In der heutigen digitalen Welt ist es wichtiger denn je, administrative Prozesse effizient zu gestalten. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die intelligente Automatisierung von administrativen Prozessen. Im folgenden Beitrag wollen wir uns genauer mit dem Thema befassen.
Was ist intelligente Automatisierung?
Durch den Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz, Machine Learning und Robotic Process Automation können repetitive Aufgaben automatisiert werden. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren und so die Produktivität zu steigern. Darüber hinaus können Fehler reduziert und die Genauigkeit verbessert werden, da menschliche Fehler minimiert werden. Intelligente Automatisierung macht sich verschiedene Technologien zunutze, die im Folgenden kurz umrissen werden:
Künstliche Intelligenz (KI)
KI steht für Künstliche Intelligenz. Es handelt sich um ein Teilgebiet der Informatik, das sich mit der Entwicklung von Systemen befasst, die menschenähnliche Intelligenz und kognitive Fähigkeiten aufweisen. Das Ziel von KI ist es, Maschinen so zu gestalten, dass sie eigenständig Probleme lösen, lernen, planen und kommunizieren können. Sie wird deswegen nicht für sich wiederholende Aufgaben angewendet wie bspw. RPA.
Machine Learning (ML)
ML steht für Machine Learning, zu Deutsch maschinelles Lernen. Es handelt sich um einen Teilbereich der künstlichen Intelligenz, bei dem Computerprogramme mithilfe von Algorithmen und statistischen Modellen lernen, Muster in Datensätzen zu erkennen und auf ihrer Basis Vorhersagen zu treffen. Durch das Training mit großen Datenmengen können Maschinen eigenständig Entscheidungen treffen und Aufgaben ausführen, ohne explizit programmiert zu werden. ML wird in verschiedenen Bereichen wie der Bilderkennung, Spracherkennung, medizinischen Diagnostik oder Finanzanalyse eingesetzt.
Robotic Process Automation (RPA)
RPA steht für „Robotic Process Automation“. RPA automatisiert sich immer widderholende Aufgaben, die von Meschen in einem geschäftlichen Umfeld durchgesetzt werden. Sie beinhaltet den Einsatz von Software-Robotern oder „Bots“ zur Ausführung von Aufgaben mit spezifischen und festen Regeln der Verarbeitung durch Gestaltung eines festgelegten Arbeitsablaufs. Es eignet sich für die Automatisierung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen wie bspw. Berichtserstellung, Datenaktualisierung und Bearbeitung von Kundenaufträgen. Auf diese Weise lässt sich die Effizienz von betrieblichen Abläufen und die Zuverlässigkeit der Daten deutlich verbessern, während gleichzeitig vorher gebundene Mitarbeiter für intelligentere Aufgaben zur Versfügung stehen. Es ist zu beachten, dass RPA ein rein robotisches Werkzeug ist, das ohne KI auskommt. Sie verarbeitet Daten, die sie auslesen kann, nach einem definierten Regelwerk, ohne semantische Bezüge herstellen zu können. Das macht sie zu einem sehr zuverlässigen Tool, um repetitive Aufgaben abzuarbeiten. Für komplexere Datenextraktion ist sie allerdings nicht geeignet. Hier gibt es andere Möglichkeiten, namentlich unter Verwendung von Künstlicher Intelligenz.
So könnte intelligente Automatisierung aussehen
Ein Beispiel für die intelligente Automatisierung von administrativen Prozessen ist die automatische Dateneingabe. Anstatt manuell Daten in verschiedene Systeme einzugeben, können Algorithmen verwendet werden, um Informationen aus Dokumenten zu extrahieren und in die entsprechenden Felder einzufügen. Dies spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern.
Ein weiteres Beispiel ist die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Durch den Einsatz von KI-unterstützter OCR-Technologie können Rechnungen eingelesen und automatisch in ein Buchhaltungssystem eingetragen werden. Dies beschleunigt den Prozess erheblich und minimiert das Risiko von Zahlungsverzögerungen oder Doppelzahlungen.
Vorteile
Die intelligente Automatisierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu zählen eine höhere Effizienz, niedrigere Kosten und eine verbesserte Kundenzufriedenheit. Indem sie administrative Prozesse optimieren, können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Es ist daher unerlässlich für Unternehmen, sich mit den neuesten Technologien vertraut zu machen und zu prüfen, wie sie diese nutzen können, um ihre administrativen Prozesse zu optimieren.
Intelligente Automatisierung ermöglicht es Unternehmen auch, auf sich verändernde Marktbedingungen schnell zu reagieren. Durch die Automatisierung von administrativen Prozessen können Unternehmen ihre Agilität verbessern und schneller auf Kundenanfragen oder Markttrends reagieren.
Darüber hinaus kann eine intelligente Automatisierung dazu beitragen, die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Durch den Einsatz von automatisierten Prozessen können Unternehmen sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte eingehalten werden und keine Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften auftreten.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der intelligenten Automatisierung ist die Möglichkeit, große Datenmengen effizient zu analysieren, um in Echtzeit Einblicke in Veränderungen zu gewinnen. Durch den Einsatz von Analysetools können Unternehmen sehr zeitnah wertvolle Informationen über ihre Prozesse sammeln und Verbesserungspotenziale identifizieren. Dies unterstützt sie dabei, ihre Geschäftsabläufe kontinuierlich zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, die ihnen letztendlich einen Wettbewerbsvorteil sichern.
Fazit
Insgesamt bietet intelligente Automatisierung von administrativen Prozessen eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen aller Größenordnungen. Indem sie Technologien wie künstliche Intelligenz und Robotic Prozess Automation nutzen, können Unternehmen ihre Effizienz steigern und sich einen Wettbewerbsvorsprung verschaffen.
Daher ist es wichtig für Unternehmen, sich aktiv mit dem Thema intelligente Automatisierung auseinanderzusetzen und zu prüfen, wie sie diese Technologien in ihren Geschäftsabläufen einsetzen können. Indem sie administrative Prozesse optimieren und automatisieren, können sie letztendlich ihren Erfolg langfristig sicherstellen.
Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.
Verbessern Sie Ihr Dokumentenmanagement mit KI
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit intelligenter Automatisierung, um das Management eingehender Dokumente zu einem profitablen Unterfangen zu machen.
