Konkrete Handlungsempfehlungen und Erfahrungsberichte aus der Praxis.
Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse gestalten. Besonders im Bereich der Rechnungsstellung bietet die Umstellung auf elektronische Prozesse zahlreiche Vorteile: Effizienzsteigerung, Kostensenkung, verbesserte Transparenz und eine nachhaltige Unternehmensführung. Für mittelständische Unternehmen ist die erfolgreiche Implementierung elektronischer Rechnungsprozesse jedoch eine Herausforderung, die sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. In diesem Blogartikel teilen wir bewährte Best Practices, konkrete Handlungsempfehlungen sowie Erfahrungsberichte aus der Praxis.
Warum elektronische Rechnungsprozesse?
Angesichts hoher Mehrwertsteuerausfälle und mit dem Ziel, Rechnungsprozesse insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) zu erleichtern, hat die Europäische Union sich der E-Rechnung verschrieben. Auf der Basis der EU-Norm EN 16931 wird die elektronische Rechnung in allen EU-Mitgliedstaaten sukzessive umgesetzt. Bevor wir in die Details einsteigen, lohnt sich ein Blick auf die Vorteile:
- Kostenersparnis: Weniger Papier, Porto- und Lagerkosten.
- Effizienz: Automatisierte Workflows reduzieren Bearbeitungszeiten.
- Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Kontrolle.
- Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben durch digitale Archivierung.
- Nachhaltigkeit: Beitrag zum Umweltschutz.
Best Practices für die erfolgreiche Einführung
Klare Zielsetzung und Projektplanung
Beginnen Sie mit einer klaren Definition der Ziele: Wo liegt Ihr Schwerpunkt bei der Umstellung auf E-Rechnungsprozesse? Wollen Sie insbesondere rechtlichen Anforderungen entsprechen, oder stehen Optimierungen der bestehenden Abläufe im Vordergrund? Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten und Ressourcenplanung.
Analyse der bestehenden Prozesse
Führen Sie eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse durch. Stellen Sie fest, was besonders gut läuft, identifizieren Sie Schwachstellen und definieren Sie mögliche Automatisierungspotenziale. Diese Analyse bildet die Basis für eine effiziente Umgestaltung Ihrer aktuellen Rechnungsabläufe.
Auswahl geeigneter Technologien
Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Anforderungen passt. Achten Sie auf:
- Kompatibilität mit bestehenden ERP-Systemen.
- Benutzerfreundlichkeit.
- Rechtssicherheit (z.B. qualifizierte elektronische Signaturen).
- Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum.
Empfehlenswert sind Cloud-basierte Lösungen, da sie Flexibilität und einfache Wartung bieten.
Einbindung aller Stakeholder
Binden Sie alle relevanten Abteilungen frühzeitig ein – Buchhaltung, Einkauf, IT und Geschäftsleitung. Schulungen sind essenziell, um Akzeptanz zu schaffen und Fehlerquellen zu minimieren.
Pilotphase starten
Führen Sie zunächst eine Pilotphase mit einem begrenzten Anwendungsbereich durch. Sammeln Sie Feedback, identifizieren Sie Probleme und optimieren Sie den Prozess, bevor Sie mit der Umsetzung des Projekts auf.
Rechtliche Rahmenbedingungen beachten
Stellen Sie sicher, dass Ihre elektronischen Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dazu zählen neben der EU-Norm auch landesspezifische Regelungen, wie z.B. die GoBD in Deutschland. Die digitale Archivierung muss revisionssicher erfolgen.
Kontinuierliche Optimierung
Die Einführung eines digitalen Rechnungsablaufs bedeutet nicht das Ende der Optimierung. Behalten Sie auch danach Ihre Prozesse im Auge, sammeln Sie Feedback und passen Sie das System bei Bedarf an.
Erfahrungsberichte aus der Praxis
Fallbeispiel 1: Das Mittelständische Maschinenbauunternehmen
Das Unternehmen XY implementierte eine cloudbasierte Lösung zur automatischen Rechnungserfassung. Dadurch konnten die Daten von Eingangsrechnungen automatisch erfasst, geprüft und freigegeben werden. Anschließend wurden sie zur weiteren Buchung in das ERP zurückgespiegelt. Die Bearbeitungszeit wurde insgesamt um 40 % reduziert und die Fehlerrate sank signifikant.
Wir stellen fest: Die KI-gestützte Datenerfassung, ein intuitives Bedienkonzept und die enge Anbindung der Rechnungserfassung an das ERP sind entscheidend für einen nachhaltigen Effizienzgewinn.
Fallbeispiel 2: Das familiengeführte Handelsunternehmen
Bei unserem Kunden XY hier wurde zunächst eine papierbasierte Ablage digitalisiert und anschließend auf vollautomatisierte Prozesse umgestellt. Für den Erfolg dieses Projekts war hier vor allem die Schulung der Mitarbeiter. Widerstände gegen das neue System wurden durch eine transparente Kommunikationsstrategie abgebaut.
Wir stellen fest: Gut durchdachtes Change-Management ist genauso wichtig wie die technische Umsetzung eines Digitalisierungsprojekts.
Fallbeispiel 3: Die Datenqualität macht den Unterschied
Der dritte Kunde, RKU-IT, eine KRITIS (Kritische Infrastruktur), ist IT-Dienstleister für ca. 130 Gemeinden und kommunale Betriebe im Ruhrgebiet. Hier hat Symtrax dazu beigetragen, dass die Vielfalt der Rechnungen auf eine möglichst einheitliche Grundstruktur reduziert wurde bevor aus Ihnen E-Rechnungen im Format ZUGFeRD erstellt werden. Außerdem wurde ein Validator in den Workflow integriert, der sicherstellt, dass nur norm-konforme (also valide) Rechnungen an die Kunden verschickt werden. Die Sicherstellung der Datenqualität elektronischer Rechnungen ermöglicht ihre zeitnahe Begleichung und hilft somit, den Cashflow zu optimieren.
Wir stellen fest: Nicht nur die Optimierung von Rechnungsprozessen muss bei der Digitalisierung beachtet werden, sondern es muss auch die Datenqualität sichergestellt werden.
Fazit
Die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Wettbewerbsfähigkeit mittelständischer Unternehmen. Mit einer strategischen Herangehensweise, geeigneten Technologien sowie engagierter Mitarbeitereinbindung lassen sich viele Stolpersteine vermeiden.
Wenn Sie diese Best Practices befolgen, legen Sie den Grundstein für effiziente, rechtssichere und nachhaltige Rechnungsprozesse – ein Gewinn für Ihr Unternehmen!
Sie möchten mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns für individuelle Beratung oder Unterstützung bei Ihrer digitalen Transformation!
Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.
