Depuis quelques années, dans un contexte de transformation numérique, le département des ressources humaines a vu ses fonctions évoluer. La dématérialisation RH s’est accélérée. Ses missions se sont diversifiées, en particulier pour tous les process liés à la gestion des talents et aux nouveaux modes de travail. Dans ce contexte, la fonction RH représente un atout essentiel pour la direction et participe activement à la stratégie globale des entreprises.
Quels processus peut-on dématérialiser ?
Les missions des RH se sont élargies. Désormais, il est possible de dématérialiser plusieurs processus, se traduisant par :
- La signature électronique de documents (promesse d’embauche, contrat de travail, solde de toute compte…),
- L’envoi électronique de documents RH aux employés (calcul de la paie, édition des bulletins de paie.) Par ailleurs, une étude OpinionWay de 2019 révélait qu’une majorité de salariés se montre favorable au principe du bulletin de paie dématérialisé (58%). Une proportion qui progresse fortement chez ceux l’ayant déjà expérimenté (83%).
- La gestion administrative en ligne du personnel permettant de centraliser toutes les informations concernant les employés avec la possibilité de les consulter et de les partager au sein de l’équipe RH (carte d’identité, congés payés, absences, notes de frais…)
Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?
Valeur ajoutée :
Dématérialiser les processus RH, c’est avant tout simplifier et automatiser de nombreuses tâches administratives chronophages. Les équipes RH peuvent donc se concentrer sur des tâches stratégiques à plus forte valeur ajoutée : campagne de recrutement, gestion de talents ou des compétences (GPEC), plans de carrières, bien-être au travail, formation etc.
Optimisation des processus :
Cette transformation numérique contribue à une meilleure fiabilité des processus internes. Elle permet d’améliorer les délais entre les différents acteurs impliqués. On observe des économies significatives en optimisant les coûts des entreprises (liés aux impressions, à l’affranchissement des envois postaux, archivage…), augmentant ainsi leur productivité. De plus, la dématérialisation des données permet de limiter les erreurs de saisie, les oublis ou le risque de perte de documents.
Protection des données & conformité :
Les équipes RH doivent constamment respecter les évolutions réglementaires et les lois en vigueur telles que le RGPD (Règlement General sur la Protection des Données) afin d’être conformes au code du travail. L’entreprise est donc dans l’obligation de garantir la protection ainsi que la confidentialité des données RH des collaborateurs. Les solutions de gestion RH permettent de garantir la traçabilité des données. Elles permettent également de sécuriser leur accès aux seules personnes habilitées par leur fonction.
Agir sur la qualité de vie au travail :
L’enjeu de la dématérialisation de la fonction RH est l’amélioration de l’expérience collaborateur. Le bien-être et l’accompagnement des salariés sont devenus une priorité pour la plupart des entreprises. En dématérialisant les processus, les ressources humaines peuvent accorder plus de temps aux demandes des collaborateurs et à leurs besoins. De plus, digitaliser les fonctions RH permet de donner plus d’autonomie et de responsabilité aux collaborateurs. Les salariés peuvent avoir plus facilement accès aux informations dont ils ont besoin directement en ligne.
Comment dématérialiser les process RH ?
Identifier les objectifs et les besoins de son entreprise :
Il est nécessaire de réaliser un audit des outils existants utilisés par les collaborateurs. Le but est de savoir si une transformation de la gestion RH est pertinente pour son entreprise. Il s’agit de bien comprendre la façon dont sont utilisés ces outils, d’identifier l’efficacité des processus existants et de lister les différentes tâches répétitives au sein de son entreprise pouvant être automatisées.
Sélectionner les outils numériques à mettre en place :
A partir de cet audit, les entreprises disposent de tous les éléments nécessaires afin de déterminer leurs principaux objectifs dans le cadre d’une transformation numérique. Il s’agit maintenant de définir une solution qui permettra d’optimiser le temps et de simplifier le travail du service RH.
Accompagner les équipes face au changement :
La réussite du projet passe par l’implication et l’accompagnement de l’ensemble des collaborateurs. Par conséquent, l’entreprise doit être en mesure de proposer des sessions de formation ou workshops afin de susciter l’intérêt ainsi que de faciliter l’appropriation des outils pour les futurs utilisateurs.
Evaluer la performance RH :
La dernière étape concerne l’évaluation des performances du service RH en tenant compte de l’expérience des collaborateurs et des résultats commerciaux obtenus.
Vous souhaitez dématérialiser vos processus RH ?
Symtrax propose une solution complète afin de répondre aux besoins des entreprises. Nos outils sont paramétrables et permettent de superviser facilement les processus de gestion documentaire.
Notre solution Compleo Hybrid permet de :
- Mettre en place un workflow de validation & une signature 100% numérique pour vos documents. Des contrats en interne (contrat de travail, charte d’entreprise, etc.) ou en externe (déclarations sociales, formalités administratives etc.)
- Ajouter et envoyer des commentaires et des PJ
- Automatiser la distribution de tous vos documents (bulletins de paie, notes d’information…)
- Accéder au suivi en temps réel de vos circuits de documents.
