Welche Lösung passt am besten zu meinem Unternehmen?

Die zunehmende Digitalisierung zwingt Firmen dazu, ihre Organisationsstrukturen und Prozesse neu zu denken. Agilität ist heute ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, daher muss eine zukunftsgerichtete Unternehmensstrategie darauf ausgerichtet werden. Vor allem muss sie aber zum   Unternehmen passen. Dazu muss sie sich insbesondere der Frage stellen, wo die Unternehmensdaten verfügbar gemacht werden sollen: auf lokalen, eigenen Servern, in der privaten oder öffentlichen Cloud oder ist eine hybride Lösung die bessere?

1. Was ist eine lokale Lösung?

Als lokale bzw. englisch “on-premise”-Lösung beschreibt man ein Datenmanagement, das auf lokalen Unternehmensservern installiert ist und von dort aus betrieben wird. Dafür ist in der Regel der Lizenzerwerb erforderlich, der die Nutzung der Software in der eigenen Infrastruktur erlaubt.

Welche Vorteile hat eine on-premise Lösung?

Wesentliche Vorteile einer auf eignen Servern betriebenen Anwendung sind beispielsweise:

• Volle Kontrolle: Das Unternehmen behält die vollständige Kontrolle über Infrastruktur und Daten, da alles lokal gespeichert und verarbeitet wird.
• Mehr Sicherheit: Lokal gespeicherten Daten kann man aus dem eigenen Unternehmen heraus direkt Zugang gewähren oder diesen verweigern. Damit wird die Sicherung vertraulicher Informationen gewährleistet.
• Individualität: On-premise Lösungen lassen sich in der Regel schneller und effizienter an spezifische Unternehmensbedürfnisse anpassen.
• Kostengünstiger: Die laufenden Kosten sind niedriger als jene bei angemieteten Cloud-Servern.

Welche Nachteile birgt eine lokale Installation?

Allerdings gibt es auch einige Nachteile, die man nicht außer Acht lassen sollte:

• Mehr Aufwand: Die Wartung der Infrastruktur obliegt dem eigenen Unternehmen. Diese wird schon allein aus Gründen der technischen Weiterentwicklung immer komplexer und erfordert einen erhöhten Zeit- und Kostenaufwand. Sicherheitspatches müssen umgehend eingespielt werden und eine verlässliche Backup-Routine muss gepflegt werden.
• Komplexe Verwaltung: Die Unterhaltung der einer robusten Architektur setzt bestimmte technische Anforderungen voraus. Dafür ist entsprechend qualifiziertes Fachpersonal und kontinuierliche Schulung erforderlich.
• Höheres Risiko: Insbesondere von Zeiten der Cyberkriminalität besteht ein hohes Risiko, Opfer eines Angriffs zu werden. Die Abwehr solcher Gefahren ist anspruchsvoll und kostspielig, ein Restrisiko lässt sich nie ausschließen. 

2. Was versteht man unter einer SaaS-Lösung?

SaaS steht für „Software as a Service“. Solche Lösungen sind Cloud-basierte Lösungen, die von einem Dienstleister angeboten werden und über eine Internetschnittstelle angebunden werden. Sie bieten insbesondere in Bezug auf Flexibilität, Skalierbarkeit und Verwaltung einige deutliche Vorteile.

Gut zu wissen: SaaS ist Teil des sogenannten Cloud Computing. Dabei greift man auf entfernte Server zurück, die an beliebigen Orten installiert sind, um Daten zu verarbeiten oder zu speichern. Es gibt auch verschiedene weitere Cloud-Dienste, wie z.B. PaaS (Platform as a Service), IaaS (Infrastructure as a Service) oder auch MBaaS (Mobile Backend as a Service).

Außerdem unterscheidet man im Wesentlichen drei Arten der Cloud: auf die öffentliche Cloud kann jeder aus dem Internet zugreifen; in der Regel bedarf es lediglich einer einfachen Anmeldung. Zum zweiten gibt es die sog. Private Cloud: auf sie kann man nur über einen eigenen Kanal zugreifen, wie z.B. einen VPN-Tunnel. Schließlich gibt es auch noch die hybride Cloud, in der Elemente aus privater und öffentlicher Cloud verbunden werden.

Welche Vorteile bietet eine SaaS-Lösung?

SaaS-Lösungen bieten mehrere wesentliche Vorteile:

• Fernzugriff: Auf eine SaaS-Lösung kann quasi jederzeit, von jedem Ort und von beliebigen Geräten über eine einfache Internetverbindung zugegriffen werden.
• Geringe Einstiegshürden:  Die Kosten sind sehr überschaubar, zumal in der Regel keine Hardwareinvestitionen erforderlich sind. Außerdem schließt man in der Regel ein Abonnement, das alle erforderlichen Dienstleistungen umfasst (Support, Updates, Hosting, Wartung usw.).
• Skalierbarkeit: Für Aktualisierungen der Soft- und Hardware sind die Dienstanbieter zuständig. Darüber hinaus lassen sich Cloud-basierte Produkte dem eigenen Bedarf entsprechend schnell und unkompliziert anpassen, indem man weitere Ressourcen hinzubucht.
• Sichere Implementierung: Die Anbindung an eine SaaS erfolgt per definierter Schnittstelle. Größere Anpassungen, um die zu nutzenden Anwendungen in die eigenen Workflows einzubinden sind nicht mehr nötig, was den Implementierungsprozess deutlich beschleunigt.

Wo liegen die Nachteile einer SaaS-Lösung?

