature doit être liée à son signataire de manière univoque, permettre de l’identifier formellement, doit être créée sous son contrôle exclusif comme son téléphone ou son ordinateur et enfin garantir que l’acte auquel elle s’attache ne pourra être modifié. Elle représente seulement 15% des usages.
- La signature électronique « simple » correspond au dernier niveau de sécurité. Elle est actuellement la procédure la plus couramment utilisée, adaptée à la quasi-totalité des documents d’entreprise (bons de commande, de livraison, devis…) et représente 80% des usages. La signature est dite « simple » car elle ne nécessite pas de supports ou de démarches au préalable, ce qui rend son utilisation rapide et fluide. Il est seulement nécessaire de disposer d’une boite mail ainsi que d’un navigateur web. La première chose à vérifier est de s’assurer de l’identification du signataire. Pour cela, l’utilisateur peut ouvrir le document depuis sa messagerie et saisir un code SMS de validation afin de pouvoir consulter et signer le document. Il est également possible d’ajouter d’autres paramètres tels que la géolocalisation depuis un téléphone ou une adresse IP depuis n’importe quel ordinateur. Ce procédé fait partie d’un système de double authentification. Pour finir, l’ensemble de ces informations est ensuite conservé dans un fichier de preuve, garantissant ainsi l’identité des signataires et la traçabilité des données du document.
Maintenant que nous avons défini les différents types de signatures disponibles, passons à nos 4 conseils clés pour faciliter le déploiement de la signature électronique dans votre entreprise.
Nos 4 conseils pour faciliter la mise en place de la signature électronique en entreprise
Conseil #1 Repenser vos processus de signature
Contrairement à la signature manuscrite, il est inutile de parapher les documents électroniques, d’apposer la mention « lu et approuvé » ou encore d’inscrire ses initiales en bas de page. Seule la signature par voie électronique permet de garantir l’intégrité des documents, ce qui rend le processus plus simple et plus rapide. Alors comment les repenser ?
Lister tous les processus métier : la première étape est de définir le rôle de l’ensemble des personnes dans l’entreprise, c’est-à-dire les émetteurs, les signataires internes ou externes à l’entreprise, le gestionnaire, les managers… et de déterminer comment cela fonctionne actuellement, quelles sont les différentes personnes impliquées et quels fichiers ou protocoles cela inclut. La seconde étape est de définir les circuits de validation. Cette étape permet de détecter les potentielles optimisations à mettre en place avant l’utilisation de la signature électronique.
Conseil #2 Industrialiser vos processus de signature
Deux moyens permettent de créer des workflows de signature. En fonction du volume et du type des documents à traiter, un outil peut se révéler plus adapté qu’un autre. La première méthode, manuelle, consiste à saisir les informations à la main pour chaque document envoyé. L’utilisateur choisit lui même le ou les destinataires et doit recommencer pour chaque document. Cette configuration est davantage adaptée à une faible volumétrie ou à des documents non standardisés.
Dans le second cas, au-delà de 100 signatures par mois, il est recommandé d’utiliser un outil automatique. Il s’agit de tirer parti des documents et des données déjà existantes dans la base de données de l’entreprise. Dans le cas d’un bon de commande, par exemple, l’utilisateur peut exploiter des informations déjà présentes sur le document comme un montant, un nom ou un identifiant. L’intérêt d’un processus automatique est ainsi de rajouter de l’intelligence : à partir de ces données, on peut récupérer les emails et les numéros de téléphone qui permettent d’envoyer de façon automatisée le document à la bonne personne et de le déposer dans le bon circuit. L’automatisation réduit ainsi le risque d’erreurs humaines, garantit la traçabilité des documents et permet également un gain de temps en facilitant l’envoi et l’échange de documents.
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Conseil #3 Assurer l’intégration de la solution à votre système d’information
La quantité importante de documents numériques pose la question de la conservation de leurs données. La saisie de ces données peut être manuelle, avec les risques d’erreurs que cela implique. En revanche, à la différence de la saisie manuelle, les données numériques de la signature électronique peuvent être archivées automatiquement dans le système de l’entreprise et seront facilement accessibles pour les utilisateurs en passant par leur interface habituelle.
Conseil #4 Accompagner les utilisateurs
Bien souvent un accompagnement au changement est nécessaire. L’organisation de l’entreprise se trouve impactée et les changements des habitudes peuvent provoquer de nombreuses hésitations. Les entreprises doivent impliquer tous les utilisateurs clés dans l’ensemble du processus et réussir à convaincre le reste de l’équipe de cette nouvelle organisation. Pour les convaincre, des sessions de test peuvent être mises en place afin de détecter de possibles ajustements à apporter avant la mise en production officielle de la solution. De plus, des réunions d’information/formation régulières, dédiées à l’appropriation de l’outil, sont indispensables pour les employés et permet de vérifier sa bonne utilisation (ou non-utilisation) ainsi que d’identifier les potentiels points d’amélioration à amener lors de son utilisation.
Aujourd’hui, l’usage de la signature papier est en passe de devenir obsolète dans un monde devenu entièrement numérique et électronique. Face à cette transformation digitale, intégrer la signature électronique dans votre entreprise constitue un réel enjeu de compétitivité. Fiabilité, rapidité, simplicité, efficacité… la signature électronique possède de nombreux avantages permettant de simplifier la gestion des documents de toutes les entreprises.
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