Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist ein standardisiertes Format für den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Sie ist eine sogenannte Core Invoice Usage Specification („CIUS“) der europäischen Norm EN16931 und wurde entwickelt, um den Prozess der Rechnungsstellung zu digitalisieren. Die Rechnungsinformationen werden in einen XML-Datensatz verpackt, welcher einer elektronischen Rechnung entspricht. Das macht sie maschinenlesbar und ermöglicht so den Empfang sowie auch die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme. In diesem Blogartikel werden wir uns genauer mit dem Aufbau einer XRechnung befassen und die wichtigsten Elemente erläutern.
Aufbau
- Header-Informationen:
Der Header einer XRechnung enthält grundlegende Informationen wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Lieferanten und den Empfänger der Rechnung. Diese Informationen sind entscheidend für die Identifizierung und Verarbeitung der Rechnung. - Rechnungspositionen:
Die Rechnungspositionen enthalten detaillierte Angaben zu den einzelnen Artikeln auf der Rechnung, einschließlich Beschreibung, Menge, Einheitspreis und Gesamtbetrag. Diese Informationen ermöglichen es dem Empfänger, die Rechnungsposten genau nachzuvollziehen und zu überprüfen. - Steuerinformationen:
Die XRechnung enthält auch alle relevanten Steuerinformationen, wie z.B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten, die Steuersätze und -beträge für jede Position sowie den Gesamtsteuerbetrag. Diese Informationen sind wichtig für die korrekte Abrechnung der Umsatzsteuer. - Zahlungsbedingungen:
Die Zahlungsbedingungen geben an, bis wann die Rechnung beglichen werden muss und welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden. Diese Informationen sind wichtig für den reibungslosen Ablauf des Zahlungsprozesses. - Weitere Anhänge:
Je nach Bedarf können einer XRechnung auch weitere Anhänge wie Lieferscheine, Bestellungen oder Verträge beigefügt werden. Diese Anhänge können zusätzliche Informationen liefern und helfen, den Belegfluss zu verbessern. Sie werden der XRechnung im Binärformat angehängt.
Die XRechnung lässt sich gemäß der zwei, in der EN16931 erlaubten Syntaxen darstellen, UBL oder dem internationalen Standard UN/CEFACT Cross-Industry Invoice (CII). Sie wird im XML-Format erstellt. Dieses strukturierte Format ermöglicht eine maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten und eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
Wofür braucht man die XRechnung
Wenn Sie Rechnungen an eine öffentliche Behörde stellen wollen, müssen Sie den Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung verwenden. Im innerdeutschen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand ist auch das Hybridformat ZUGFeRD mit dem Referenzprofil XRECHNUNG zulässig, wobei nur die XML-Datei berücksichtigt wird. IN jedem Fall muss eine elektronische Rechnung den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, sowie auch der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und auch den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entsprechen. Die KoSIT ist für die Weiterentwicklung des Standards XRechnung verantwortlich. Dies geschieht im Dialog mit Experten aus Bund, Ländern und Kommunen und der Wirtschaft. Die aktuell gültige Fassung der XRechnung ist bei der KoSIT hinterlegt.
E-Rechnung, XRechung und EDI
Auch wenn beide Begriffe oft synonym verwendet werden, sind sie nicht austauschbar. Während E-Rechnung ein Oberbegriff für alle Arten von elektronischen Rechnungen ist, ist die XRechnung ein speziell für die öffentliche Hand in Deutschland entwickelte Sonderform der europäischen Norm EN 16931. Man spricht auch von einem CIUS (Core Invoice Usage Specification).
Der Begriff E-Rechnung ist nicht auf ein besonderes Format, eine Norm oder Branche festgelegt. Man verwendet ihn in Europa genauso gut wie in Südamerika oder Indien. Er steht für elektronische Rechnungen, d.h. Rechnungen, die aufgrund ihrer strukturierten Form ohne Medienbruch maschinenlesbar und sowohl elektronisch als auch elektronisch zu verarbeiten sind. Deutlich älter als aktuelle E-Rechnungsformate und -standards ist EDI (Electronic Data Interchange). Diese standardisierte Form des elektronischen Datenaustauschs wurde Ende der 80ger Jahre des letzten Jahrhunderts aus der Not heraus geboren, dass ein stetig komplexer werdender Handel sich immer mehr internationalisierte. Für die Automobilbranche beispielsweise kam es darauf an, dass Autoteile eindeutig beschrieben, werden in Bezug auf Maße, Materialbeschaffenheit, Herkunft usf. Die hier entwickelten Normen, Protokolle und Formate entsprechen allerdings nicht der EN 16931. Sie sind auch nicht ohne weiteres in Übereinstimmung zu bringen, weshalb das Ende von EDI im Rechnungskontext in Europa absehbar ist.
Vorteile
Die Verwendung der XRechnung bietet Unternehmen viele Vorteile, darunter:
- Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von manuellen Prozessen und die Reduzierung von Papierdokumenten können Unternehmen ihre Kosten für die Rechnungsverarbeitung deutlich senken.
- Zeitersparnis: Die automatisierte Verarbeitung von XRechnungen und der Wegfall von Medienbrüchen beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess, von der Erstellung bis zur Zahlung, und reduziert so die Bearbeitungszeiten erheblich.
- Fehlerminimierung: Die standardisierte Struktur der XRechnung verringert das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe und -verarbeitung, was zu einer höheren Genauigkeit der Rechnungen führt.
- Compliance: Die XRechnung entspricht den gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen in Europa. Das ermöglicht die Einhaltung steuerlicher Vorschriften über Ländergrenzen hinweg.
Fazit
Insgesamt bietet die XRechnung eine standardisierte und effiziente Möglichkeit für den elektronischen Rechnungsaustausch. Ihr strukturierter Aufbau auf der Basis der durch die einheitliche europäische Norm EN 16931 zugelassenen Syntaxen UBL und UN/CEFACT (CII) und die Implementierung des semantischen Datenmodells einer elektronischen Kernrechnung erleichtert die Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen über Länder- und Branchengrenzen hinaus. Rechnungsverarbeitungsprozesse werden dadurch deutlich beschleunigt, effizienter und wirtschaftlicher. Die Verwendung von elektronischen Rechnungsstandards wie XRechnung ermöglicht Unternehmen eine Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
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