4 cas d’usage pour bien comprendre le schéma en Y et bien choisir sa configuration
Les équipes Symtrax ont décrypté pour vous 4 cas d’usage associés aux circuits de facturation afin de vous aider à mieux comprendre le fonctionnement […]
Les équipes Symtrax ont décrypté pour vous 4 cas d’usage associés aux circuits de facturation afin de vous aider à mieux comprendre le fonctionnement du schéma en Y. Elles se sont appuyées sur les 3 types de circuits (A, B, C) qui permettent d’échanger les factures, de déclarer les données de facturation ainsi que de transmettre le cycle de vie de la facture.
Circuit A – Le fournisseur et l’acheteur ont tous les deux recours au portail public de facturation (PPF) pour émettre et réceptionner leurs factures. Pour cela, ils utilisent un opérateur de dématérialisation (OD).
Circuit B – Un des deux acteurs a recours au PPF via un OD, et l’autre à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Circuit C – Le fournisseur et l’acheteur ont tous les deux recours à des plateformes de dématérialisation partenaires.
1e cas (circuit A) – Le fournisseur et l’acheteur se raccordent au PPF en utilisant chacun un opérateur de dématérialisation (OD)
L’opérateur de dématérialisation (OD) peut aider les entreprises en amont ou en aval des PDP ou du PPF à se mettre en conformité avec les nouvelles obligations réglementaires. L’OD joue un rôle d’intermédiaire lors de l’émission de données de facturation entre le fournisseur et sa plateforme d’émission ou lors de la réception de factures entre l’acheteur et sa plateforme de réception. Le choix de recourir à un OD plutôt que de passer directement par le PPF peut s’avérer plus avantageux pour une entreprise en fonction de sa taille ou du nombre de factures à traiter.
Les étapes sont les suivantes :
1/ Consultation de l’annuaire : En premier lieu, le fournisseur doit consulter l’annuaire pour créer sa facture afin d’obtenir des informations sur l’acheteur et ainsi déterminer si celui-ci utilise le PPF ou une autre plateforme de dématérialisation. Les entreprises qui ont fait le choix de confier la dématérialisation fiscale de leurs factures à un OD pourront consulter l’annuaire des sociétés référencées dans le PPF pour vérifier et contrôler automatiquement leurs factures avant leur dépôt sur la plateforme.
2/ Création de la facture : L’OD convertit la facture dans l’un des 3 formats structurés ou mixtes du socle dans le respect de la norme EN 16931 (UBL, CII – UN/CEFACT, Factur-X).
3/ Envoi de la facture : L’OD dépose la facture en se raccordant au PPF et peut utiliser deux modes d’échanges (en mode EDI ou API, aussi appelé le mode service).
4/ Suivi de la facture : Une fois que la facture est déposée sur le PPF, l’OD de l’émetteur stocke la facture, récupère automatiquement les changements de statut de la facture sur le PPF et prévient l’acheteur via son OD de la mise à disposition de la facture sur la plateforme.
5/ Réception de la facture : Pour recevoir des factures, l’acheteur doit obligatoirement choisir une plateforme de réception (ici le PPF) et définir la maille d’adressage de ses factures. Ces informations sont ensuite stockées dans l’annuaire pour permettre l’adressage des factures par les fournisseurs et leurs routages par les plateformes. L’OD pourra consulter les informations nécessaires à l’identification du niveau de maille d’adressage pour alimenter correctement les factures.
L’OD de l’acheteur récupère la facture directement sur le PPF, la stocke éventuellement, et la convertit dans un format compatible avec la comptabilité de l’acheteur.
A noter : Le mode d’échange pour la réception de la facture peut être différent du mode utilisé lors de son dépôt par le fournisseur sur le PPF.
6/ Traitement de la facture : L’OD de l’acheteur communique ensuite au PPF les changements de statut de la facture (en attente, prise en charge, approuvée, refusée…). Le dernier changement de statut (payée) doit en revanche être effectué par l’OD du fournisseur.
7/ Transmission des données : Le PPF extrait les données de e-reporting de la facture et les transmet à l’administration fiscale.
2e cas (circuit B1) : Le fournisseur passe par une PDP et l’acheteur par un OD
Dans le cas où le fournisseur souhaite recourir à une PDP pour l’émission de ses factures, il a deux options :
- Fournir sa facture dans le format exigé par sa PDP (en général des opérateurs EDI « historiques » : INVOIC d’EDIFACT par exemple) ;
- La fournir dans l’un des 3 formats acceptés sur le PPF.
La PDP du fournisseur peut ensuite déposer la facture sur le PPF. Pour la réception de sa facture, l’acheteur se retrouve dans le même cas que dans celui du circuit A.
