Dokumentenmanagement ist heute wichtiger denn je. Die Arbeitskultur hat sich von einer fast vollständigen Abhängigkeit des physischen Arbeitsplatzes hin zu einer flexibleren und anpassungsfähigeren Arbeitsweise gewandelt. Arbeit findet nicht mehr nur von 9 bis 17 Uhr statt. Heute geht der Trend hin zu einem bequemen und ausgewogenen Lebensstil. Ein solches Konzept lässt mehr Freiheiten zu.
Aus geschäftlicher Sicht bedeutet digitale Dokumentenverwaltung nicht, bestehende Geschäftsprozesse neu zu gestalten, sondern vielmehr sie neu zu definieren. Dokumente enthalten Informationen; Informationen sind ein wichtiges Gut für jedes Unternehmen. Eine angemessene Verwaltung ist erforderlich, um die vollständige Kontrolle über die Informationen zu gewährleisten.
Das Wesentliche der Dokumentenverwaltung
Dokumente spielen am Arbeitsplatz eine wichtige Rolle, ganz gleich, um welchen Prozess es sich handelt. Ob in der Fertigung, in der Lieferkette oder im Vertrieb: mit Dokumenten belegt man den Beginn und den Abschluss eines Prozesses. Die Anzahl der Dokumente, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Umlauf sind, kann schnell unüberschaubar werden. Das Konstrukt, das hinter der physischen Handhabung von Dokumenten steht, kostet die Unternehmen weit mehr, als sie durch den Verzicht auf die Digitalisierung einsparen. Es gibt Erhebungen, nach denen die Zeit, die mit Dokumentationsproblemen vergeudet wird, die Unternehmen im Durchschnitt fast 20.000 Dollar pro Mitarbeiter und Jahr kostet.
Einfache Zugänglichkeit und Zeitersparnis sind zwei Schlüsselfaktoren für effizientes Dokumentenmanagement. In einem papierabhängigen Unternehmen verschwenden fast 83 % der Mitarbeiter ihre Zeit mit der Wiederherstellung von Dokumenten, die bereits existieren, aber nicht im Unternehmensnetzwerk gefunden werden können. Darüber hinaus ist die manuelle Dokumentenverwaltung für einen Verlust von mehr als 21 % der Gesamtproduktivität verantwortlich.
Um mit den wachsenden Anforderungen der Kunden Schritt zu halten und einen Wettbewerbsvorteil zu wahren, sollte Ihr Unternehmen seine Kernaspekte neu beleben. Dazu können Digitalisierung der Dokumentenerstellung, -verarbeitung und -speicherung beitragen. Ein digitalisierter Arbeitsablauf ermöglicht es Ihnen, typische Beschränkungen zu überwinden. So können Mitarbeiter beispielsweise von einem entfernten Arbeitsort aus genauso effizient arbeiten wie in einem herkömmlichen Büro.
Durch Berechtigungsbeschränkungen sind Daten auch dann sicher, wenn von außerhalb des Büronetzes auf sie zugegriffen wird. Dokumente können auch nach geschäftlichen Anforderungen organisiert werden, so dass die Suche eine Sache von Sekunden statt von Minuten ist.
Auch die Einhaltung von Standards wird vereinfacht. Die Zeit, die Sie für die ständige Neuerstellung und Bearbeitung konformer Geschäftsdokumente einsparen, können Sie stattdessen für Analysen verwenden. Die verfügbaren Daten lassen sich dann für unternehmensrelevante Entscheidungen nutzen.
Das steckt hinter der Dokumentenverwaltung
In der heutigen Zeit, in der sich die Technologien rasant weiterentwickeln, müssen die Unternehmen mit Unmengen an Daten umgehen. Dokumente spielen eine wichtige Rolle im Finanz- und Bankwesen und sogar in der verarbeitenden Industrie, wo ein dringender Bedarf an Digitalisierung besteht.
Führende Unternehmen haben inzwischen erkannt, dass ein effektives Dokumentenmanagement den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten berücksichtigen muss, einschließlich der Verwaltung von Informationen und Daten. Die Lösung ist ein sogenanntes intelligentes Dokumentenmanagement. In Zukunft werden wir die zunehmende Implementierung von Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), das Internet der Dinge (IoT), maschinelles Lernen, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und mehr erleben.
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