A partir de notre expérience clients, nous avons établi une liste de 5 types de besoins en matière de validation/signature de documents. Dans une série de 5 courts posts, nous allons vous présenter les points clés qui les différencient et les éléments auxquels prêter attention lorsque vous choisissez une solution.
Vous êtes prêts ?… C’est parti !
CAS 1/5 : Vous voulez faire signer des documents commerciaux à vos partenaires extérieurs
C’est un grand classique : vous devez faire valider et signer vos bons de commande, bons de livraison ou bons de réception de marchandise par vos clients, ou encore vos bons de travail par vos sous-traitants.
Dans ce cas, le plus important est la validation de la réception du document. Un peu comme lorsque vous avez fait un achat sur un site internet. Ce qui est important pour le livreur est d’avoir la preuve que le paquet a été livré et accepté, peu importe que ce soit vous ou votre conjoint(e) qui signe.
Pour utiliser une manière efficace et moderne de dématérialiser, il vaut mieux alors envoyer un lien vers l’endroit où le document est stocké plutôt que de l’attacher en pièce jointe à un mail. Vous n’encombrez pas votre bande passante et vous aurez une preuve que le receveur a cliqué, donc a lu le document. Il faut aussi que la solution offre une interface de signature intuitive, sans quoi, votre interlocuteur sera arrêté par des contraintes techniques. Et bien entendu, l’outil de signature doit pouvoir se faire par le web pour être utilisable indifféremment sur mobile, tablette ou PC.
Mieux encore, vous pouvez vous assurer de l’identité de la personne en envoyant un code à saisir par SMS. Le processus, en intégrant des éléments de preuve directement dans les métadonnées du document (adresse IP, N° de portable), contribue à sécuriser votre échange.
Les modules Compleo Supervisor et Compleo WebSign couvrent parfaitement ce besoin.
