Les entreprises doivent traiter au quotidien un nombre important de documents. La circulation de ces documents comporte plusieurs étapes successives : la création, la distribution (trop souvent encore par impression, courrier ou email), la réception par les personnes concernées, la vérification, la validation et enfin l’archivage. Si elles ne sont pas automatisées, ces différentes étapes peuvent connaître des erreurs de saisie et des délais d’attente. Si l’on y ajoute les coûts induits liés à la validation et la signature des documents, cela a pour conséquence une médiocre productivité des processus de validation et signature des entreprises. De quoi s’interroger alors sur l’efficacité et la sécurité des workflows papier actuels.
Le déclenchement de la crise sanitaire et le recours au télétravail a particulièrement modifié notre façon de travailler. Selon une étude de la DARES, publiée en 2021, le télétravail concerne aujourd’hui 26% des salariés. C’est près d’un salarié sur 3 en France qui travaille à distance de manière régulière. Ainsi, le télétravail est devenu une norme. Face à cette transformation des environnements de travail, les entreprises ont accéléré leur transformation, avec de nombreux défis à relever pour passer au 100% numérique, notamment pour les petites et moyennes entreprises. Par exemple : comment valider et signer des documents à distance ? Comment s’assurer de leur validité ?
Les entreprises qui ont intégré la dématérialisation à leur stratégie d’entreprise constatent une optimisation considérable de leur organisation ainsi qu’une simplification de la gestion de travail de leurs collaborateurs.
Le parapheur électronique, un outil clé
Le parapheur électronique propose un circuit de validation d’un document jusqu’à sa signature au format numérique. Il permet d’optimiser ses processus documentaires et facilite la validation et la signature de tous types de documents (contrats, bons de commande, bons de livraison…) de façon entièrement dématérialisée, en garantissant la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Son utilisation présente ainsi de nombreux avantages : elle réduit les impressions papier, limite les erreurs humaines, permet une meilleure flexibilité, traçabilité, confidentialité et sécurité des documents… et tout cela représente un gain de temps considérable !
Comment marche un parapheur électronique ?
Le principe d’un parapheur électronique est simple :
Le document émis depuis une application ou depuis l’ERP de votre entreprise est récupéré puis est déposé dans notre outil. Plusieurs possibilités s’offrent à vous : enrichissement, conversion de documents ou définition des variables. Lorsque le workflow est validé, le ou les signataires peuvent ajouter des annotations ou des pièces jointes. Enfin, une fois que toutes les signatures sont apposées sur le document, il peut être archivé ou être renvoyé par mail.
Suite à une commande de la responsable marketing, une facture fournisseur est déposée sur le portail web Compleo Gateway. L’assistant administratif reçoit une notification afin de valider le circuit de validation. La responsable marketing, à son tour, reçoit la facture. Elle valide la facture et peut ajouter des pièces jointes (ex : bon de commande). Une fois validée, la directrice signe le document. Ce document est ensuite envoyé au comptable puis enfin, archivé.
Nous proposons des fonctions avancées comme :
- Solution SaaS ou on-premise selon les besoins de votre entreprise
- Validation / Modification du workflow possible par l’utilisateur
- Double authentification (mail et code sms)
- Signature séquencée ou non
- Ajout de pièces jointes
- Certificat
- Fichier de preuve avec horodatage, géolocalisation et adresse IP
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