Fehlerhafte E-rechnungen– und wie man sie vermeidet
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile: Effizienzsteigerung, Kostensenkung, bessere Nachverfolgbarkeit und eine nachhaltige Unternehmensführung. Doch der Weg zur erfolgreichen Implementierung eines E-Rechnungsprozesses ist nicht frei von Stolpersteinen. Es gilt nun nicht mehr nur Buchungsregeln zu beachten, sondern es müssen nun auch normbedingte Regeln beachtet werden. Fehler bei der Umstellung können den gesamten Prozess verzögern, rechtliche Risiken bergen oder zu hohen Zusatzkosten führen.
In diesem Blogartikel beleuchten wir typische Fehlerquellen bei der Implementierung elektronischer Rechnungen und geben praktische Lösungsansätze, um diese zu vermeiden.
Typische Fehlerquellen bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen
1. Unzureichende Planung und Zieldefinition
Viele Unternehmen starten die Umstellung sehr übereilt und ohne klare Strategie. Die Ankündigung der Empfangspflicht von E-Rechnungen hat bei vielen einen Aktionismus ausgelöst, der zu unkoordinierten Maßnahmen und ineffizienten Prozessen führt.
Viel zielführender ist ein überlegter Ansatz, der mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme beginnt. Die Umstellung auf E-Rechnungsprozesse birgt nämlich die Chance, alte Zöpfe abzuschneiden und bestehende Abläufe effizienter zu gestalten. Analysieren Sie daher bestehende Prozesse gründlich, um Schwachstellen zu identifizieren. Erstellen Sie anschließend einen detaillierten Projektplan mit klaren Zielen, Verantwortlichkeiten und Meilensteinen.
2. Fehlende rechtliche oder fachliche Kenntnisse
Die Nichtbeachtung normspezifischer oder gesetzlicher Vorgaben kann dazu führen, dass E-Rechnungen im Streitfall nicht anerkannt werden oder steuerliche Konsequenzen drohen. Seit Beginn des Jahres gilt, dass der maschinenlesbare Teil einer Rechnung, also das XML-Dokument, steuerlich relevant ist.
Vertrauen Sie nicht auf schnelle, womöglich kostenlose Versprechen zur Erstellung normkonformer E-Rechnungen, sondern holen Sie sich Beistand von Experten. Spezialisierte Dienstleister wissen, wie eine E-Rechnung strukturiert, übermittelt und verarbeitet werden muss. Vergessen Sie nicht, dass nach wie vor die üblichen rechtlichen Auflagen wie z.B. die Regeln der GoBD und der revisionssicheren Archivierung gelten.
3. Wahl ungeeigneter Technologien
Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess und Wachstum Kennzeichen guter Geschäftstätigkeit. Die Entscheidung für eine Lösung, die nicht skalierbar oder nicht kompatibel mit bestehenden Systemen ist, dürfte bakd schon an Grenzen führen.
Wählen Sie eine flexible, cloudbasierte Lösung mit Schnittstellen zu Ihren ERP- oder Buchhaltungssystemen. Testen Sie die Lösung ausgibig im Pilotbetrieb, bevor Sie sich endgültig für sie entscheiden. Eine übereilte Festlegung auf eine Anwendung, die sich mittelfristig als zu restriktiv oder unterdimensioniert herausstellt, kann später hohe Mehrkosten verursachen und ein Risiko für die Wettbewerbsfähigkeit bedeuten. Achten Sie vor allem aber darauf, dass die von Ihnen favorisierte Lösung zu Ihrem Unternehmen und der Unternehmenskultur passt.
4. Mängel bei Mitarbeiterschulung und Change-Management
Digitale Transformation kann nur gelingen, wenn ihre Stakeholder mitgenommen werden. In einem Unternehmen sind dies vor allem die Mitarbeitenden, die ihre Arbeitsweise möglicherweise anpassen müssen. Unzureichende Schulung führt zu Widerständen der einzelnen und zu Verzögerungen im Projektablauf.
