Depuis le 12 mai 2009, il est devenu légal pour un employeur de faire parvenir les bulletins de paie sous forme électronique à ses salariés s’ils ont donné leur accord[1]. Cependant, malgré les avantages évidents, c’est encore une pratique peu répandue pour plusieurs raisons.
Raison #1 Les freins culturels
La culture du changement n’est pas présente dans toutes les entreprises ce qui peut rendre la mise en place d’une nouvelle solution difficile. Il y a également une méconnaissance au sujet du digital de la part de certains professionnels RH avec la peur de mettre en danger leur métier. Il faut donc accompagner le changement afin non seulement de convaincre le service RH mais aussi les salariés des avantages du bulletin de paie dématérialisé. Une bonne communication sur les bénéfices permettra de remporter l’adhésion de tous.
Raison #2 La coexistence des versions papier et digitale
La coexistence est permise mais pas pour un même salarié, une seule version originale du bulletin de paie peut exister. Pour un salarié, il n’est donc pas possible d’avoir un original papier s’il a fait le choix de recevoir le document sous forme électronique. A lui de choisir sous quel format il préfère recevoir le document. Lors du passage aux bulletins de paie dématérialisés l’entreprise devra veiller à choisir une solution qui permettra de respecter le choix de chacun c’est-à-dire l’envoi d’un bulletin physique ou électronique.
Raison #3 Les contraintes juridiques
Elles sont de moins en moins importantes car l’Etat au travers de différentes lois favorise la dématérialisation de plusieurs démarches administratives et documents (facture, quittance de loyer, bulletin de paie…). Il faut tout de même recueillir l’accord des salariés et stocker cette information de manière à respecter leur choix personnel sans oublier de choisir une solution qui permettra de garantir l’intégrité des données du bulletin (signature électronique, horodatage).
En dépit de quelques réticences, c’est malgré tout une pratique avantageuse certes pour les employeurs qui réalisent de nombreuses économies : baisse des coûts liés à l’impression, la mise sous-pli et éventuellement l’affranchissement. Mais également pour les employés qui disposent ainsi d’un document accessible à distance, facile à dupliquer et à transmettre.
Les services RH risquent néanmoins de devoir surmonter ces freins à l’adhésion du bulletin de paie électronique plus tôt que prévu. En effet, un article du projet de loi de la réforme du code du travail de Myriam El Khomri précise que « A partir du 1er janvier 2017, les bulletins de paie pourront être remis sous forme électronique, par défaut ».[2]
Affaire à suivre !
[1] LOI n° 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000020604162
[2] Le bulletin de paie dématérialisé pourrait être généralisé http://www.lefigaro.fr/conjoncture/2016/02/19/20002-20160219ARTFIG00115-le-bulletin-de-paie-dematerialise-pourrait-etre-generalise.php
