Après Chorus Pro, le portail de l’Etat où dorénavant toutes les factures adressées à l’administration publique doivent être déposées, voilà qu’une autre réglementation vient faire cauchemarder tous les entrepreneurs français : le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) applicable depuis le 25 mai. Les entreprises bataillent pour être à jour et respecter leurs obligations, mais ne savent souvent pas par quel côté commencer.
Dématérialisation, RGPD… de nouvelles obligations auxquelles les entreprises doivent s’adapter
Les entreprises doivent dès à présent être les garantes des données de leurs propres clients.
Toutes les entreprises possédant au moins un client résidant sur le territoire de l’UE dans leur base de données sont concernées par cette nouvelle règlementation européenne.
De plus, tous les services internes à l’entreprise sont concernés… Ce qui rend la durée d’implémentation d’autant plus compliquée. Les données RH et financières sont directement visées dans le cadre du RGPD.
En plus de cela, sous l’impulsion des gouvernements qui imposent la dématérialisation des échanges avec la sphère publique, la plupart des entreprises ont décidé d’enclencher leur transition digitale. Ainsi, les projets de dématérialisation se multiplient au sein des services informatiques. Le but étant d’éradiquer l’utilisation de papier dans l’entreprise (bulletins de paie, bon de commandes, factures…).
Une multiplicité de données à gérer liées à des processus documentaires encore mixtes : papiers et numériques
La multiplication des données dématérialisées complique la tâche des entreprises dans leur quête d’adoption du RGPD. En effet, les échanges sont de plus en plus nombreux (formels et informels, papiers et digitaux) et leur traçabilité n’est pas garantie.
La transformation digitale d’une entreprise nécessite qu’elle ait la main sur l’ensemble des flux de documents : création, édition, envoi, réception… ce qui nécessite d’investir dans des solutions à la fois flexibles et évolutives afin d’être complètement autonome sur sa gestion documentaire. De plus, les solutions doivent pouvoir gérer des processus hybrides tant que toutes les parties prenantes ne sont pas passées au zéro papier.
La digitalisation est donc au cœur des processus métiers et de nouvelles problématiques viennent interférer avec les projets clients. La RGPD est simplement là pour assurer le suivi, la sécurité et la traçabilité des donnés clients afin de mettre un cadre contractuel et réglementaire sur cette notion de transformation digitale.
Pour concilier dématérialisation et RGPD, il faut donc soigneusement choisir ses fournisseurs et les solutions utilisées pour gérer ses processus documentaires.
Symtrax, éditeur de logiciel de gestion documentaire depuis 1989, propose avec Compleo une solution permettant d’assurer le suivi, l’évolution, les modifications, le versioning de documents et l’envoi multicanal, avec des alertes paramétrables et sans aucun retraitement manuel. En savoir plus.
