Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie man die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen mit Bestellbezug nach SAP vereinfachen könnte? Es ist ja so: eine eingehende Rechnung wird mit OCR-Verfahren eingescannt, die Daten nach SAP übertragen und mit den Bestelldaten abgeglichen. Sichtkontrolle ist ein Muss! Dieser Prozess hat allerdings einige Schwächen, die man sich in Zeiten digitalisierter Abläufe gerne wegwünscht.
Das Einlesen der Daten
Zum einen stellt sich das Einlesen der Daten als nicht trivial dar: zur halbwegs zuverlässigen Erkennung der Daten muss in der Regel ein OCR-Formular pro Rechnungstyp angelegt werden. Diese Vorarbeit kostet Zeit und ist nicht billig. Sie garantiert allerdings, dass die entsprechenden Rechnungen mit ziemlich hoher Genauigkeit ausgelesen werden. Jedoch muss man prinzipiell für jeden neuen Lieferanten ein eigenes Formular anlegen. Das geht heute auch deutlich schneller: in Zeiten von Künstlicher Intelligenz (KI) gibt es einige sehr interessante und extrem zuverlässige Lösungen, wie beispielsweise Microsofts Azure Forms. Diese KI ist neuronal trainiert worden. Sie sucht ein Dokument nach Mustern ab und ist daher nicht auf pixelgenau platzierte Datenfelder beschränkt.
Der Datenabgleich
Sind die Daten ausgelesen und nach SAP übertragen, steht der nächste Schritt im Workflow der Eingangsrechnungsverarbeitung an: bei Rechnungen mit Bestellbezug müssen die Daten des Auftrags mit denen der Rechnung abgeglichen werden. Was bislang ein recht mühsamer und zeitraubender Prozess sein konnte, lässt sich durch eine intelligente Visualisierung deutlich beschleunigen. Nach der Sichtkontrolle erfolgt die Korrektur oder auch Freigabe. Damit ist die Übermittlung der Rechnungsdaten nach SAP beendet, nun beginnt die weitere Verarbeitung der Finanzbuchhaltung.
Herausforderungen
Gerade dieser erste Teil kann, wie wir sehen, sehr umständlich und von vielen Medienbrüchen gekennzeichnet sein. Schon der OCR-Prozess kann eine erste Hürde darstellen, wenn Dokumente ausgedruckt und auf einen Scanner gelegt werden, der sie dann digitalisiert. Die Daten werden womöglich auch noch per Hand eingegeben und einzeln mit der Bestellung verglichen, bevor sie freigegeben werden. Kleinere und mittlere Unternehmen finden sich oftmals in der Zwickmühle, den Zeit- und Personalaufwand, der für händische Abläufe notwendig ist, mit den Kosten für Automatisierungsmodule und deren Anpassung abzuwägen. Die Kosten sind in jedem Fall nicht unerheblich, da nicht nur die Lizenzen und Anpassungsleistungen teuer sind, sondern aufgrund des wachsenden Fachkräftemangels auch die Personalkosten nur eine Richtung kennen: nach oben. Hinzu kommt noch das erhöhte Fehlerrisiko, das manuelle Verarbeitung immer mit sich bringt: der Mensch ist eben keine Maschine.
Der Lösungsansatz
Hier setzt die Lösung von Symtrax an: mit seiner cleveren Cloudanwendung Compleo Invoice Platform, (kurz: CIP) lassen sich eingehende Rechnungen dank der auf neuronaler KI basierenden OCR von Microsoft (Azure Forms) inzwischen ohne Training quasi zu 100% korrekt auslesen und weiterverarbeiten. Compleo von Symtrax implementiert diese Funktion in seiner Workflowautomation, so dass eine eingehende Rechnung automatisch nach Schlüsseldaten abgesucht und ausgelesen wird und mit dem Bestellbezug in SAP abgeglichen wird. In einem aufgeräumten, leicht für das menschliche Auge lesbaren Formular wird das Ergebnis angezeigt; Abweichungen zwischen Rechnungs- und Bestelldaten werden farblich markiert und sind auf einen Blick erkennbar. Mit diesem Ansatz lässt sich sehr effizient ein vollständig automatisierter Ablauf an SAP anbinden, der eine optimierte Sichtkontrolle zulässt. So wird die ursprünglich vielleicht 10-minütige Verarbeitungszeit pro Rechnung auf knapp eine Minute reduziert.
Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.