3e cas (circuit B2) : Le fournisseur passe par un OD et l’acheteur par une PDP
Pour le fournisseur, il se retrouve dans le même cas que dans celui du circuit A : il envoie sa facture sur le PPF en passant par un OD.
Pour l’acheteur, sa PDP devra être interopérée avec le PPF. Si c’est le cas, la PDP de l’acheteur récupère la facture sur le PPF dans l’un des 3 formats obligatoires. La conversion dans un format compréhensible par l’outil de comptabilité n’est généralement pas effectuée.
A noter : un opérateur de dématérialisation peut fournir cette prestation complémentaire.
La PDP de l’acheteur aura également la responsabilité d’enregistrer les entités déclarées et leur représentant dans l’annuaire. Elle sera garante de l’exactitude de ces informations (l’adressage doit être fait au bon niveau de granularité : SIREN, SIRET, voire département ou service.)
4e cas (circuit C) : Le fournisseur et l’acheteur passent tous les deux par une PDP
Contrairement au portail public de facturation, les plateformes de dématérialisation partenaires offrent la possibilité d’utiliser des formats ne faisant pas partie du socle minimum.
Dans le cas où l’émetteur et le destinataire de la facture font le choix de recourir tous les deux à une plateforme de dématérialisation partenaire, la facture est envoyée dans sa globalité.
Attention : le fournisseur doit au préalable avoir signé une convention de facturation avec sa PDP, puisque c’est la PDP qui facturera en son nom.
Les étapes sont :
1/ Envoi de la facture : le fournisseur fournit sa facture à sa PDP, qui la transmet ensuite à la PDP de l’acheteur.
Cependant, dans ce cas-là, il est indispensable d’obtenir un accord bilatéral entre la PDP de l’émetteur et la PDP du destinataire, ou bien une adhésion à un protocole d’échange réseau (PEPPOL / EESPA). Lorsque l’accord est obtenu :
2/ Réception de la facture : l’acheteur récupère et consulte sa facture sur sa PDP.
La PDP devra mettre à jour l’annuaire au nom de l’acheteur pour la gestion des données d’adressage le concernant.
3/ Transmission de données : la PDP du fournisseur transmet les données de facturation au PPF. Le PPF, à son tour, transmet les données de facturation à l’administration fiscale.
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Interopérabilité des PDP
Dans ce cas, la question sur l’organisation d’une interopérabilité native entre toutes les PDP se pose. Il existe de nombreuses modalités d’envoi et de réception (plusieurs protocoles de communication, formats d’échange), ce qui rend ce mode de fonctionnement très complexe.
Par ce principe, toutes les PDP devront être interopérées avec le PPF et avec toutes les PDP destinataires de ses clients. Lors du dépôt du dossier d’immatriculation, une candidate PDP devra montrer une interopérabilité totale avec le PPF et une interopérabilité partielle avec au moins une autre PDP, soit dans le cadre d’une convention bilatérale (à montrer), soit par une adhésion à un protocole d’échange réseau (de type PEPPOL / EESPA).
Un service d’immatriculation des PDP a été créé au sein de la DGFiP depuis mai 2023. Il est important de noter que, pour le moment, aucune PDP n’a été immatriculée et qu’il n’y a aucune garantie quant à la certification des PDP candidates.
Les PDP devront être qualifiées par l’Etat à plusieurs titres (en particulier SecNumCloud et certification AFNOR 27001). Elles devront aussi recevoir un mandat de facturation, seront responsables du dépôt des factures et de l’archivage des factures reçues.
Par conséquent, en tenant compte des délais impartis, le recours à un OD semblerait plus avantageux pour une entreprise. Il est également possible de raccorder un OD à une PDP pour la gestion de vos factures entrantes et sortantes.
L’offre Symtrax
Symtrax a fait le choix d’être un opérateur de dématérialisation à forte valeur ajoutée à destination des PDP ou du PPF et pouvant proposer des services de dématérialisation des traitements des factures (conversion, validation etc.)
Symtrax a développé son interface Compleo Invoice Platform qui permettra la réception, l’émission et le dépôt automatique des factures vers le PPF ou une PDP ainsi que le suivi du statut des factures déposées sur le portail grâce à sa connexion en API. Compleo Invoice Platform peut convertir vos factures au format électronique et les transmettre automatiquement.
En plus de ces fonctionnalités, Symtrax propose des services complémentaires tels que l’archivage à valeur probante (SAE). En tant que Point d’Accès Peppol, Symtrax permet également l’échange des factures à l’échelle internationale.
📣 Ce 2e article fait partie de la série d’articles de blog autour de la facturation électronique rédigée par les équipes Symtrax.
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Sources :
Schéma en Y et les acteurs associés
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