SAP S/4HANA erfolgreich und schnell auf E‑Rechnung umstellen
Die elektronische Rechnung (E‑Rechnung) gewinnt in Europa und weltweit zunehmend an Bedeutung. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse digital, effizient und gesetzeskonform zu gestalten. Wer SAP‑Systeme nutzt – sei es SAP ECC oder SAP S/4HANA – muss sicherstellen, dass die Systeme für die Bearbeitung elektronischer Rechnungen vorbereitet sind und gleichzeitig Abläufe weitgehend automatisiert werden.
Die Standardlösung von SAP ist SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC).
Viele Unternehmen stoßen dabei jedoch auf Einschränkungen und suchen nach flexibleren, schnelleren Alternativen, die sich vollständig in SAP integrieren lassen.
SAP DRC: die SAP‑Lösung für E‑Rechnung
Die SAP Document and Reporting Compliance ist die Lösung, die SAP Unternehmen empfiehlt, um den Auflagen der E‑Rechnung und des E‑Reporting weltweit zu entsprechen.
Stärken und Schwächen von SAP DRC
Die Lösung zentralisiert Kundenrechnungen unabhängig vom Land, vom Format oder von den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben. Sie ermöglicht eine Echtzeit‑Nachverfolgbarkeit aller Dokumente und stellt damit Rückverfolgbarkeit, Datenintegrität und Compliance sicher.
Allerdings weist SAP DRC einige Einschränkungen auf. So wird z. B. keine automatisierte fachliche Weiterverarbeitung angeboten (Kontrolle, Abgleich, Kontierung, Freigabe, Integration usw.), nachdem Lieferantenrechnungen aus staatlichen Portalen oder über eine zertifizierte Plattform (PA) abgerufen wurden. Diese Vorgänge müssen anschließend manuell von Mitarbeitern der Buchhaltung durchgeführt werden. Das führt dazu, dass Lieferantenrechnungen in mehreren Einzelschritten bearbeitet werden müssen.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Der aktuell starken Nachfrage nach SAP‑DRC‑Implementierungen steht ein Mangel an qualifizierten Fachkräften gegenüber, da viele noch nicht über die erforderlichen Implementierungskompetenzen verfügen. Dies stellt insbesondere für jene Unternehmen eine große Hürde dar, die SAP‑fremde Systeme einsetzen, denn DRC „versteht“ nur UBL‑Syntax. Daher sind oftmals kostspielige und komplexe Konvertierungsprozesse erforderlich, wenn Dokumente abweichende Syntaxen aufweisen (wie CII).
Angesichts solcher Einschränkungen suchen viele Unternehmen nach einer Lösung, die nicht nur Konformität gewährleistet, sondern auch die Rechnungsbearbeitung in SAP automatisiert.
Compleo Invoice Platform: eine agile und nicht-invasive Alternative für eingehende Rechnungen – perfekt auf SAP abgestimmt
Compleo Invoice Platform (CIP) wurde entwickelt, um die Verarbeitung eingehender wie ausgehender Rechnungen zu automatisieren. Es handelt sich um eine flexible Lösung, die sich schnell und unkompliziert installieren und in Betrieb nehmen lässt. CIP baut auf drei technischen Säulen auf, deren Architektur sich nahtlos in eine SAP‑Umgebung einfügt.
Die erste Säule: Importieren der Stammdaten aus SAP
CIP synchronisiert automatisch alle Daten aus SAP. Bei der Einrichtung der Lösung findet ein Import aller für die Rechnungsverarbeitung erforderlichen Referenzdaten nach CIP statt:
- Kreditorendaten, inklusive Zahlungsbedingungen und Bankangaben
- Bestellungen sowie die Historie der entsprechenden Liefer‑ und Rechnungsdaten
- Konten des Hauptbuchs
- Kostenstellen, Projekte und weitere in SAP verwendete Controlling‑ und Buchungsobjekte
- Umsatzsteuercodes, ihre Steuerraten und ihre Bedeutung
Wie läuft die Synchronisation ab?
Sobald die erste Datenbank erstellt ist, aktualisiert ein Synchronisationsmodul die Daten regelmäßig über BAPI‑Aufrufe an die SAP‑Datenbank, wobei die Intervalle bei der Einrichtung der Lösung festgelegt werden.
Außerdem kann der Benutzer bei Bedarf manuell über die CIP‑Oberfläche einen Abgleich anstoßen.
BAPI steht für „Business Application Programming Interface“.
Die zweite Säule: Vorverarbeitung und Anreicherung der Rechnungen in CIP
CIP deckt alle Stufen der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ab – vom Eingang bis zur Zahlung.
- Empfang und Sichtkontrolle
Strukturierte Dateien werden automatisch visualisiert. Bei PDF‑ oder Papierrechnungen erfolgt eine KI‑gestützte Extraktion in ein strukturiertes JSON‑Format.
Anschließend gleicht CIP die Rechnungsdaten mit den SAP‑Stammdaten ab und zeigt Abweichungen transparent an. - Zuordnungen von Buchhaltung und Controlling
Rechnungen können auf mehrere Kostenstellen verteilt werden; vorhandene Buchungen sind korrigierbar. - Freigabe‑Workflow
Alle Beteiligten arbeiten direkt in CIP, können Anhänge ergänzen und der gesamte Austausch wird an SAP übermittelt, um einen vollständigen Prüfpfad sicherzustellen.
Die dritte Säule: Einbindung in SAP
Nach Freigabe wird die Rechnung automatisch an SAP übergeben.
Compleo führt den entsprechenden BAPI‑Aufruf (MIRO oder FB60) selbstständig aus – ohne ABAP‑Kenntnisse.
Nach erfolgreicher Erstellung in SAP werden Rechnungsnummer, Status und Zahlungsinformationen zurück an CIP übermittelt.
CIP für ausgehende Rechnungen an SAP anbinden
Rechnungsdaten werden aus SAP per XSF über den BC‑XOM‑Konnektor exportiert und von Compleo in die gewünschten Zielformate (CII, UBL, Factur‑X, XRechnung usw.) konvertiert.
Rückmeldungen aus Portalen werden wiederum via BAPI in SAP zurückgeführt.
Die Lösung ist kompatibel mit allen SAP‑Versionen – ECC, S/4HANA und sogar R/3.
Produktiv in kürzester Zeit
Die Compleo Invoice Platform ermöglicht die zentrale Verwaltung aller ein- und ausgehenden Rechnungen über eine einzige SaaS‑Schnittstelle.
Durch den No‑Code‑Ansatz lässt sich CIP schnell anpassen, ohne ABAP‑Entwicklungen.
Implementierungen dauern meist nur wenige Wochen.
Mehrere SAP‑ECC‑ und SAP‑S/4HANA‑Kunden haben CIP erfolgreich im Einsatz.
👉 Urbanis berichtet: „Dank Compleo Invoice Platform haben wir die Verarbeitungszeit für Rechnungen um zwei Drittel senken können.“
In Frankreich ist CIP eine „Plateforme agréée“ für transaktionsbezogene Meldungen.
Symtrax ist zudem ein Peppol‑Zugangspunkt für sicheren internationalen E‑Rechnungsaustausch.