Binden Sie alle relevanten Abteilungen und Personen frühzeitig ein. Investieren Sie in Schulungen und transparente Kommunikation, um Akzeptanz zu schaffen und Unsicherheiten abzubauen. Überfordern Sie Ihre Belegschaft nicht dadurch, dass Sie zu vieles zu schnell ändern wollen. Damit reduzieren Sie das Risiko, dass es später zu Anwendungsfehlern durch unzufriedene Benutzer kommt.
5. Fehlendes Bewusstsein für Datenqualität
Schlechte Datenqualität sowohl in den Basisdatensätzen als auch neu generierten Dokumenten wie z.B. elektronischen Rechnungen kann nicht nur finanzielle Risiken bergen, sondern auch rechtliche Konsequenzen haben. Sollte sich bei einer späteren Betriebsprüfung bspw. herausstellen, dass Vorsteuerabzüge aufgrund mangelnder Datenqualität unberechtigt waren, kann dies Strafzahlungen nach sich ziehen.
Achten Sie bei der Umsetzung Ihres digitalen Transformationsprojekts besonders darauf, dass Daten korrekt und gemäß rechtlicher Vorgaben verarbeitet werden. Stellen Sie sicher, dass insbesondere E-Rechnungen auch technischen Normen wie der EN 16931 entsprechen. Das lässt sich durch automatisierte Prüfungen von ein- bzw. ausgehenden Rechnungen mit Hilfe eines sogenannten „Validators“ sicherstellen.
Wie man typische Stolpersteine vermeidet
Digitalisierungsprojekte sind komplex. Zum einen gilt es, die Belegschaft einzubinden, zum anderen müssen eine Vielzahl von rechtlichen und technischen Auflagen beachtet werden, die bislang noch keine oder nur eine untergeordnete Rolle spielten. In Bezug auf die Einführung normkonformer elektronischer Rechnungsverarbeitung kommt zu den bekannten Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) auch die Beachtung technischer Regelwerke hinzu. E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, die nicht nur strukturelle Vorgaben machen, sondern hinter denen sich auch ein komplexes Regelwerk verbirgt.
Es empfiehlt sich daher, die Einführung eines E-Rechnungsprojekts mit einem kompetenten Partner wie Symtrax durchzuführen. Wir bieten eine cloudbasierte, agile Infrastruktur für die automatisierte Verarbeitung Ihrer Rechnungs- ein- und -ausgänge, die sich Ihren Gegebenheiten anpasst. Rechnungen lassen sich automatisiert unter Rückgriff auf erprobte Validatoren auf ihre inhaltliche wie formale Richtigkeit überprüfen. Über die intuitiv bedienbare Bedienoberfläche der Compleo Invoice Platform (CIP) ist eine Sichtprüfung bereits validierter Rechnungen dann in wenigen Augenblicken erledigt. Unser erfahrenes Team berät Sie kompetent, welche Lösung für Ihre spezifische Gegebenheiten und Unternehmenskultur die passende ist.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung lässt sich nicht mehr vermeiden. Mit Beginn der Empfangspflicht von elektronischen Rechnungen seit Januar dieses Jahres ist der Startschuss für den E-Rechnungsverkehr gefallen. In den kommenden Jahren wird der Austausch normkonformer, maschinenlesbarer Rechnungen verpflichtend werden, ergänzt durch die Meldepflicht steuerrelevanter Daten.
Ein solches Projekt bietet viele Chancen, es birgt aber auch Risiken. Es ist entscheidend, Mitarbeitende und Anwender der neuen Lösung frühzeitig mit einzubinden, Eine gründliche Vorbereitung, die Entwicklung einer Lösung zusammen mit einem kompetenten Partner mit dem entsprechenden technischen Knowhow und rigoroses Testen vor dem Go Live sind die Voraussetzung, um ein solches Transformationsprojekt erfolgreich umsetzen zu können.
Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.
