On a beaucoup mis en avant les avantages économiques de la facture électronique : plus de coût d’impression, de mise sous pli, de timbrage, raccourcissement des délais de paiement… Pour une facture émise, le coût moyen passerait ainsi de 9,5 € à 3 €.
Mais un aspect est passé relativement inaperçu, alors qu’il devrait encore accélérer la dématérialisation : la nécessité de mettre en place une piste d’audit fiable, même pour les factures papier[1]. Cette mesure a clairement pour but de faciliter la détection de la fraude à la TVA ou les fausses facturations.
Que recouvre la mise en place d’une piste d’audit fiable?
Il faut pouvoir tracer et présenter aux autorités de contrôle tous les éléments déclencheurs de la facture (tarification utilisée au moment du devis, devis, bon de commande, preuve de livraison(s) ou d’exécution du service, trace comptable du ou des paiements…). Il faut en outre que l’entreprise mette en place des structures de contrôle « organisés et permanents » pour établir le lien entre une facture et la réalité de l’opération facturée et documenter les contrôles internes.
L’entreprise doit aussi s’assurer que les données relatives à la facture sont complètes et exactes et qu’elles n’ont pas été modifiées, que la facture correspond à une opération économique, comptable et financière réelle, que la facture est adressée à la bonne personne et au bon moment, que la facture ne fait pas l’objet d’un double traitement ou enregistrement, que les mentions obligatoires figurent sur la facture, et que l’ensemble des transactions a été pris en compte dans l’ordre chronologique, que les opérations sont traitées dans le respect de la législation en vigueur, etc…
Quel est le coût?
Autant dire que la mise en place des procédures internes menant à une piste d’audit fiable est loin d’être simple. Et le coût final forcément élevé puisque il est recommandé de faire certifier les procédures par un cabinet de conseil.
Au final, il semble plus simple, moins coûteux de passer à l’une des deux solutions déjà validées par l’administration fiscale et qui ne nécessitent pas la mise en place d’une piste d’audit fiable : l’EDI ou la facturation signée électroniquement.
[1] Transposition en 2013 dans la réglementation française de la directive européenne 2010/45/UE du 13 juillet 2010
