L’évolution technologique de ces dernières années liée à une transformation digitale des entreprises a incontestablement modifié la gestion documentaire, notamment au niveau des échanges, qui sont passés de physiques à des échanges de données informatisés (EDI), désormais orientés « datas ».
Les avantages de l’EDI
L’EDI va permettre d’échanger des informations fiables de manière rapide.
En intégrant directement les informations reçues et envoyées dans les progiciels fournisseurs et clients (ERP), la ressaisie n’est plus nécessaire, et le risque d’erreur associé quasi nul. . Il est même possible d’automatiser l’expédition d’un produit, ou encore, de générer automatiquement une facture à la suite d’une commande.
L’EDI assure aussi une fonction de traçabilité des documents.
En plus d’accroitre la réactivité commerciale, les solutions d’Echanges de Données Informatisées (EDI) vont avoir un impact sur les flux de trésorerie en accélérant les délais de paiement.
Enfin, en supprimant des coûts associés aux ressources humaines ou encore à la consommation de papier, le retour sur investissement à moyen terme est assuré. La diminution de l’empreinte carbone est également un facteur non négligeable à la fois pour la planète dans une démarche éco-responsable mais aussi vis-à-vis de l’image et des rapports entretenus entre les entreprises et leurs partenaires.
Les standards EDI
Face à l’utilisation croissante de l’EDI (Echange de Données Informatisé), des standards émergent, qui définissent le format et le contenu d’un document. Ces standards ont pour but de faciliter la communication entre l’expéditeur et le destinataire. Le format envoyé doit tout simplement être le même que celui attendu par le destinataire, sans quoi, il ne serait pas capable de le comprendre et de le traiter.
Mais en réalité, un grand nombre de formats standards existent, souvent spécifiques à une industrie (EDIPharm, Odette …). Il arrive qu’un format et un mode de transmission soient par exemple imposés par votre meilleur client. Vous devez alors garder un certain contrôle pour adapter rapidement vos transmissions ou réceptions de données à la réalité de votre environnement.
Quels critères pour choisir une solution EDI ?
Adapter les sorties de votre ERP pour chaque besoin client s’avère long, coûteux et peu efficace. Mieux vaut confier cette tâche à une solution spécialisée dans la conversion aux formats requis.
Faut-il pour autant privilégier les plateformes qui se chargent de cette conversion ? Certainement pas, et ce pour deux raisons principales :
- Le coût au document, qui interdit toute économie d’échelle
- Le fait qu’une fois raccordée à une telle plateforme, l’entreprise ne peut pas la mettre en concurrence avec d’autres solutions
C’est pourquoi nous préconisons plutôt une solution complémentaire à l’ERP mais installée dans votre architecture.
Conclusion
Vous l’aurez compris, l’EDI (Echange de Données Informatisé) est un enjeu capital pour les entreprises agissant en B2B. Cependant, les normes évoluent et chaque entreprise fait face à des spécificités. Il est possible d’éviter les développements en convertissant et en enrichissant vos flux en récupérant des éléments en base de données pour les ajouter à un flux spécifique et d’importer à réception les informations quel que soit le format en venant mettre à jour la base de données via des connecteurs dédiés.
Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez comment la solution de transfert de données et conversion de formats – EDI de Symtrax vous permet d’apporter de la flexibilité à vos échanges.
