Der Austausch elektronischer Rechnungen entwickelt sich allmählich innerhalb der Europäischen Union und der EFTA-Staaten zum Standard. Die europäische Richtlinie 2014/55/UE verpflichtet alle Behörden der Mitgliedstaaten, elektronische Rechnungen gemäß der Norm EN 16391 zu empfangen und zu verarbeiten. Für den Austausch mit dem öffentlichen Sektor (B2G) ist die Verwendung von E-Rechnungen daher verpflichtend.
Die Umsetzung der Norm unterscheidet sich jedoch deutlich je nach Mitgliedstaat. Auch auf der gesamteuropäischen Ebene zeigen sich deutliche Unterschiede. Während einige Länder die E-Rechnung sehr planvoll und zielstrebig ausrollen, wird dies bei anderen wesentlich umständlicher und langsamer gehandhabt. An eine flächendeckende Einführung der verpflichtenden E-Rechnung auch im Bereich B2B ist daher nicht zu denken.
Immerhin sind einige Länder bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in den Bereichen Business to Government (B2G), Business to Business (B2B) und Business to Consumer (B2C) bereits weit fortgeschritten. Das gilt insbesondere in Serbien und Italien. Andere Länder wie Frankreich, Spanien und Polen haben bereits festgelegt, wie und in welchen Zeitschritten das Mandat in den kommenden Jahren auf B2B-Transaktionen ausgeweitet wird.
Nachfolgend wollen wir ein Schlaglicht werfen auf den Entwicklungsstand in einigen europäischen Ländern:
Italien ist Vorreiter bei der Einführung der E-Rechnung
Italien hat zur Überraschung vieler als eines der ersten Länder bereits im Jahr 2015 die Verpflichtung zur E-Rechnung vorbereitet. Vier Jahre später machte die italienische Regierung die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend für alle öffentlichen Einrichtungen wie auch für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B). Das hier vorgeschriebene Format ist FatturaPA (XML). Die elektronischen Rechnungen müssen über die Plattform Sistema di Interscambio (SdI) eingereicht werden, das zugleich auch fiskalische Daten für den Vorsteuerabzug erhebt.
Italien ist somit das erste europäische Land, welches die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen eingeführt hat. Anfangs waren Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 65 000 Euro davon ausgenommen. Am 1. Juli 2022 dehnte Italien die Verpflichtung zur E-Rechnung auf grenzüberschreitende Transaktionen und Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 65 000 Euro aus. Davon ausgenommen sind weiterhin Kleinstunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 25 000 Euro. Allerdings müssen auch sie ab dem 1. Januar 2024 ihre Rechnungen elektronisch elektronische Rechnungen ausstellen.
Erste Schritte zur verpflichtenden E-Rechnung (B2B) in Serbien
Die serbische Regierung schreibt die elektronische Rechnungsstellung auf nationaler Ebene vor. Das Gesetz trat 2021 in Kraft und enthielt einen Zeitplan für ihre Einführung. Seit dem 1. Mai 2022 ist es für Lieferanten verpflichtend, öffentlichen Verwaltung Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Öffentliche Einrichtungen mussten dementsprechend ab diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Seit dem 1. Juli 2022 müssen Unternehmen der öffentlichen Hand ihrerseits E-Rechnungen an ihre Lieferanten stellen. Das wiederum macht es für Privatfirmen erforderlich, E-rechnungen nicht nur zu versenden, sondern auch empfangen und verarbeiten zu können.
Schließlich wurde die elektronische Rechnungsstellung ab dem 1. Januar 2023 auf B2B-Transaktionen ausgedehnt. Die serbische Regierung hat dazu ein nationales Portal mit Namen System E-Faktura (SEF) eingeführt. Dieses basiert auf dem italienischen Modell. Die Plattform ermöglicht das Senden, Empfangen, Sammeln, Verarbeiten und Archivieren von elektronischen Rechnungen. Die Rechnungen müssen in XML ausgestellt werden und der Syntax von UBL 2.1 entsprechen.
