Loin de se limiter à une simple sauvegarde, l’archivage électronique englobe un ensemble de techniques et de pratiques visant à assurer la pérennité des informations. C’est un élément crucial pour garantir la conformité réglementaire des documents signés électroniquement, en accord avec le règlement eIDAS.
Comment l’archivage électronique assure-t-il l’intégrité des documents signés ?
L’archivage d’un document signé dans une solution à vocation probatoire, conforme aux normes actuelles, telles que NF Z42-013 et NF Z42-020, garantit les principes de disponibilité, de pérennité, de lisibilité et d’intégrité.
Conformément à l’article 1366 du code civil, « l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
Par conséquent, ces mesures assurent l’intégrité du document signé pendant toute sa durée de conservation et garantit la disponibilité de l’information aussi longtemps que nécessaire en cas de contrôles, litiges, etc.
Quelle est la différence entre archivage, conservation et stockage ?
La conservation et l’archivage sont deux concepts distincts sur le plan juridique.
- La conservation se focalise sur la preuve des droits, en maintenant la validité et la lisibilité des informations pour attester des droits et des obligations y afférents.
- L’archivage, concerne le support du document à des fins juridiques, assurant que le document reste intact, pérenne et accessible, garantissant son intégrité et son authenticité sur le long terme.
- Quant au stockage, il a une dimension purement technique, se limitant à l’emplacement et à la gestion des données.
Quel est le processus d’archivage des documents signés ?
Chaque signataire est responsable d’archiver ses propres éléments (document, signature et éléments de preuve). Ce processus peut être réalisé par le signataire lui-même ou par un tiers tel qu’un prestataire de signature ou d’archivage. Il est donc important de se poser certaines questions afin de garantir des conditions d’archivage adéquates :
- Qu’est ce qui est archivé ?
- Quand l’archivage est-il réalisé ?
- Qui est responsable de l’archivage et selon quelles modalités ?
- Pour quelle durée les documents sont-ils conservés ?
- Les éléments de preuve sont-ils également archivés ?
- Comment peut-on accéder aux archives ?
- Quels protocoles sont mis en place pour garantir la sécurité et l’intégrité des documents archivés ?
- Comment le prestataire garantit-il la conformité de sa solution de signature électronique par rapport aux réglementations en vigueur ? etc.
Que faut-il archiver ?
Les documents signés, les signatures et les éléments de preuve doivent être archivés.
Le document signé : il doit être conservé de manière à maintenir son intégrité afin de garantir sa validité en tant que preuve.
La signature : elle doit être archivée, qu’elle soit encapsulée dans le document ou présentée séparément.
Les éléments de preuve : ils sont essentiels pour démontrer la validité de la procédure de signature électronique et renforcer la recevabilité du document devant le juge. L’archivage à valeur probante des éléments de preuve renforce leur admissibilité.
La durée légale de conservation d’un document au format électronique
La durée de conservation varie en fonction du type de document et de ses obligations légales. Toutes les entreprises doivent conserver leurs documents au format électronique pendant une période déterminée (2, 5 ou 10 ans, voire plus). Pendant cette période, l’administration peut effectuer des contrôles.
Si vous souhaitez connaitre la durée de conservation de vos documents, vous pouvez consulter cette page.
La validité d’une signature électronique
Pour une signature électronique réalisée en local, elle s’effectue directement sur le poste du signataire, de plusieurs manières :
- Par le biais d’une carte à puce ou une clé USB, notamment dans le cas d’une signature qualifiée, soit ;
- Via un fichier contenant les moyens de signature (certificats électroniques et clés) ainsi qu’un logiciel dédié.
Dans le cas d’une signature électronique à distance :
- Les moyens de signature sont générés et maintenus dans le temps par un prestataire de confiance sur ses serveurs. La durée de vie du certificat électronique peut varier de quelques heures à quelques mois.
La clé de signature, lorsqu’elle est :
- A usage unique : elle est utilisée pour une seule transaction et doit être détruite à la fin de celle-ci.
- Réutilisable : si la clé n’est pas éphémère, elle est conservée par le prestataire de confiance.
L’activation de la clé de signature repose sur une authentification du signataire à distance :
- Pour une signature simple, le facteur d’authentification doit être unique et non réutilisable, comme un mot de passe à usage unique (OTP).
- Pour une signature avancée, il est nécessaire d’avoir deux facteurs d’authentification distincts (ex : mot de passe et code reçu par SMS).
Le fichier de preuves
Le fichier de preuves doit contenir à minima les informations suivantes :
- Coordonnées des signataires (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email, adresse IP).
- Le niveau de certificat appliqué (simple, avancé, qualifié).
- Données relatives aux documents signés (nom et type de document, empreinte numérique du document ou hash…).
- Informations sur l’authentification du signataire (traces d’envoi des SMS, emails, OTP, date et heure de connexion au serveur…).
- L’horodatage des signatures et la trace de vérification du jeton d’horodatage.
Il est donc primordial de conserver l’ensemble de ces éléments (document signé, signature et éléments de preuve) pour garantir l’intégrité et l’authenticité du processus de signature électronique. En cas de contentieux, ces éléments peuvent être présentés comme preuves pour confirmer la validité de la transaction.
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La conservation à long terme dans un SAE (Système d’archivage électronique)
Confier les documents à un spécialiste permet de garantir le respect des délais de conservation légaux et une bonne gestion des risques de non-conformité (et d’éventuelles sanctions).
Vous pouvez opter pour un système d’archivage électronique (SAE) qui vise spécifiquement à gérer et conserver de manière sécurisée les documents électroniques finalisés, sans possibilité de modification, sur le long terme. Il respecte la norme NF Z 42-013.
Un SAE vise ainsi à assurer la pérennité, l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité des documents. Il doit également garantir la réversibilité en permettant de restituer de façon sécurisée tous les éléments nécessaires au maintien de sa valeur probante.
- Les preuves accompagnant le document : preuves de validation, authentification, etc.
- Les preuves relatives à l’archivage : rapport à partir des différents journaux démontrant l’intégrité des archives tout au long de leur vie (cycle de vie).
- Les attestations liées à l’archivage.
Symtrax et sa solution Compleo WebSign
Symtrax propose sa solution complète de signature électronique Compleo WebSign. Elle vous permet de signer l’ensemble de vos documents de façon sécurisée (bons de commande, devis, bons de livraison, cahier des charges, etc.)
De plus, notre solution, associée à l’expertise de notre équipe, peut faciliter votre transition vers un processus d’archivage électronique efficient. Nous travaillons en collaboration avec des partenaires pour vous offrir un service d’archivage à valeur probante (SAE). Cela garantit que tous vos documents électroniques sont conservés de manière sécurisée et conformes aux exigences légales en matière d’archivage électronique.
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