QR-facture : comment fonctionne la facturation via QR-code ?

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Origine du QR-Code et spécificités du QR-Code EPC

Le QR-Code, abréviation de « quick response code » a pour la première fois était inventé au Japon en 1994 en vue d’optimiser la traçabilité des pièces dans l’industrie automobile.

S’il est assimilable à un type de code-barres, il n’en est pas moins désormais utilisé pour de nombreuses fonctions dans différents secteurs d’activités.

Pour ce qui est du paiement électronique, on parle alors du QR-Code EPC (Conseil du Paiement Européen).

Ce dernier a été mis en place à la base pour la zone SEPA (zone unique européenne de paiement).

Le premier pays à être entré dans la boucle et ayant adopté la QR-facture est l’Autriche en 2013. Il a par la suite été suivi par la Finlande et l’Allemagne en 2015 puis les Pays-Bas et la Belgique en 2016.

L’ouverture de la QR-facture à l’international

Dans un élan de digitalisation des flux financiers et une volonté d’harmonisation des échanges, ce processus de paiement va alors s’étendre à l’international.

C’est déjà le cas pour la Suisse qui, dès le 30 Juin prochain, imposera le paiement par QR-facture. Ce bouleversement  s’apparente en fait  à une aubaine pour le pays qui jouit d’un système de facturation et paiement bien spécifique et relativement complexe.

Environ 600 000 entreprises sont concernées pour ce qui est de la réception de factures ainsi que toutes les sociétés exportant en Suisse en tant qu’émettrices, lorsqu’elles ont un IBAN Suisse.

Le paiement par QR-facture

Bien qu’utiles, ces informations n’en restent pas moins théoriques.

Passons à la pratique en découvrant le fonctionnement :

  • Côté émission : comment générer un QR-code de paiement ?
  • Quant au destinataire de la QR-facture : comment lire le QR-Code et ainsi bénéficier du paiement ?

Comment émettre une QR-facture ?

La récupération de la facture originale « vierge » quel que soit son format se fait directement en sortie d’ERP. Elle est par la suite enrichie avec la génération du QR-Code établi avec l’intégralité des informations de facturation requises. Outre la saisie manuelle, il est important de noter que ces dernières peuvent être requêtées directement en base de données afin d’automatiser le processus de facturation.

A la suite de la saisie, les informations obligatoires sont alors vérifiées afin de garantir la cohérence du document financier.

Dans le cas où la facturation suisse ne représente qu’une partie du flux de facturation, il est possible d’isoler le flux de destination et d’enrichir seulement les documents concernés, le tout, encore une fois automatiquement. Pour cela, un scénario paramétré en amont est appliqué aux documents concernés avec par exemple, en dernière étape, la possibilité de choisir d’envoyer la facture au client qui le souhaite par mail, de la mettre à disposition dans un dossier ou encore, sur une imprimante.

Comment réceptionner une QR-facture et bénéficier du paiement ?

Il est possible de scanner automatiquement les informations contenues dans le QR-Code via un OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et de créer un fichier adapté pour permettre un enregistrement des données. Les factures sont ainsi intégrées dans votre logiciel comptable.

Quels sont les principaux avantages de la QR-facture ?

En conclusion, la QR-facture amène à un traitement simplifié des processus créanciers via :

  • Une diminution des opérations manuelles
  • Une standardisation des processus de paiement
  • Une meilleure réactivité du paiement des dettes

Côtés débiteurs :

  • Les risques d’erreurs sont minimisés
  • Les délais de paiement sont réduits
  • La trésorerie optimisée

Vous êtes concerné par la QR-facture ?

Que vous soyez une société suisse ou bien exportant en Suisse, nous avons toutes les clés en main pour vous accompagner dans votre projet.

Symtrax, acteur majeur international dans le domaine de la gestion documentaire conçoit des solutions logicielles intervenant sur l’intégralité du cycle de vie du document.

La facturation électronique, couplée à l’enrichissement documentaire, au même titre qu’à la transformation de format de fichiers ou encore à l’automatisation des workflows sont autant de problématiques auxquelles la suite Compleo by Symtrax est capable de répondre en apportant des solutions sur mesure et adaptées à votre architecture numérique.

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Sources :

https://www.einfach-zahlen.ch/dam/download/qrrechnung/six-flyer-qr-191001-fr.pdf