Polen erleichtert den Übergang zur E-Rechnung mit seiner KSeF-Plattform
Von 2024 an wird die E-Rechnung für B2B-Transaktionen aller polnischen Unternehmen, die der Mehrwertsteuer unterliegen, verpflichtend. Bereits im Jahr 2019 leitete die polnische Regierung den ersten Schritt ein, indem sie eine zentrale Plattform namens PeF einrichtete, über die die öffentlichen Einrichtungen elektronische Rechnungen empfangen konnten. Auch Lieferanten können sich dieser Plattform anschließen und ihre Rechnungen elektronisch übermitteln.
Um den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung landesweit einfacher zu gestalten, wurde eine neue zentrale Plattform eingerichtet: das KSeF-Portal ist seit dem 1. Januar 2022 in Betrieb. Um Dokumente über diese Plattform auszutauschen, müssen die Nutzer Rechnungen in einem standardisierten, für Polen spezifischen XML-Format (FA_VAT) ausstellen.
B2B-Transaktionen per E-Rechnung werden in Spanien verpflichtend
Seit 2015 ist die elektronische Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor in Spanien Pflicht. Die Rechnungen werden im XML-basierten FacturaE-Format über das FACe-Portal übermittelt. Ab 2024 soll die E-Rechnung auch für den gesamten B2B-Austausch ausgeweitet werden.
E-Rechnung in Luxemburg stellt für Unternehmen eine Hürde dar
Seit 2019 ist die öffentliche Verwaltung verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Seit Mai 2022 führt Luxemburg die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung über das Peppol-Netzwerk schrittweise ein, um alle auf den öffentlichen Arbeitsmärkten ausgetauschten Dokumente in einem strukturierten Format (XML) zu übermitteln. Im B2B-Bereich gibt es jedoch derzeit noch keine gesetzlichen Verpflichtungen.
E-Rechnung in Deutschland aufgrund der föderalen Struktur sehr uneinheitlich
Seit November 2018 ist der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen für die oberen Bundesbehörden in Deutschland verpflichtend. Auf kommunaler Ebene haben andere Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber schrittweise nachgezogen. Seit November 2020 müssen Anbieter der öffentlichen Hand ihre Rechnungen in einem elektronischen Format nach dem deutschen Standard XRechnung in seiner jeweils aktuellen Fassung einreichen. XRechnung ist ein CIUS der europäischen Norm EN16931. Das Hybridformat Factur-X (bekannt als ZUGFeRD) wird erst ab der Version 2.2 akzeptiert, sofern es das Referenzprofil XRECHNUNG verwendet, und auch hier nur der maschinenlesbare Teil.
E-Rechnungen in Deutschland müssen verschiedenen Anforderungen entsprechen, um gültig zu sein: von der europäischen Norm, der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung (ERechV) des Bundes bis hin zu spezifischen Vorschriften der einzelnen Bundesländer. Diese Regelungen unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland teilweise erheblich. Es gibt keine einheitliche Austauschplattform, sondern unterschiedliche Portale und Übermittlungswege. Mit dem ZRE für Bundesbehörden und dem OZG-RE auf der Ebene einiger Bundesländer stehen prinzipiell zwei nutzbare Portale zur Verfügung. Es gibt auch weitere landesspezifische Plattformen, wie z.B. das Portal des Landes Nordrhein-Westfalen. Peppol dürfte für viele Unternehmen die bevorzugte Methode zur automatisierten Rechnungsübermittlung darstellen, da sich hiermit Rechnungen weitgehend einheitlich sowohl im Binnenland wie auch international übermitteln lassen.
Die E-Rechnung setzt sich durch
Fast die Hälfte aller europäischen Länder hat die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich bereits allgemein eingeführt. Immer mehr Länder wollen die E-Rechnung im B2B-Bereich in den kommenden Jahren verbindlich vorschreiben. Allerdings behält jedes Land seine eigenen Kriterien und technischen Besonderheiten bei, was die Umsetzung der E-Rechnung vor allem im transnationalen Austausch zu einer echten Herausforderung macht. Es ist also für Unternehmen sinnvoll, sich einem auf E-Rechnung spezialisierten Partner anzuvertrauen. Mit seinen Lösungen und seiner Erfahrung ist er in der Lage, für seine Kunden eine für ihre Bedürfnisse optimale und wirtschaftlich vertretbare Lösung zu entwickeln
Symtrax
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