Factur-X dans le cadre de la facturation électronique obligatoire
Dans le cadre de sa politique de transition numérique, l’Etat français a décidé d’instaurer la facturation électronique obligatoire dès 2024 afin de diminuer l’écart […]
/!/ Nouveau calendrier de la facturation électronique en France. Le scénario envisagé consiste en 2 vagues avec :
- Une obligation de réception pour tous et une obligation d’émission pour les GE et les ETI en septembre 2026 ;
- Une obligation d’émission pour les PME et TPE en septembre 2027.
Dans le cadre de sa politique de transition numérique, l’Etat français a décidé d’instaurer la facturation électronique obligatoire dès 2024 afin de diminuer l’écart entre les recettes de TVA attendues et celles réellement perçues par l’Etat au moyen de recoupements automatisés entre factures émises et factures reçues. La fraude à la TVA a en effet été évaluée à 147 milliards d’euros au niveau de l’Union Européenne dont 20 milliards d’euros en France, représentant 12% des recettes annuelles de l’Etat français.
L’obligation en France d’émettre des factures au format électronique s’imposera de manière progressive selon la taille des entreprises entre 2024 et 2026.
Les nouvelles dates sont du 1er juillet 2024 pour les Grandes Entreprises, au 1e janvier 2025 pour les ETI et enfin au 1e janvier 2026 pour les PME. En revanche, toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques dès le 1er juillet 2024.
Afin de permettre à toutes les entreprises de se lancer sur la voie électronique, un nouveau standard de facture électronique a fait son apparition depuis juillet 2017 : il s’agit du format Factur-X. Le but est de simplifier les échanges commerciaux transfrontaliers ainsi que de faciliter l’adoption de la facture électronique, en particulier pour les petites et moyennes entreprises.
Cependant, la Factur-X peine à trouver ses marques car elle reste encore méconnue de la plupart des entreprises. Selon une étude menée par la plateforme Best Practices SI en 2019, 83% des entreprises françaises ne connaissaient pas ce format de facture électronique.
Pourquoi le format Factur-X ?
Face à l’hétérogénéité des entreprises, il fallait imaginer un format qui permette aussi bien aux TPE et PME qu’aux grands groupes d’échanger des factures de manière efficiente – ce que l’on nomme l’interopérabilité.
Il fallait donc d’une part que ces factures puissent être créées ou saisies manuellement, et d’autre part être gérées de manière automatique. Le format Factur-X a été imaginé dans ce but. Il s’agit plus précisément d’une facture classique en PDF/A-3, dans laquelle est intégré un fichier XML reprenant toutes les informations essentielles au traitement de la facture. Par cela, elle présente l’avantage d’être à la fois visible par l’humain, qui peut contrôler l’exactitude des informations (format PDF/A-3), et lisible par une machine, puisqu’elle contient un fichier de données structurées (format XML). Ce format permet ainsi de faciliter le traitement automatisé de ses données dans la comptabilité du client.
Pourquoi parle-t-on de PDF/A-3 ? Parce qu’il s’agit d’un format de PDF dans lequel les polices de caractères sont incluses, ce qui garantit que le document, puisse être archivé (d’où le A de PDF/A-3) et qu’il sera lisible, quel que soit le PC utilisé. De plus, il est également possible d’intégrer des pièces jointes à la facture comme les bons de commande, les CGV de l’entreprise par exemple… en laissant le récepteur libre d’utiliser ou non l’ensemble des données envoyées.
Exemple d’une Factur-X :
Genèse de Factur-X
Ce format « mixte » ou hybride a été développé et promu depuis juillet 2017 par le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics (FNFE-MPE) et son homologue allemand FeRD.
Sa structure suit la Norme Sémantique Européenne EN 16931 qui contient plus de 165 données, ainsi que les règles de gestion associées.
Il existe en fait 5 profils, en poupées gigognes :
- Minimum : contenant les 18 données de facturation obligatoire du secteur public via le portail Chorus Pro;
- Basic WL : contenant toutes les données utiles à l’automatisation de la facturation pour les clients;
- Basic : contenant en plus du profil Basic WL, un certain nombre de données;
- EN 16931 : conforme à la Norme sémantique européenne EN 16031 avec les 165 champs de données;
- Extended : contenant des données pour certains cas métier très spécifiques liés aux extensions de la Norme Sémantique Européenne.
Pourquoi recourir au format Factur-X ? Quels sont les avantages ?
La Factur-X constitue une véritable opportunité stratégique pour toutes les entreprises qui souhaitent optimiser leurs processus de facturation. L’objectif premier de ce format hybride est de permettre aux émetteurs de factures de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations structurées.
La mise en place de la facturation électronique et l’utilisation du format Factur-X dans son entreprise présentent ainsi de nombreux avantages :
- Une mise en œuvre très simple et peu coûteuse ;
- Un gain de temps lors de l’envoi et du traitement de l’information. Cela permet une réduction des délais de paiement et des coûts de traitement. La Factur-X réduit de 50% le coût d’une facture et de 30% son délai de traitement ;
- Une lecture et une saisie facilitées par l’automatisation des processus. Les services comptables ne ressaisissent pas toutes les informations de la facture ;
- Une diminution du nombre d’erreurs de saisie et donc une réduction du nombre de litiges ;
- Une sécurité renforcée pour les factures et leurs données ;
- Une meilleure productivité et compétitivité pour les entreprises.
De plus, ce standard de dématérialisation est compatible avec de nombreuses plateformes de facturation électronique telles que Chorus Pro (secteur public) ou le réseau PEPPOL pour l’Europe.
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Références
Projet de loi : 3211.pdf (assemblee-nationale.fr)
