Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren viele Bereiche unseres Lebens verändert. Auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen verwalten, ist davon betroffen. Die E-Rechnung, also die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung, wird immer beliebter und wird voraussichtlich auch in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen.
Doch was erwartet uns im Jahr 2024 in Bezug auf die E-Rechnung? Welche Entwicklungen sind zu erwarten und welche Vorteile bringt die elektronische Rechnungsstellung mit sich?
Zunächst einmal ist zu erwarten, dass die Nutzung der E-Rechnung weiter zunehmen wird. Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung, wie zum Beispiel eine schnellere Abwicklung von Zahlungen, geringere Kosten für den Versand und die Verwaltung von Papierrechnungen sowie eine verbesserte Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Rechnungsprozesse. Mit Spannung erwarten wir die aktualisierte Version von XRechnung und ZUGFeRD / Factur-X, die für den Januar angekündigt sind. Interessant in diesem Zusammenhang die engere Verzahnung mit Peppol, die auch dadurch begünstigt wird, dass Peppol sich jetzt auch für die Syntax CII und den Standard Factur-X öffnet.
E-Rechnungspflichtfür B2B?
Gesetzliche Rahmenbedingungen werden eine Rolle spielen. Nach Verabschiedung der ViDA initiative (=“VAT in the digital Age“) wird die E-Rechnung zur Regel werden. Ursprünglich war geplant, die E-Rechnungspflicht in Deutschland 2025 einzuführen. Doch es gibt in letzter Minute Bedenken des Bundesrats – 2025 sei zu früh. Ob es eventuell eine Verschiebung des Termins geben wird ist noch unklar.
In vielen Ländern gibt es bereits gesetzliche Vorgaben zur Nutzung der E-Rechnung, Belgien wird bereits im Sommer 2024 die E-Rechnung für B2B-Geschäfte verpflichtend machen und dann schrittweise umsetzen. Auch Polen führt ein entsprechendes System ein. In beiden Ländern wird zudem ein Reporting eingeführt, wie es in Italien bereits existiert. Frankreich hat seine ursprünglich für 2024 geplante Einführung der verpflichtenden E-Rechnung auch vorerst verschieben müssen. Deutschland will 2025 Unternehmen verpflichten, E-Rechnungen zu empfangen. Andre Länder machen sich auf den Weg oder werden bereits 2024 ein entsprechendes System umgesetzt haben: Rumänien, Ungarn, die skandinavischen Länder oder auch Spanien.
Unternehmen sollten sich daher frühzeitig mit den gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzen und ihre Prozesse entsprechend anpassen. Die Herausforderung liegt hierbei – insbesondere für KMUs – E-Rechnungen empfangen und auch senden zu können, ohne Ihr bislang laufendes System auf den Kopf stellen zu müssen. Hier kann Compleo Ihnen helfen.
Technologische Entwicklung
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die technologische Entwicklung. Mit dem Fortschreiten der Digitalisierung werden allgemein die Möglichkeiten einer elektronischen Erfassung von Dokumenten immer vielfältiger. Künstliche Intelligenz, RPA und andere innovative Ansätze könnten dazu beitragen, die automatisierte Verarbeitung von eingehenden Dokumenten noch effizienter und sicherer zu gestalten. Im Ergebnis lassen sich dank solcher Fortschritte trotz des sich verschärfenden Fachkräftemangels die immer weiter anwachsenden Mengen an zu verarbeitenden Dokumenten schneller digitalisieren.
Integration und Automatisierung
Auch die Integration der E-Rechnung in bestehende Systeme wird eine wichtige Rolle spielen. Im Jahr 2024 werden viele Unternehmen verstärkt darauf achten müssen, ihre Rechnungsprozesse nahtlos in ihre bestehenden ERP-Systeme zu integrieren, um so eine effizientere und automatisierte Abwicklung zu gewährleisten. Unverzichtbar ist eine effiziente Digitalisierung allein schon deshalb, um möglichst schnell auf die ständig wechselnden rechtlichen oder behördlichen Anforderungen reagieren zu können. Die Automatisierung von Rechnungsprozessen wird dabei sicher eine zentrale Rolle spielen, um manuelle Aufwände zu reduzieren und Fehlerquellen zu minimieren.
Cloud-basierte Lösungen
Ein weiterer Trend, der sich in den kommenden Jahren abzeichnen könnte, ist die verstärkte Nutzung von Cloud-Lösungen für die Verarbeitung von Dokumenten aller Art. SaaS-basierte Lösungen ermöglichen aufgrund des Zugangs zu neuronalen Netzwerken überhaupt erst eine sinnvolle Nutzung von KI. Sie bieten Unternehmen außerdem die Möglichkeit, ihre Rechnungsprozesse flexibel und standortunabhängig zu gestalten. Zudem ermöglichen sie eine einfache Skalierbarkeit und Anpassung an sich ändernde Anforderungen.
Sicherheit und Akzeptanz
Mit der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung steigt auch das Risiko von Cyberangriffen und Datenmissbrauch. Somit wird auch die Sicherheit bei der Digitalisierung von Workflows eine immer wichtigere Rolle einnehmen. Unternehmen werden verstärkt auf sichere Architekturen, Verschlüsselungs- und Authentifizierungsmethoden setzen müssen, um die Integrität und Vertraulichkeit ihrer elektronischen Verarbeitungsprozesse zu gewährleisten.
Neben all diesen technologischen Entwicklungen muss immer auch die Akzeptanz und das Vertrauen in die E-Rechnung in den Blick genommen werden. Unternehmen müssen ihre Geschäftspartner und Kunden davon überzeugen, dass digitalisierte Workflows nicht nur genauso so verlässlich sind wie herkömmliche Papier-basierte Abläufe, sondern auch das Potenzial haben, deutlich sicherer und effizienter zu sein. Eine transparente Kommunikation über die Vorteile und Sicherheitsmaßnahmen wird daher auch von großer Bedeutung sein.
Insgesamt lässt sich feststellen, dass uns im Jahr 2024 eine weitere Zunahme der Bedeutung digitalisierter Workflows für Dokumenten-basierte Prozesse wie der E-Rechnung erwartet. Die Digitalisierung wird weiter voranschreiten, gesetzliche Rahmenbedingungen werden sich verändern und technologische Innovationen werden neue Möglichkeiten eröffnen. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und ihre Prozesse entsprechend anpassen, um von den vielfältigen Vorteilen der digitalen Transformation profitieren zu können.
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