Vor dem Hintergrund der digitalen Transformation sind die Aufgabenbereiche vieler Personalabteilungen seit einigen Jahren in einem Umbruch. Mit der fortschreitenden Digitalisierung verändern sich viele Arbeitsabläufe, insbesondere im Zusammenhang im Bereich der Mitarbeiterschulung und Weiterbildung sowie den Arbeitsprozessen. So gesehen stellt die Personalverwaltung eine Schlüsselposition für die Unternehmensführung dar. Sie spielt eine entscheidende Rolle in der strategischen Ausrichtung des Unternehmens.
Welche Prozesse lassen sich entmaterialisieren?
Der Aufgabenbereich der Personalabteilung ist gewachsen. Dementsprechend bieten sich verschiedene Prozesse zur Digitalisierung an:
- Die elektronische Unterschrift auf Dokumenten wie Einstellungszusage, Arbeitsvertrag, Urlaubsantrag usf
- Der elektronische Versand von Dokumenten an die Mitarbeiter, wie z.B. Gehaltsabrechnungen. Eine Studie von OpinionWay aus dem Jahr 2019 ergab, dass eine Mehrheit der Arbeitnehmer das Prinzip des papierlosen Gehaltsnachweises befürwortet (58%). Bei jenen, die diese Praxis bereits kennen, liegt der Anteil mit 83% deutlich höher
- Die Online-Verwaltung von Personalakten, die es ermöglicht, Informationen über die Mitarbeiter zentral zu speichern und sie berechtigten Personen zur Einsicht zu überlassen (Urlaub, Abwesenheiten, Spesenabrechnungen…etc.)
Welche Herausforderungen gilt es zu meistern?
Der Mehrwert
Digitalisierung im Personalbereich bedeutet vor allem, zeitraubende, wiederkehrende und monotone Aufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren. Das eröffnet den Mitarbeitern neue Freiräume, in denen sie sich strategischen und anderen anspruchsvolleren Aufgaben widmen können, wie Einstellungsgespräche führen, Karrierepläne entwickeln oder Schulungen organisieren.
Prozessoptimierung
Eine so verstandene digitale Transformation trägt zu einer höheren Zuverlässigkeit interner Prozesse bei. Sie ermöglicht einen optimierten Zeitablauf und eröffnet Einsparpotenziale. Die Kostensenkung werden erzielt durch Wegfall kostenintensiver Prozesse wie der Versand, Ausdrucken oder das Bereithalten von Archivierungskapazitäten. Außerdem werden Fehler- und Verlustrisiken deutlich reduziert, was insgesamt zu einer Produktivitätssteigerung beitragen kann.
Datenschutz & Compliance
Datenschutz wird gerade im Umgang mit sensiblen Daten wir Personalinformationen großgeschrieben, zumal die DSGVO klare Vorgaben macht. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, die Vertraulichkeit und den Schutz dieser Informationen sicherzustellen. Um den Zugriff auf solche Daten nachvollziehbar zu machen gibt es geeignete Lösungen. Auch Zugriffssperren für nicht autorisiertes Personal müssen ermöglicht werden.
Optimierte Arbeitsqualität ermöglichen
Eine Chance, die sich den Mitarbeitern der Personalabteilung durch einen durchdachten digitalen Transformationsprozess eröffnet, ist die Möglichkeit, die Zufriedenheit der Belegschaft zu steigern. Durch die Entlastung von repetitiven Tätigkeiten kann sich die Personalabteilung den Belangen der einzelnen Arbeitnehmer intensiver zuwenden und Pläne entwickeln, wie man ihnen mehr Autonomie und Verantwortung übertragen kann. Außerdem können relevante Informationen digital zur Verfügung gestellt werden, so dass sie leichter und schneller abrufbar sind.
Wie gestaltet man die Entmaterialisierung in der Personalabteilung?
Bedarfs- und Zielbestimmung des Unternehmens
Zunächst sollte man eine Bestandsaufnahme machen, um den IST-Zustand feststellen. Welche Tools stehen den Mitarbeitern der Personalabteilung zur Verfügung? Ist die Umstellung der Personalprozesse zum gegebenen Zeitpunkt sinnvoll und wünschenswert? Man ermittelt die Effektivität der bestehenden Abläufe und identifiziert jene Aufgaben im Unternehmen, deren Automatisierung umsetzbar und vorteilhaft wäre.
Auswahl der passenden Werkzeuge
Auf der Basis der Bestandsaufnahme lassen sich die wichtigsten Unternehmensziele im Kontext eines digitalen Transformationsprozesses bestimmen. Im nächsten Schritt müssen die Hebel und Werkzeuge definiert werden, mit denen effizienteres Arbeiten in der Personalabteilung ermöglicht werden. Die Lösung sollte sowohl die optimierte Nutzung der Zeit wie auch eine Vereinfachung der Arbeitsabläufe zum Ziel haben.
Begleiten der Teams im Change-Prozess
Der Erfolg des Change-Prozesses hängt wesentlich davon ab, wie effektiv die Mitarbeiter von vorneherein einbezogen und mitgenommen werden. Sie müssen sich als ernstzunehmende Mitspieler verstehen. Daher wird es darauf ankommen, inwiefern das Unternehmen geeignete Schulungsmaßnahmen oder auch Workshops anbieten kann. Auf diese Weise sollen sich die zukünftigen Nutzer der neuen Tools und Abläufe bereits von Beginn an mit ihnen vertraut machen.
Abschließende Bewertung
Die letzte Phase des digitalen Transformationsprozesses ist die Beurteilung seines tatsächlichen Mehrwerts. Lassen sich die durchgeführten Maßnahmen in der Personalabteilung ganz oder teilweise auch an wirtschaftlichen Ergebnisverbesserungen ablesen?
Sind Sie bereit für die Digitalisierung Ihrer Personalabteilung?
Symtrax bietet umfassende Lösungen, die unternehmensspezifischen Bedürfnissen gerecht werden. Sie sind skalierbar und individuellanpassbar. Mit unseren Tools lassen sich auf einfache Weise Prozesse rund um das Dokumentenmanagement sicher und zuverlässig automatisieren.
Compleo Hybrid heißt unsere Lösung. Mit ihr lassen sich die unterschiedlichsten Aspekte der Abläufe innerhalb einer Personalabteilung digitalisieren:
- Einrichtung eines papierlosen Validierungs-Workflows inklusive der Möglichkeit, Geschäftsdokumente digital zu unterschreiben
- Genehmigungsprozesse für interne Dokumente (Arbeitsverträge; Anweisungen usw.) wie für außerbetriebliche Dokumente (Erklärungen für Sozialpartner, Verwaltungsformalitäten usw.)
- Die Möglichkeit, in einem automatisierten Verteilprozess von Dokumenten Kommentare oder begleitende Unterlagen hinzuzufügen
- Die automatisierte, sichere und regelgesteuerte Verteilung aller Personaldokumente (Gehaltsabrechnungen, Informationsschreiben…)
- Nachverfolgbarkeit in Echtzeit bezüglich des Empfangs und der Kenntnisnahme durch den Adressaten entsprechend verteilten Dokumenten
Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.
