In der Welt der elektronischen Rechnungsstellung gibt es verschiedene Standards und Formate, die Unternehmen dabei unterstützen, Rechnungen effizienter zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten. In Deutschland wird vor allem besonders auf zwei Standards verwiesen: XRechnung und ZUGFeRD. Aber auch der Begriff Factur-X taucht immer wieder auf. Wofür diese Termini stehen wollen wir im Folgenden umreißen.
E-Rechnung in der EU
Die EU hat 2014 eine Richtlinie (Nr.55) erlassen, die die öffentliche Hand dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Unternehmen wiederum sollten solche elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber schicken. In der Folge davon wurde im November 2017 von der europäischen Standardisierungsbehörde CEN die Norm EN 16931 veröffentlicht, die genau angibt, welche Informationen in einer Rechnung verpflichtend angegeben werden müssen, und welche optional sind. Diese Norm ist die Basis für den elektronischen Rechnungsverkehr in Europa.
Auf dieser Grundlage können Rechnungsempfänger einen für sie passenden Standard definieren, eine sog. CIUS („Core Invoice Usage Specification“), in dem neben den Pflichtfeldern auch eine Auswahl der nach der Norm zulässigen optionalen Felder festgelegt wird, um die Rechnungsabläufe beim Empfänger zu optimieren.
ZUGFeRD / Factur-X
Noch bevor die EN16931 abschließend veröffentlicht wurde, hatte sich eine Gruppe deutsch-französischer E-Rechnungsenthusiasten Gedanken gemacht, wie ein praxistaugliches E-Rechnungsformat aussehen könnte. Bereits 2016 hatten sie das Format ZUGFeRD fertig. Im Gegensatz zu einem CIUS, das für einen speziellen Anwendungsbereich entwickelt wird, ermöglicht ein Format prinzipiell die Darstellung aller Rechnungstypen.
Man einigte sich zunächst auf das Akronym ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Das FeRD ist ein Gremium, das sich schon lange mit dem Konzept der elektronischen Rechnung befasst. Sein französisches Pendant, das FNFE-MPE ist ähnlich aufgestellt und engagiert sich insbesondere für eine unternehmensfreundliche Umsetzung der E-Rechnungsprozesse in Frankreich. Gemeinsam entwickelte man fortan das Hybridformat weiter. Es besteht aus einer visuellen Repräsentanz (dem PDF) und einem von Maschinen lesbaren Teil (der in das PDF-Format eingebetteten XML-Struktur). Dank eines hybriden Formats sollte insbesondere für kleine und mittlere Betriebe der Übergang von Papier-basierten Rechnungsabläufen hin zu digitalisierten Prozessen möglichst benutzerfreundlich gestaltet werden. ZUGFeRD fand schnell großen Anklang bei vielen Betrieben. Nach Veröffentlichung der EN 16931 jedoch war es nötig, größere Anpassungen vorzunehmen, um ein normkonformes Format zu haben. Daher wurde schon im 2018 ZUGFeRD in der Version 2 vorgestellt.
Gemeinsam kam man bald zum Schluss, dass ein anderer, gegenstandsbezogener Name gefunden werden sollte für dieses europäisch angelegte deutsch-französische Kooperationsprojekt. Er sollte zum Ausdruck bringen, wofür er steht: elektronische Rechnung. Es sollte gleichzeitig ein Begriff sein, der weniger nationalsprachlich geprägt sein sollte, sich leicht einprägt und als Marke funktionieren kann. So kam man auf Factur-X.
Seit der Version ZUGFeRD 2.1 sind das französische und das deutsche Format inhaltlich gleich. Um eine Konkurrenzsituation zu nationalen Standards zu vermeiden, wurde für Factur-X außerdem ein sogenanntes „Referenzprofil“ geschaffen, das die Implementierung eines externen XML-Code Standards ermöglicht, sofern dieser normkonform ist. Damit war der Weg frei, den CIUS XRechnung zu implementieren. Seit 2020 gibt es daher auch ein sogenanntes Referenzprofil XRECHNUNG, dessen inhaltliche Ausprägung der direkten Verantwortung der KoSIT untersteht, das sich aber problemlos im Rahmen einer Factur-X darstellen lässt.
Was ist XRechnung?
Der deutsche CIUS bzw. Standard für E-Rechnungen ist die XRechnung. Sie wurde 2017 auf der Basis der EN 16931 entwickelt und sollte insbesondere für verwaltungstechnische Abläufe der öffentlichen Hand optimiert sein. So wurde z.B. mit der „Leitweg-ID“ eine eindeutige Referenznummer geschaffen, die so aufgebaut ist, dass man eine Rechnung prinzipiell bis zur letztlich zuständigen Verwaltungsfachkraft routen könnte. Der wichtigste Unterschied zu Factur-X jedoch ist der Umstand, dass die XRechnung nur in maschinenlesbarer Form (XML-Format) existiert; eine visuelle Repräsentanz (PDF) ist nicht vorgesehen. Im Gegensatz zur Factur-X beschränkt sich die XRechnung nicht nur auf eine Syntax, sondern lässt sich mit beiden nach der Norm zulässigen Syntaxen UBL und CII (UN/CEFACT) darstellen. Factur-X lässt nur CII zu.
Weil die XRechnung vornehmlich in Bezug auf Prozesse der öffentlichen Verwaltung hin entwickelt worden war, hatte sie in der freien Wirtschaft nicht die gleiche Resonanz wie Factur-X, bei der insbesondere der PDF-Aspekt gut ankam. Ein PDF-Dokument lässt sich nun einmal besser ausdrucken bzw. menschenlesbar archivieren. Inzwischen ist die Rivalität zwischen Verfechtern der einen oder anderen E-Rechnungsform weitgehend abgeklungen, in Deutschland insbesondere seitdem das Referenzprofil XRECHNUNG eingeführt wurde. Damit lassen sich Rechnungen im Format Factur-X erstellen, dessen XML-Code dem des deutschen Standards XRechnung entspricht. Rechnungen zu erstellen, wird dadurch vereinfacht, da nur eine XML-Struktur generiert werden muss. In Frankreich ist Factur-X ohnehin das auch staatlich anerkannte und präferierte Format für E-Rechnungen.
Fazit
Je nachdem, ob man Rechnungen an die öffentliche Verwaltung schickt oder sich auf B2B-Basis austauscht, muss man sich in Deutschland für oder gegen die Nutzung eines hybriden Rechnungsformats entscheiden. Behörden akzeptieren in der Regel nur den CIUS XRechnung, also ein rein maschinenlesbares Format in seiner aktuell gültigen Form. Unternehmen hingegen bevorzugen oft das Hybridformat Factur-X, u.a. weil sie damit die Sicherheit verbinden, diese auch noch in 10 Jahren mit dem menschlichen Auge lesen zu können. Durch die Einführung eines dem deutschen Standard entsprechenden Profils für die Hybridrechnungen, lassen sich beide Seiten bedienen, da der deutsche Standard XRechnung in jedem Fall generiert wird, ob mit oder ohne PDF-Abbild. Für den grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch mit Frankreich hat man dann in jedem Fall auch das passende Format, da hier ja Factur-X das bevorzugte Format ist. Mit Factur-X lässt sich die digitale Transformation im Bereich der Rechnungsverarbeitung umsetzen, ohne disruptiv zu sein. Eine so geartete Optimierung von Geschäftsprozessen trägt zur nachhaltigen Effizienz des gesamten Unternehmens bei.
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