Chorus Pro : pourquoi doit-on respecter l’obligation ?

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Chorus Pro : échéance 1er Janvier 2019
L’échéance du 1er janvier 2019 approche à grand pas pour les PME de moins de 250 salariés. Plus de 100 millions de factures ont été déposées en 2018 sur le portail Chorus Pro par plus de 65 000 fournisseurs, pour autant, il existe de nombreuses entreprises qui ne sont pas encore prêtes pour cette nouvelle échéance.
Les raisons de ce retard sont multiples :

  • Une mauvaise connaissance des dirigeants d’entreprise sur les risques encourus,
  • Une incompréhension des spécifications liées à son environnement technique et fonctionnel,
  • Un fournisseur pas forcément soumis à une pression importante de la part du destinataire public.

Une part importante du travail consiste donc à informer les dirigeants et les responsables financiers des conséquences à court et long terme.
La première étape consiste à se sentir concerné et pas uniquement le service comptable mais tous les acteurs qui interviennent dans le processus de facturation : service ADV, service commercial, service financier, la direction générale et pour finir, l’acheteur public lui-même. La mise en conformité avec le portail Chorus Pro sera plus facilement et rapidement mise en place si tout le monde prend en considération les enjeux des nouvelles mesures à appliquer, y compris, ceux de l’acheteur.
La deuxième étape consiste à communiquer en interne et en externe afin de préparer l’échéance par le biais de notes d’informations, de présentations sur Chorus Pro et d’explications sur les impacts organisationnels que cela peut avoir en termes de mise en œuvre, fonctionnement et gains attendus (temps, traçabilité, aspect financier …).
La troisième étape consiste à se documenter sur les aspects techniques :

  • Quel mode de dépôt est le plus adapté à mon organisation ? Mode portail ? Mode Flux automatique ?
  • Quels sont les contraintes techniques à prendre en compte ? Logiciel de facturation ? Nombre de factures à traiter ?
  • Comment adapter ma facture aux exigences Chorus ?
  • Doit-on passer par une phase de test ?

La quatrième étape consiste à se renseigner sur les conséquences juridiques :

  • Dois-je mettre en place une piste d’audit fiable ? (voir ci-dessous)
  • Dois-je acquérir un nouveau certificat numérique ?
  • Quelles sont les obligations déclaratives et comptables ?

Enfin, la dernière étape peut être de faire appel à un prestataire extérieur qui vous accompagne dans votre mise en conformité, en particulier, lors d’une demande de raccordement qui nécessite une expertise technique.

Contexte et calendrier des entreprises concernées

L’obligation de transmission des factures électroniques s’applique aux contrats en cours d’exécution ou conclus à postériori :

  • Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques (+de 5000 salariés et CA > 1,5 milliards €)
  • Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés et CA > 50 millions €)
  • Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés et CA < 50 millions €)
  • Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises (-10 salariés et CA < 2 millions €) et les entreprises étrangères de toute taille

Il est entendu que les fournisseurs qui ne sont pas encore soumis à l’obligation ont tout de même la possibilité, s’ils le souhaitent, de déposer leurs demandes de paiement via Chorus Pro.
Ministère_de_l'Action_et_des_Comptes_Publics

Décret relatif au développement de la facturation électronique

C’est le décret n° 2016-1478 paru le 2 novembre 2016, relatif au développement de la facturation électronique qui définit les modalités d’application et les obligations des différents acteurs liés à la dématérialisation des factures transmises via le portail de facturation Chorus Pro.
On y apprend notamment qu’une facture qui a été transmise en dehors du portail Chorus Pro, le destinataire public ne peut la rejeter qu’après avoir informé l’émetteur.
 

Facturation électronique et « piste d’audit fiable »

L’administration fiscale admet l’échange de factures électroniques à condition qu’une piste d’audit fiable soit mise en place. Cette dernière consiste à mettre en place des contrôles à chaque étape du traitement de la facture, ce qui permet de garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée ainsi que le paiement.
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Sources : 
https://lnkd.in/e-YGGRn
https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/facturation-electronique-et-piste-daudit-fiable/
http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9113-PGP
 


 
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