Obwohl SaaS-Lösungen viele Vorteile bieten, sollte man sich möglicher Nachteile bewusst sein:

• Datensicherheit: Bei einer SaaS wird die Verantwortung für sie Sicherheit eigener Daten an Dritte übertragen. Es ist daher essenziell, dass der Dienstanbieter diese Daten in sicheren Rechenzentren speichert und verarbeitet, und den zuverlässigen Betrieb durch redundante Systeme garantiert. Dabei sind insbesondere die Auflagen der DSGVO zu beachten, die lediglich auf Servern innerhalb ihres Geltungsbereichs in Europa sichergestellt werden kann.
• Langfristige Kosten: Obwohl die Anfangsinvestitionen oft günstiger ausfallen als bei einer lokalen Installation, sollte man die Dauer der Nutzung im Auge behalten. Die Kosten über die Laufzeit des Vertrags mit einem Drittanbieter können jene einer Installation im eigenen Unternehmen übersteigen.
• Nutzungsausfall: Äußere Faktoren wie Störung des Betriebs beim Drittanbieter oder der Ausfall der Netze stellen ein Risiko für die Produktion dar. Maßnahmen zur Risikobegrenzung können weitere Kosten nach sich ziehen.

3. Ist die hybride Lösung eine echte Alternative?

Die Kombination aus lokalen und Cloud-basierten Lösungen bieten hybride Architekturen, die sich wachsender Beliebtheit erfreuen. Besonders die Kombination aus einer öffentlichen Cloud (z. B. Microsoft Azure) mit privaten Cloud-Diensten und einer lokalen Infrastruktur ist für Unternehmen attraktiv. Sie ermöglicht einen hohen Grad an Flexibilität, da je nach Bedarf SaaS oder on-premise Anwendungen genutzt werden können, um Daten bereitzustellen bzw. zu sichern.

Auf diese Weise lassen sich insbesondere sensible Daten schützen, die in der privaten Cloud gehostet werden, während man die über die öffentliche Cloud verfügbaren Anwendungen nutzt. Die Möglichkeit, zwischen diesen beiden Umgebungen in einem sicheren Rahmen zu interagieren, erleichtert Mitarbeitern die Arbeit und verbessert gleichzeitig die betriebliche Effizienz. Außerdem lassen sich die Kosten für die Bereitstellung und Nutzung spezifischer Software und Datenspeicher zielgenauer steuern, was letztlich der Umsatz- und Gewinnentwicklung des Unternehmens zugutekommt.

4. Lokal, SaaS oder hybrid – was passt am besten?

Welche Option für das eigene Unternehmen die richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen insbesondere Datensicherheit, die Frage nach dem Grad der Individualisierung, erforderliche Flexibilität und natürlich der Kostenrahmen. Nachfolgend einige Anhaltspunkte, die Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung als Leitplanken dienen können:

• Ist ein Internetzugang unabdingbar für alle Tätigkeiten im Unternehmen, oder gibt es Phasen, bei denen ganz bewusst auf den Internetzugang verzichtet wird?
• Benötigen Sie die direkte und uneingeschränkte Kontrolle über die Sicherheit Ihrer Daten oder können Sie diese zumindest teilweise auch an Dritte delegieren?
• Gehört Ihr Unternehmen zur KRITIS? Wie hoch sind die Sicherheitsanforderungen an Ihr Unternehmen in Bezug mit dem Umgang mit sensiblen Daten?
• Wie gut ist Ihr Unternehmen für die Unterhaltung einer on-premise Infrastruktur gerüstet? Haben Sie die die notwendigen Kompetenzen im Haus und steht der Aufwand zum Betrieb einer solchen Architektur in einem vertretbaren Verhältnis zur Ertragslage des Unternehmens?
• Benötigen Sie perspektivisch eine skalierbare Lösung?
• Bevorzugen Sie ein Finanzierungsmodell, das auf Einzelinvestitionen basiert oder ist ein Abonnement die passende Lösung für Ihr Unternehmen?

Symtrax passt sich Ihren Bedürfnissen an

Ganz gleich welche Option Ihrem Unternehmen eher entspricht – Cloud, hybrid oder on-premise-Lösung – mit dem richtigen Partner stellen Sie den nachhaltigen Erfolg Ihrer Unternehmungen sicher.

Symtrax ermöglicht Ihnen die Agilität, die dafür erforderlich ist. Unsere Softwarelösungen lassen sich optimal in Ihre bestehende Infrastruktur einpassen, da sie sowohl lokale wie Cloud-basierte oder hybride Optionen bereithalten. Mit dieser flexiblen Architektur lassen sich Workflows wie die Verarbeitung bzw. Erstellung elektronischer Rechnungen, Freigaben und Genehmigungen, die Anbindung an API-Schnittstellen oder die Umwandlung von Dokumenten in ein anderes Format schnell und überzeugend realisieren. Sie sind zudem auch noch jederzeit anpassbar oder erweiterbar, ohne dass damit ein höherer Installationsaufwand erforderlich wäre.

Symtrax unterstützt Ihr Unternehmen beim Übergang in Ihre digitale Zukunft! Optimale Vereinbarkeit unterschiedlicher Technologien und Prozesse ermöglicht überhaupt erst eine effektive und ganzheitliche digitale Transformation.

Verbessern Sie Ihr Dokumentenmanagement mit KI

Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit intelligenter Automatisierung, um das Management eingehender Dokumente zu einem profitablen Unterfangen zu machen.

Download des Ebooks