Die digitale Transformation hat in den letzten Jahren an Fahrt aufgenommen, und mit ihr die Notwendigkeit für Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Eine der bedeutendsten Entwicklungen in diesem Bereich ist das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), das eine standardisierte Form der elektronischen Rechnungsstellung bietet. Mit der Einführung von ZUGFeRD Version 2.3 stehen Unternehmen nun neue Möglichkeiten zur Verfügung, um ihre Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine visuelle PDF-Darstellung kombiniert. Dies ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen sowohl manuell als auch automatisiert zu verarbeiten. Die erste Version wurde 2014 veröffentlicht, und seitdem hat sich das Format kontinuierlich weiterentwickelt, um den Anforderungen des Marktes und gesetzlicher Regelungen gerecht zu werden.
Die Neuerungen in Version 2.3
Die aktuelle Version 2.3 bringt einige wesentliche Verbesserungen mit sich:
Erweiterte Datenstruktur
Eine der wichtigsten Änderungen in ZUGFeRD 2.3 ist die erweiterte Datenstruktur, die zusätzliche Felder für spezifische Informationen bietet. Dies war schon ein lang geäußerter Wunsch insbesondere aus der Wirtschaft. Die erweiterete Datenstruktur ermöglicht eine detailliertere Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen, sowie eine bessere Anpassung an branchenspezifische Anforderungen.
Verbesserte Interoperabilität
Mit der neuen Version wird die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Softwarelösungen weiter verbessert. Das bedeutet, dass Unternehmen einfacher mit ihren Geschäftspartnern kommunizieren können, unabhängig von den verwendeten Systemen.
Vorteile für Unternehmen
Die Implementierung von ZUGFeRD Version 2.3 bietet insbesondere Unternehmen zahlreiche Vorteile:
- Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.
- Fehlerreduktion: Die maschinenlesbare Struktur ermöglicht eine signifikante Reduktion menschlicher Fehler bei der Dateneingabe.
- Schnellere Zahlungszyklen: Der digitalisierte Rechnungsaustausch und die damit ermöglichte effiziente Rechnungsverarbeitung fördert führt zu schnelleren Zahlungen und verbessert somit den Cashflow.
- Compliance: Mit der Einhaltung aktueller Standards sind Unternehmen besser auf zukünftige gesetzliche Anforderungen vorbereitet.
Der Zusammenhang zwischen ZUGFeRD und Factur-X
Factur-X ist der „internationale“ Name für das E-Rechnungsformat ZUGFeRD. ZUGFeRD wurde von einer deutsch-französischen Arbeitsgruppe entwickelt und wird von dieser auch weiterhin regelmäßig aktualisiert. Ursprünglich nur ZUGFeRD, entschloss man sich vor einigen Jahren, diesem Hybridformat einen internationaleren Namen zu geben. Es ist eines der Standardformate in Frankreich und baut wie ZUGFeRD ausschließlich auf einer der laut Norm beiden zulässigen Syntaxen auf, nämlich Cross Industry Invoice („CII“) auf.
Die Profile von Factur-X
Factur-X bzw. ZUGFeRD sind nicht nur Hybridformate, sondern sie enthalten auch sogenannte Profile. Damit soll es Unternehmen er leichtert werden, aus den Möglichkeiten der EU-Norm EN 16931 den für sie passenden Satz an Rechnungsfeldern zu wählen. Konkret bedeutet das, dass ein Bäckereibetrieb sich nicht mit Optionen eines Weltkonzerns befassen muss, da es für ihn vielleicht nur einen kleinen Standortbereich gibt ohne internationalen Unternehmenskontext. Es gibt außerdem Unterprofile, z.B. für den französischen Markt, bzw. Referenzprofile, die die Einbindung einer „fremden“ XML-Struktur ermöglicht. Dies ist bspw. in Deutschland der Fall, wo es das Referenzprofil XRECHNUNG gibt, das es Unternehmen ermöglicht, in einem Rechnungsworkflow sowohl eine für Behörden erforderliche X-Rechnung als auch eine in der Wirtschaft präferierte ZUGFeRD-Rechnung zu generieren.
Hybrides Rechnungsformat
Sowohl ZUGFeRD als auch FacturX kombinieren eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer menschenlesbaren PDF-Darstellung. Dies ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen sowohl digitalisiert als auch durch Menschen zu prüfen und aufzubewahren. Beide Teile müssen laut Spezifikation identisch sein. Allerdings hat in Deutschland der Inhalt der XML-Datei in Zweifelsfällen dabei inzwischen prinzipiell den Vorrang vor der bildhaften Darstellung (PDF). Dadurch, dass es sich um ein hybrides Format handelt, wird insbesondere kleinen und mittleren Betrieben der Übergang von der papiernen hin zur digitalen Rechnungsverarbeitung deutlich erleichtert.
Zukunftsoffen
Hintergrund für die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnung in Europa war zum einen der Wunsch, Rechnungsprozesse innerhalb von Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg effizienter zu gestalten. Vor allem aber sollten die enormen Steuerausfälle in zweistelliger Milliardenhöhe (pro Jahr!) abgestellt werden, die durch „optimierte“ Steuererklärungen und durch intransparente Abläufe vor allem beim grenzüberschreitenden Warenhandel in Europa entstanden. Italien hat bereits 2019 als eines der ersten Länder gezeigt, dass dies geht. Ein wesentlicher Bestandteil ist hier allerdings auch ein automatisiertes Meldeverfahren („E-Reporting“), dessen Einhaltung erst zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ein solches Meldeverfahren wird bereits in mehreren EU-Staaten umgesetzt und dürfte bis Ende des Jahrzehnts auch in Deutschland und Frankreich umgesetzt worden sein. Factur-X ist heute bereits E-Reporting-ready.
Fazit
Die neue ZUGFeRD Version 2.3 berücksichtigt Wünsche aus der Wirtschaft und bietet so einen wichtigen Baustein in der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit ihr lassen sich unternehmensfreundlich Rechnungslegungsprozesse umsetzen und zukunftssicher gestalten. Die erweiterten Funktionen und Verbesserungen machen es einfacher denn je, elektronische Rechnungen effizient zu erstellen und zu verarbeiten.
Wenn Sie mehr über die Implementierung von ZUGFeRD in Ihrem Unternehmen erfahren möchten oder Unterstützung bei der Umstellung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
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