Rechnungsautomatisierung: Alles was Sie wissen müssen
Die flexible Kreditorenbuchhaltung ist Grundvoraussetzung für ein reibungsloses Back Office. Eine hohe Geschwindigkeit in großem Umfang zu erreichen, ist jedoch eine große Herausforderung, auf […]
Die flexible Kreditorenbuchhaltung ist Grundvoraussetzung für ein reibungsloses Back Office. Eine hohe Geschwindigkeit in großem Umfang zu erreichen, ist jedoch eine große Herausforderung, auf ganzer Breite eine dauerhaft hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit zu erreichen.
Das Verfahren ist für die Abrechnung von Lieferanten- und Kreditzahlungen erforderlich. Je nach Art und Größe des Unternehmens kann die Abteilung für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Rechnungen zusätzliche Funktionen bereitstellen. Hinzu kommt noch ein umfangreicher P2P-Zyklus.
Wie verarbeitet die Kreditorenbuchhaltung eingehende Rechnungen manuell?
Selbst bei etablierten Unternehmen können manuelle Arbeitsabläufe bei der Bearbeitung von Rechnungen ein gewichtiger Grund für verspätete Zahlungen sein, was wiederum unzufriedene Kunden zur Folge haben kann. Arbeitsintensive und papiergebundene Bearbeitungsprozesse, manuelle Fehler und immer wieder auftretende Engpässe können zudem zu verpassten Fristen und weiteren Problemen führen.
71 % von Unternehmen gaben an, dass die manuelle Dateneingabe und unzureichende Prozesse der Kreditorenbuchhaltung zu den Haupthindernissen einer effizienten Kreditorenbuchhaltung gehören.
Weitere Probleme, die durch die manuelle Rechnungsstellung entstehen können, sind:
Eingangsrechnungsformat
Einer Studie zufolge werden etwa 70 % der Rechnungen weltweit immer noch auf Papier bearbeitet, was den Zeitaufwand und die Kosten für die ordnungsgemäße Bearbeitung von Rechnungen weiter in die Höhe treibt.
Manuelle Rechnungsdatenerfassung
90 % der globalen Dateneingabe und -extraktion erfolgt nach wie vor noch manuell. Es fällt den Unternehmen immer noch schwer, unstrukturierte Rechnungsdaten zu erfassen. Das manuelle Analysieren, Vergleichen und Auswerten von Daten aus verschiedenen Dokumentenquellen ist eine ziemlich mühsame Aufgabe, bei der sich häufig Fehler einschleichen.
Genehmigung von Rechnungen
Die manuelle Rechnungsgenehmigung nimmt oft viel Zeit in Anspruch. Bei etwa 52 % der Unternehmen mit automatisierter Rechnungsstellung werden die Dokumente innerhalb von 4 Tagen oder weniger genehmigt, im Gegensatz zu 41 % der Unternehmen, die noch manuell vorgehen.
Wie diese Probleme gelöst werden können, finden Sie im Folgenden:
Automatisierung ist das am meisten nachgefragte Thema in den Abteilungen der Kreditorenbuchhaltung. Es gibt verschiedene Arten der Automatisierung, von der KI-basierten Lösungen bis zur Automatisierung der Belegverarbeitung. Jede von ihnen birgt das Potenzial, wichtige Probleme zu lösen und gleichzeitig einen Mehrwert durch einen hohen ROI zu schaffen.
Manuelle Arbeit wird überflüssig, denn eingehende Rechnungsdaten werden automatisch extrahiert und in das richtige ERP- oder AP-System übertragen. Durch diese Art der Daten- oder Rechnungserfassung verringert sich der mit der Dateneingabe verbundene Zeitaufwand deutlich. Im Anschluss daran konvertiert eine Anwendung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung die erfassten Daten und erstellt ein Dokument in Textform.
Haupthindernis für die digitale Transformation der Kreditorenbuchhaltung ist nach Ansicht der Unternehmen der hohe Zeitaufwand für die Implementierung einer Automatisierungslösung und die Beeinträchtigung bestehender Rahmenbedingungen. Die wesentliche Funktion einer automatisierten Rechnungsstellungslösung besteht darin, Daten aus einer Rechnung zu extrahieren und sie in das ERP-System zu übertragen. Dazu gehören Informationen wie Kaufbeträge, Mengen und Lieferantennamen. Die Rechnungen werden dann an die richtigen Empfänger zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet.
Softwarelösungen für die Rechnungsautomatisierung
Automatisierte Rechnungsverarbeitung führt zu signifikanten Arbeits- und Kosteneinsparungen. Zahlreiche Unternehmen betrachten diese Innovation daher inzwischen als grundlegend, und das ist auch gut so.
Die Umstellung auf einen digitalisierten Workflow kann allerdings auch sehr disruptiv sein und die Auswahl geeigneter Anwendungen aus dem vielfältigen Lösungsangebot ist nicht leicht. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei Ihrer Entscheidung für eine Software Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen berücksichtigen.
Fazit
Täglich verlagern Unternehmen ihren Schwerpunkt auf die Automatisierung. Die Kreditorenbuchhaltung ist der Schlüssel für kontinuierliches Unternehmenswachstum. Der nächste Schritt in der Rechnungsautomatisierung könnte die Ausweitung des Zugriffs auf mobile Geräte sein, so dass die digitale Transformation nicht mehr nur an einen konkreten Standort gebunden ist. Eine erfolgreiche Digitalisierung beginnt oft mit der Aktualisierung Ihrer Geschäftsprozesse.
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