Künstliche Intelligenz (KI) ist kein Modewort mehr, sondern gewinnt immer mehr an Bedeutung – sie verändert das Leben und die Wirtschaft, wie wir sie kennen!
Im Bereich der Finanzdienstleistungen eröffnet KI neue Möglichkeiten der Entwicklung und Individualisierung von Produkten und Dienstleistungen. Sie ermöglicht auch ein besseres Risiko- und Betrugsmanagement, eine einfachere Einhaltung von Vorschriften und eine größere Transparenz, sowie enorme Verbesserungen bei der Automatisierung von Prozessen und der Senkung von Kosten. Und in der Welt der Buchhaltung erweist sie sich schnell als ein bemerkenswerter Game-Changer.
Während einige Vorteile von signifikanter wichtiger Bedeutung sind, sind andere vielleicht “nice to have”. Worauf muss man bei KI-gestützten Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung genau achten, um sich in dieser neuen Landschaft zurechtzufinden?
Beginnen wir am Anfang
Vergewissern Sie sich, dass die potenzielle Lösung die Funktionalität Ihres bestehenden ERP-Systems ergänzt, ohne sie zu duplizieren. Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihr bestehendes System erweitern kann und die sich ohne große Neuentwicklungen anpassen lässt. Da der Schutz der Lieferantenbeziehungen eine Schlüsselkomponente effektiver Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung ist, sollten Sie sicherstellen, dass die gewählte Lösung keine Auswirkungen auf die bestehenden Prozesse Ihrer Lieferanten hat.
Die nicht verhandelbaren Punkte
- Eine einzige Schnittstelle – eine Version und alles auf einen Blick, was Ihnen vollständige Kontrolle und Transparenz bietet.
- Der Empfang von Rechnungen über mehrere Kanäle und der standardisierte Empfang aller Rechnungen aus einem E-Mail-Posteingang, der es Ihnen ermöglicht, den Link zur ursprünglichen E-Mail beizubehalten, Rechnungen von anderen Anhängen zu trennen und dem richtigen Empfänger zuzuordnen.
- Datenprüfung über eine einzige Schnittstelle. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Lösung die Entnahme von Rechnungsdaten mithilfe von KI, die 3-Wege-Abgleich sowie die automatische Erkennung von Rechnungsduplikaten und Unstimmigkeiten ermöglicht. Darüber hinaus sollte die Funktionalität die Synchronisierung von Bestell- und Lieferscheindaten bei Bedarf oder nach einem bestimmten Zeitplan ermöglichen.
- 3-Wege-Abgleich – die Möglichkeit, Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine miteinander zu vergleichen und ihre Übereinstimmung zu gewährleisten. Ihre Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, alle notwendigen Informationen zu prüfen und zu validieren – Diskrepanzen zwischen Dokumenten, nicht übereinstimmende Beträge, Änderungen der Bankdaten usw. – und so Ihre bestehenden Prozesse zu verbessern, ohne sie zu verändern.
- Standardisierte Verarbeitung aller Rechnungen über eine ergonomische und zentralisierte Schnittstelle, um die notwendige abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern und schnell und effektiv alle für die Verwaltung von Lieferantenrechnungen erforderlichen Informationen zu erhalten.
- Die nicht öffentliche Rechnung. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewählte Lösung alle Eventualitäten abdecken kann, einschließlich der Rechnungen ohne Bestellbezug. Rechnungen für nicht quantifizierbare oder nicht spezifizierte Beträge, wie z. B. Reparaturleistungen oder Reise- und Hotelkosten, sollten Teil des AP-Workflows und Validierungsprozesses Ihres Unternehmens sein.
- Die Möglichkeit der nahtlosen Synchronisierung mit Ihrer ERP- oder Buchhaltungslösung (SaaS oder vor Ort) über API (Application Programming Interfaces der Schnittstelle, über die zwei Anwendungen miteinander kommunizieren können), um Echtzeit-Zugriff und Feedback zu gewährleisten.
Zu den weiteren fortschrittlichen Funktionen können und sollten der Zeitstempel und die vollständige Rückverfolgbarkeit aller eingehenden Rechnungsverarbeitungsschritte in Form eines Prüfpfads (vom Eingang bis zur Zahlung) gehören. Außerdem sollte die Fähigkeit zur Anbindung an alle Arten von Plattformen, Portalen oder Netzwerken gewährleistet sein.
Die Vorteile der künstlichen Intelligenz sind enorm!
- Flexibilität in einem sich ständig ändernden Geschäftsumfeld! Dazu gehört die Möglichkeit, einen Genehmigungs-Workflow einzurichten und ihn bei Bedarf zu ändern, Validierungsprozesse pro Niederlassung, Büro oder AP-Gruppe zuzuweisen und zu delegieren, Anfragen für Dokumentenaufgaben mit Nicht-ERP-Benutzern zu bearbeiten und lokale und internationale Rechnungen unabhängig von Sprache oder Währung zu verwalten.
- Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Betrugsprävention durch einen vollständigen Prüfpfad mit chronologischen Informationen zu jeder Rechnung und den Belegdokumenten, mit vollständiger Rückverfolgbarkeit vom Eingang bis zur Zahlung. Darüber hinaus können alle Lieferanteninformationen automatisch überprüft werden, um Ihre Prozesse zu sichern und Betrug zu vermeiden.
- Schnelle und fundierte Entscheidungsprozesse. Die Anwendung spezifischer Validierungsregeln auf Rechnungen ermöglicht es Ihnen, Muster für die Entscheidungsfindung zu definieren und schnell Genehmigungen von den relevanten Stellen einzuholen. Zudem werden Fehler bei der Rechnungsverarbeitung minimiert, wodurch sich der Verwaltungsaufwand verringert.
Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie KI die Buchhaltung verändert. Sie hilft Zeit und Geld zu sparen – und steigert gleichzeitig die Effizienz, Transparenz und Sicherheit. Gleichzeitig werden die Verwaltung und die Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert und optimiert.
„Technik um der Technik willen” ist niemals strategisch sinnvoll. Wenn Sie sich jedoch nicht auf neue Technologien einlassen, die zweifellos einen enormen Nutzen und Wert für Ihr Unternehmen und die Buchhaltung mit sich bringen, riskieren Sie, den Anschluss verlieren.
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