La dématérialisation, un concept qui ne date pas d’aujourd’hui
Il y a 10 ans Symtrax titrait « en route vers le zéro papier » avec le logiciel MapForm qui permettait déjà de bénéficier d’une solution autorisant la dématérialisation des documents, aidant ainsi les entreprises à franchir une étape vers le Zéro Papier. Objectif irréaliste pour les uns, évolution inéluctable pour les autres, le « zéro papier » continue d’opposer.
Imaginé il y a une vingtaine d’années à l’époque de l’émergence des nouvelles technologies, un tel objectif n’est plus considéré aujourd’hui comme irréaliste. En effet, le concept de dématérialisation est apparu dans les années 80 avec celle des flux financiers chèques par les banques sous forme d’Images Chèques. C’est donc par ce concept de la dématérialisation de l’argent, par sa « virtualisation », que doucement la dématérialisation est entrée dans la vie de l’entreprise.
Le rôle de l’Etat dans le développement de la dématérialisation
Depuis les années 2000, le rôle de l’Etat français s’affirme, en particulier dans le domaine de la facturation électronique, principalement pour des raisons de coûts et de contrôle, enfin pourrait-on dire ! En effet, le chemin est encore long avant de rattraper les champions nordiques de l’e-facture, notamment le Danemark et la Norvège. Rendue obligatoire dans ces pays, la dématérialisation favorise l’abandon progressif du papier au profit de la numérisation, sans pour autant l’enterrer définitivement. En France, seulement 5% des factures générées annuellement par les entreprises et l’administration sont au format électronique. Pour faire progresser le sujet, l’Etat français a donc décidé de passer à la vitesse supérieure !
Le fameux choc de simplification annoncé par François Hollande a servi de tremplin pour lancer une opération de rationalisation des achats publics dont le but est de généraliser progressivement la dématérialisation des factures pour atteindre un objectif de 100% à l’horizon 2022. Les fournisseurs devront désormais transmettre les factures par voie électronique et le volume global est estimé à un peu moins de 100 millions de factures par an. Près d’un million d’entreprises et 80 000 entités publiques sont concernées par cette mesure avec à la clé : plus de fluidité, plus de rapidité et plus de sécurité.
La facturation électronique obligatoire avec la création de Chorus Pro 2017
La direction générale des finances publiques (DGFIP) et l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE) ont annoncé le début des travaux avec la création d’un outil, basé sur le progiciel de gestion SAP® : Chorus Pro (projet CPP 2017). Il va être expérimenté par 8 structures publiques pilotes dès le 18 juillet 2016. La prochaine échéance est prévue pour le 1er janvier 2017 : toutes les factures destinées aux collectivités, seront réceptionnées en ce lieu unique, Chorus Pro qui permettra ensuite de router automatiquement les factures vers leur destinataire. Sur ce portail, chaque fournisseur sera repéré par son numéro de SIRET, et l’AIFE, forte de l’expérience acquise depuis 2012 sur Chorus factures, l’ancêtre de Chorus Pro, se charge de garantir la disponibilité, l’accessibilité et la sécurité du système pour tous les utilisateurs.
CHORUS Pro obligatoire dès 2017, êtes-vous prêts ?
Pour les émetteurs des factures, les fournisseurs de la sphère publique
Principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualisée Chorus Pro :
- Mise en place du portail Chorus Pro permettant de déposer les factures et de consulter l’avancement du traitement des paiements
- Mise en place d’un flux pivot permettant d’intégrer directement (en mode EDI) les données de facturation
- Mise à disposition des fonctionnalités par l’intermédiaire d’API
L’ensemble des émetteurs de factures dispose d’un accès en mode Portail, aux fonctionnalités suivantes :
- Identification et vérification des informations
- Dépôt aux formats PDF et XML
- Archivage des factures pendant 10 ans
- Consultation et validation
Pour les récepteurs des factures, l’administration publique
Ils disposent de plusieurs modalités de réception, 3 choix techniques proposés :
- Mode EDI : le récepteur dispose automatiquement des données de la facture via le flux pivot, les données de la pièce jointe de type facture sont structurées ou non-structurées
- Mode Service : l’accès à l’espace « mes factures reçues » est proposé en API, le récepteur accède à l’ensemble des services de la plateforme mutualisée Chorus Pro
- Mode Portail : le récepteur peut consulter, rechercher, télécharger ou rejeter les dossiers de facturation qui lui sont adressés, voire réaliser un export XML au format flux pivot pour intégration dans son SI
Au travers de sa solution de dématérialisation, qui permet aussi d’alimenter Chorus Pro, Symtrax confirme sa volonté d’être un élément moteur dans la dynamique de modernisation et de simplification des processus de tous, entreprises comme secteur public.
Sources :
Livre : Débuter la Dématérialisation de Katelle Hardy de la Martinière, site : economie.gouv.fr, le portail de la Fonction publique.
