Durch digitale Signaturen wird die Art und Weise, wie Unternehmen Genehmigungen handhaben, neu definiert.
Ein wesentlicher Grund, warum digitale Signaturen in vielen Fällen vorgeschrieben sind, ist, dass sie eine einzigartige Lösung zur Überprüfung der Authentizität von Dokumenten darstellen.
Softwarelösungen für digitale Signaturen können helfen, zuverlässige Prüfpfade zu erstellen, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und gleichzeitig Sicherheitsbedenken zu verringern. Dokumente lassen sich mit digitalen Signaturzertifikaten (DSC) signieren, die auf einem USB-Stick oder einem lokalen Server gespeichert sind. Größere, sicherere Geräte wie Hardware-Sicherheitsmodule (HSM) eignen sich ebenfalls dazu.
Authentizität, Konformität und Rückverfolgbarkeit: die Vorteile digitaler Signaturen
Im Folgenden werden einige Möglichkeiten zur Verbesserung von Geschäftstransaktionen durch die Implementierung eines solchen Signaturprozess erläutert. Zunächst einmal kann eine mit einem privaten Schlüssel erstellte digitale Signatur nur mit einem entsprechenden öffentlichen Schlüssel auf der Empfängerseite überprüft werden. Jede Abweichung bei der Überprüfung macht das Dokument ungültig.
Eine digitale Signatur kennzeichnet die Anwesenheit des Unterzeichners zu einem bestimmten Zeitpunkt. Funktionen wie Geo-Tagging und IP-Erfassung ermöglichen präzise Rückverfolgbarkeitsmethoden. Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung solcher Werkzeuge die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und gewährleistet die Konformität.
Mit einer passenden Lösung für digitale Signaturen kann der Datenintegrität und der Dokumentenechtheit Vorrang eingeräumt werden, so dass mit ein und demselben nahtlosen Prozess sowohl Zuverlässigkeit als auch die Einhaltung von Prüfvorschriften gewährleistet wird. Zudem sind digitale Signaturen viel schneller, kompatibler und effizienter als physische Signaturen.
Jedes digital signierte Dokument kann archiviert werden, was das spätere Auffinden erleichtert. Dank des einfachen Zugriffs auf eine große Anzahl von Dokumenten ist die Einhaltung der behördlichen Richtlinien weder mühsam noch langwierig und erfordert nur minimalen Aufwand.
Ausblick
Mit einem digitalen Ansatz können Unternehmen ihre Kosten für die Dokumentenverwaltung erheblich senken und Ressourcen schonen, weil das Ausdrucken von Dokumenten weitgehend überflüssig wird und durch automatisierte Abläufe fehlerbehaftete manuelle Eingriffe minimiert werden.
Per E-Mail-Benachrichtigung wird der Empfänger darauf aufmerksam gemacht, dass ein Dokument zur Unterzeichnung bereitliegt. Die laufende Aktualisierung des Dokumentenstatus ermöglicht es, den aktuellen Stand einzelner Dokumente zu verfolgen. So werden Genehmigungsprozesse deutlich beschleunigt und transparenter gestaltet. Durch die Einführung eines solchen automatisierten Workflows eröffnen sich Einsparpotenziale und gleichzeitig Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung Ihres Unternehmens.
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